Nowe zasady fakturowania – faktury ustrukturyzowane

Proces legislacyjny

Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 18 listopada 2021 r. Akt ten wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz możliwość wystawiania i otrzymywania tzw. faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem tego systemu.

Prace nad ustawą trwały kilka miesięcy. Projekt został opublikowany przez Ministerstwo Finansów w lutym 2021 r., następnie przeprowadzone były konsultacje publiczne. W wyniku uwag zgłoszonych przez podatników w sierpniu 2021 r. Ministerstwo Finansów opublikowało znowelizowaną wersję projektu. Ostateczne brzmienie nowych przepisów zostało ukształtowane po rozpatrzeniu poprawek Senatu i przyjęciu ustawy przez Sejm 29 października 2021 r.

Główne założenia nowego rozwiązania

Do polskiego systemu wprowadzona została kolejna, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych, dopuszczalna forma dokumentowania transakcji. Chodzi o faktury ustrukturyzowane, zwane potocznie także ”u-fakturami”, które będą wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego KSeF. System ten będzie służył m.in. do weryfikacji (akceptacji) wystawianych faktur, przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System będzie także przydzielał fakturze unikalny numer identyfikujący. Jest to o tyle istotne, że u-faktura będzie uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a uznawana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia numeru identyfikującego ją w systemie.

W praktyce proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej będzie wyglądał następująco: podatnik będzie, co do zasady, przygotowywał w swoim systemie finansowo-księgowym u-fakturę według wzoru udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Wystawienie u-faktury możliwe będzie także z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, jednakże ta opcja ze względów praktycznych wydaje się być bardziej uzasadniona dla podatników, którzy dokonują mniej transakcji, w związku z czym wystawiają mniejszą ilość faktur. Następnie u-faktury będą przesyłane do KSeF za pomocą interfejsu umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi (API). Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-faktury (FA_VAT). Obecnie została udostępniona robocza wersja struktury logicznej (nie jest ona jeszcze ostateczna).

Z KSeF będą mogli skorzystać zarówno przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT jak i zwolnieni z VAT.

Po uwierzytelnieniu się w systemie, podatnik będzie posiadał dostęp do wystawionych i otrzymanych faktur ustrukturyzowanych.

Czy warto wdrożyć faktury ustrukturyzowane w swojej działalności?

Ustawodawca przewidział system zachęt do stosowania nowych rozwiązań. Pozornie najkorzystniejsza wydaje się być możliwość skrócenia terminu na otrzymanie zwrotu VAT. Podatnik, który zdecyduje się wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane będzie mógł skorzystać ze skróconego do 40 (z 60) dni terminu zwrotu VAT. Należy jednak mieć na uwadze, że w tym przypadku podatnik będzie musiał spełnić dodatkowe warunki (np. podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który wystąpi z wnioskiem o zwrot był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje podatkowe itd.).

Ponadto podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur do faktur ustrukturyzowanych, a nowe przepisy upraszczają także moment korekty podstawy opodatkowania (po stronie wystawcy u-faktury) i VAT naliczonego (przez nabywcę) w związku z otrzymaniem faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania.

Ułatwieniem ma być także kwestia archiwizacji u-faktur. Będą one przechowywane w KSeF przez okres 10 lat. Jeżeli jednak podatnik chciałby zarchiwizować fakturę na dłużej wystarczy, jeżeli pobierze ją z systemu przed upływem tego 10-letniego okresu i przechowa następnie w swoich systemach.

Warto również zwrócić uwagę, że faktury ustrukturyzowane nie zastąpią, przynajmniej początkowo, plików JPK_V7, jednakże ustawa przewiduje zwolnienie z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur Sprzedażowych (JPK_FA) w zakresie obejmującym u-faktury. Ministerstwo Finansów będzie już bowiem dysponowało treścią u-faktur poprzez KSeF, zatem nie będzie potrzeby ponownego ich wysyłania.

Uzasadnienie dla wprowadzanych zmian

Z uzasadnienia dla wprowadzenia omawianych regulacji wyczytać można, że jednym z założeń było wzmocnienie kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, a także uproszczenie samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami. Kolejną motywacją dla procesowania zmian w przepisach było także zwiększenie dochodów budżetu państwa w wyniku zakładanego zwiększenia poboru podatku VAT na każdym etapie obrotu towarami i usługami.

Ponadto wiceminister Jan Sarnowski wskazywał na chęć dołączenia przez Polskę do grona europejskich liderów nowoczesnych e-usług administracji. Polska ma być bowiem czwartym krajem w Unii Europejskiej, w którym wdrożone zostanie tego typu rozwiązanie.

Terminy

Omawiane przepisy wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2022 r. Choć w pierwszej fazie wdrażania faktur ustrukturyzowanych podatnicy będą z nich korzystać dobrowolnie to już teraz, choć nie wynika to z przyjętych przepisów a jedynie z komunikatów prasowych, Ministerstwo Finansów zapowiada, że w 2023 r. stanie się to obowiązkowe (będzie to uzależnione od uzyskania decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej).

Podsumowanie

Dla podatników wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych w proponowanej formie oznacza konieczność dostosowania swoich systemów finansowo-księgowych do nowych wymogów technologicznych Ministerstwa Finansów. Tych wymogów jest wiele, a proces ten można na pewnym poziomie przyrównać do procesu wdrażania przed kilku laty Jednolitych Plików Kontrolnych, które stanowiły niemałe wyzwanie logistyczne i technologiczne dla wielu firm. Dlatego warto jak najwcześniej przeanalizować możliwość zastosowania u-faktur (oraz ich strukturę logiczną udostępnioną przez MF) i przygotować przedsiębiorstwo do korzystania z tego narzędzia, gdyż jest wysoce prawdopodobne, że w niedalekiej przyszłości nie ominie ono żadnego podatnika VAT.

Ponadto należy mieć na uwadze, że jeżeli rzeczywiście od 2023 roku e-faktury miałyby być rozwiązaniem obligatoryjnym (otwartym pozostaje pytanie czy dla wszystkich podatników, czy np. dla wybranej grupy podatników lub po spełnieniu określonych kryteriów, itd.) w praktyce może to oznaczać wyeliminowanie z obrotu faktur w formie papierowej i jednocześnie elektronicznej w obecnie nam znanym kształcie (skan faktury papierowej czy też faktura w pliku w formacie pdf).

Byłaby to prawdziwa rewolucja w polskim systemie podatkowym.

Autorzy: Artur Wieńsko, starszy menedżer, radca prawny oraz Magdalena Wojciechowska, starsza konsultantka w Zespole Doradztwa Podatkowego dla Instytucji Finansowych