Analizy
Ustrukturyzowane e-faktury i Krajowy System e-Faktur
Planowane rozwiązania w zakresie fakturowania
Alert podatkowy (3/2021) | 9 lutego 2021 r.
Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych oraz Krajowego Systemu e-Faktur należy postrzegać jako ułatwienie dla podatników. Jednym z takim ułatwień będzie niewątpliwie bezpieczeństwo przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur, a także zwolnienie z obowiązku przesyłania JPK_FA (na żądanie organów podatkowych) oraz brak konieczności wystawiania duplikatów faktur. Nowe przepisy miałyby wejść w życie z dniem 1 października 2021 r.
Projekt ustawy wprowadzającej faktury ustrukturyzowane oraz Krajowy System e-Faktur
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, 5 lutego 2021 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowany został projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dotyczący wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz możliwości wystawiania i otrzymywania nowego rodzaju faktur elektronicznych (tj. faktur ustrukturyzowanych) za pośrednictwem tego systemu. Zgodnie z obecnym brzmieniem projektu, wprowadzane projektowaną ustawą rozwiązanie będzie miało charakter fakultatywny.
Faktura ustrukturyzowana
Zgodnie z opublikowanym projektem, faktura ustrukturyzowana będzie stanowiła rodzaj faktury elektronicznej. W praktyce, faktury tego typu będą funkcjonować obok faktur papierowych oraz obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur.
Istotą faktur ustrukturyzowanych będzie ich wystawiane według jednego wzorca. Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika zasadniczo w systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych oraz przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą API (oprogramowania interfejsowego umożliwiającego łączenie i wymianę danych w komunikacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi). Po przesłaniu faktury na platformę zostanie jej przydzielony numer identyfikujący daną fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu. W dniu przydzielenia numeru identyfikującego przez KSeF, faktura ustrukturyzowana zostanie uznana za wystawioną i otrzymaną przez odbiorcę. Dodatkowo, podatnik będzie mógł przeglądać w systemie wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane. Co istotne, stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury.
Faktura ustrukturyzowana – pozostałe zmiany
Ponadto, z projektu ustawy wynika, że:
- W odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, gdyż nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF;
- W przypadku otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi od kontrahenta faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania w postaci faktury ustrukturyzowanej, nabywca będzie dokonywał pomniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym taką fakturę otrzymał. W takim przypadku nie będzie się stosował warunek posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z dostawcą towarów lub usługodawcą warunków do obniżenia podstawy opodatkowania (wprowadzonego z dniem 1 stycznia 2021 r. w związku z tzw. „Pakietem Slim VAT”);
- Podatnicy, którzy zdecydują się wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane, będą mogli skorzystać z preferencji w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT - w tym zakresie projekt ustawy przewiduje kilka warunków do skorzystania ze skróconego terminu zwrotu VAT, m.in. analogiczny warunek jak obecnie występujący w przypadku wniosku o zwrot VAT w terminie przyspieszonym (tj. w terminie 25 dni), zgodnie z którym kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie może przekroczyć 3 tys. zł;
- Przed wystawieniem faktury ustrukturyzowanej podatnik będzie obowiązany do złożenia zawiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur w celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej (podmiotem takim może być np. pracownik podatnika czy biuro rachunkowe). Odrębnie, podatnik zobligowany będzie do zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF w celu możliwości wglądu do faktur ustrukturyzowanych;
- Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur co do zasady przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione (a w przypadku upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego);
- Ponadto, projekt ustawy przewiduje zwolnienie podatników z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane.
Wejście w życie
Przepisy miałyby wejść w życie z dniem 1 października 2021 r. Należy podkreślić, że zgodnie z projektem ustawy korzystanie z faktury ustrukturyzowanej będzie rozwiązaniem dobrowolnym dla podatników. Niemniej, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów (opublikowanymi na stronie Ministerstwa Finansów) planowane jest, żeby ustrukturyzowane e-faktury wystawiane poprzez KSeF były rozwiązaniem obowiązkowym od 2023 r.
Projekt ustawy znajduje się obecnie na etapie konsultacji publicznych. Podatnicy mogą zgłosić swoje uwagi do projektowanych przepisów do 23 lutego 2021 r.
Jednocześnie, Ministerstwo Finansów przygotowało propozycję struktury logicznej e-faktury oraz rozpoczęło konsultacje podatkowe w tym zakresie. Ewentualne uwagi odnośnie poprawności merytorycznej i logicznej struktury e-faktury można zgłaszać w terminie do 23 lutego 2021 r.
Co dalej?
Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych oraz Krajowego Systemu e-Faktur należy postrzegać jako ułatwienie dla podatników. Jednym z takim ułatwień będzie niewątpliwie bezpieczeństwo przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (takie faktury nie ulegną zniszczeniu czy zgubieniu). Podatnicy, którzy zdecydują się korzystać z tego rozwiązania mogą oczekiwać dodatkowych korzyści takich jak zwolnienie z obowiązku przesyłania JPK_FA (na żądanie organów podatkowych), możliwe skrócenie terminu zwrotu VAT oraz brak konieczności wystawiania duplikatów faktur. Z pespektywy nabywcy, nowe rozwiązanie powinno znacząco uprościć ujmowanie faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania w ewidencji VAT.
Z uwagi na to, że przynajmniej w pierwszym etapie omawiane rozwiązanie będzie stosowane dobrowolnie, przedsiębiorcy powinni rozważyć, czy są zainteresowani wystawianiem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Jeśli tak, to należy z wyprzedzeniem przygotować się do wdrożenia odpowiednich rozwiązań umożliwiających skorzystanie z możliwości jakie przewidują projektowane przepisy (tj. rozwiązań mających na celu prawidłowe przygotowanie ustrukturyzowanej e-faktury i przesłanie jej na platformę) - pod kątem zarówno procesowym, jak i technologiczno-infrastrukturalnym.
Subskrybuj "Alerty podatkowe"
Subskrybuj na e-mail powiadomienia o nowych wydaniach tego biuletynu.
Kontakt:
Norbert Wasilewski
Partner Associate w zespole ds. Podatków Pośrednich
