Deklaracja CIT-8: obliczenie podatku w arkuszu kalkulacyjnym

Analizy

Deklaracja CIT-8: obliczenie podatku w arkuszu kalkulacyjnym

10 technicznych sposobów, jak uniknąć błędów w kalkulacji

taxCube news 4/2017

31 marca to dla wielu podatników termin na złożenie deklaracji CIT-8. Podczas kalkulacji podatku w arkuszu kalkulacyjnym nietrudno o pomyłkę. Aby ich uniknąć, warto zastosować kilka zasad, które uchronią nasze rozliczenia przed przypadkowymi błędami, jak zmiana znaku czy nieprawidłowy import danych.

Dobre praktyki to efekt wielu lat praktyki księgowych i innych użytkowników arkuszy kalkulacyjnych. Kilka z nich szczególnie przydaje się podczas obliczania podatku przez złożeniem deklaracji CIT-8.

1.      Customizacja layoutu, czyli zapisanie układu kolumn i każdorazowe korzystanie z niego jako wzorca podczas przygotowywania konkretnych raportów. Pozwala uniknąć między innymi błędów przy zmianie znaku („-” lub „+”) czy zmianie układu kolumn, co może prowadzić do zmiany formuł i liczb. Wzorcowi warto nadać nazwę, która będzie jednoznacznie odpowiadać celom raportu (np. „GL lines by lines”).

2.      Dodawanie do każdego raportu daty, godziny wygenerowania, osoby odpowiedzialnej za proces i nazwy systemowej. W ten sposób można przygotować raporty porównawcze za pomocą predefiniowanych danych (w ramach ustawień systemu dla danego typu raportu) i wykorzystać je podczas weryfikacji kalkulacji.

3.      Niezawężanie zakresu danych, np. podczas przygotowania zestawieniu obrotów i sald. Powinno się ono składać ze wszystkich kont, również tych z zerowymi obrotami. W ten sposób można zweryfikować, czy w zestawieniu znajdują się nowe konta oraz czy na zerowych kontach rzeczywiście nie było „ruchu”.

4.      Wydzielenie osobnego folderu do przechowywania wszystkich wersji raportów użytych do sporządzenia kalkulacji. Ułatwi to dotarcie do źródła błędów i zidentyfikowanie momentu, w którym nastąpiła pomyłka.

5.      Ograniczenie do minimum odniesienia do plików zewnętrznych pozwoli uniknąć sytuacji, w której część danych nie pojawi się w arkuszu po przeładowaniu. Cała dokumentacja kalkulacji powinna znajdować się w jednym pliku. W plikach zewnętrznych przygotowujemy np. rozliczenie kontraktów długoterminowych, a jego podsumowanie kopiujemy do pliku z ostateczną kalkulacją, do odrębnej zakładki. Plik z zewnętrzną kalkulacją powinien zostać zarchiwizowany i dołączony do folderu z kalkulacją.

6.      Wklejanie danych – nigdy do kalkulacji, zawsze do odrębnego arkusza. Należy kopiować tylko wartości („values”), bez formuł i formatowania oraz dodać informację o wersji pliku, z której pochodzą.

7.      Stosowanie jak najprostszych formuł. Jeżeli jedna formuła składa się z kilku funkcji, należy rozbić ją na kilka prostszych. W skomplikowanych formułach najłatwiej o błędy. Ewentualne pomyłki w obliczeniach łatwiej odnaleźć w prostych formułach. Ułatwi to również orientację w kalkulacji innym osobom, niż jej autor. Szczególnie należy unikać zagnieżdżania jednej funkcji w drugiej (np. =VLOOKUP(IF(…))).

8.      Zaznaczenie miejsc w kalkulacji, w których następuje zmiana znaku „+” i „-” oraz dodanie komentarza, w którym objaśniamy przyczynę zmiany. To właśnie zmiana znaków – w nieodpowiedni sposób lub w niewłaściwym momencie – najczęściej prowadzi do błędów w kalkulacji. Warto zaznaczyć te miejsca kolorem, aby z łatwością do nich powrócić. Weryfikacja znaków jest obowiązkowym elementem sprawdzenia poprawności kalkulacji CIT. Na początku sprawdzamy znak przychodów i kosztów, a następnie porównujemy ostateczny wynik z wynikiem księgowym z systemu źródłowego.

9.      Sprawdzenie sum kontrolnych, pokaże, czy zaimportowane dane są kompletne. Przykładowo, w przypadku zestawienia obrotów i sald można zestawić ze sobą salda obrotów po stronie Ma w systemie księgowym z odpowiadającymi im saldami w kalkulacji. Sumy kontrolne są również przydatne podczas sprawdzania, czy wszystkie niezbędne liczby znalazły się w kalkulacji. Tu jednak warto również wyrywkowo sprawdzić poszczególne pozycje jednostkowe.

10.   Weryfikacja wszystkich materialnych kwot pod względem poprawności podpięcia danych i prawidłowej klasyfikacji transakcji. Kwoty te będą różne w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, ale pomyłki w ich rozliczeniu zawsze mogą istotnie wpływać na końcowy wynik kalkulacji.

Użycie arkusza kalkulacyjnego niewątpliwie zrewolucjonizowało rozliczenia podatkowe. Jednak stworzyło też ryzyko nowych błędów, wynikających z mechanizmów działania arkusza. Częściowo można ich uniknąć wdrażając dobre praktyki albo stosując programy komputerowe, które automatycznie przygotowują kalkulację CIT i wypełniają deklarację CIT-8.

Więcej o dobrych praktykach w rozliczaniu CIT z arkuszem kalkulacyjnym pisali Michał Jezierski, Menedżer i Justyna Mańczak, Konsultant, w Zespole Tax Management Consulting, Deloitte Doradztwo Podatkowe.

Poznaj taxCube ™

Kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji podatków.

Dowiedz się więcej

Subskrybuj "taxCube news"

Subskrybuj na e-mail powiadomienia o nowych wydaniach tego biuletynu.

Czy ta strona była pomocna?