Jednolity Plik Kontrolny

Analizy

Jednolity Plik Kontrolny - analiza struktur    

Szczegółowa analiza finalnych wersji struktur JPK

Alert taxCube 2/2016

Zgodnie z wcześniejszą zapowiedzią, dokonaliśmy szczegółowej analizy finalnych wersji struktur tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego, opublikowanych przez Ministerstwo Finansów 9 marca 2016 r. Ministerstwo wskazuje, iż opublikowane schematy należy traktować jako ostateczne, a modyfikacje na chwilę obecną nie są planowane. Wraz ze Strukturami Ministerstwo opublikowało także odpowiedzi do części pytań, jakie zostały skierowane w trakcie etapu konsultacji. W ramach niniejszej analizy pragniemy zwrócić Państwa uwagi na kwestie, które zgodnie z naszym doświadczeniem, mogą być dla Przedsiębiorstw problematyczne czy zakresy danych, które mogą być niemożliwe do zaraportowania z poziomu standardowych systemów klasy ERP czy F/K. Mamy nadzieję, że poniższa analiza będzie dla Państwa pomocna w kontekście prowadzonych bądź planowanych projektów informatycznych, mających na celu dostosowanie do wymogów raportowania standardu JPK.

Zakres plików

Ministerstwo w ramach odpowiedzi określiło zakresy raportowanych plików. Zasadą ma być raportowanie danych za rozliczone okresy podatkowe. Wyjątkiem będą tu jednak faktury, które będą mogły być przedmiotem żądania z chwilą zaistnienia obowiązku ich wystawienia, a jeszcze przed ujęciem w odpowiedniej deklaracji. Wskazuje się także, że pliki dotyczące ksiąg podatkowych będą tworzone zazwyczaj za miesiąc, kwartał lub rok. Odstępstwem są dane księgowe, które będzie można także przygotować w podziale na dni danego okresu. Podział taki może być zatem dopuszczalny także dla „Księgi rachunkowej”, jednak Ministerstwo wskazało, że powinien on być poprzedzony analizą jego niezbędności. Stwierdzono także, że organy podatkowe nie będą żądały pliku „Księgi rachunkowe” za okresy krótsze niż miesiąc, jeżeli nie będzie on dostępny z poziomu systemu podatnika. Warto pamiętać, że zgodnie z finalną strukturą plik „Ewidencji zakupu i sprzedaży VAT” będzie uzgadniał się z deklaracją VAT-7.

Podmioty zobligowane od 1 lipca 2016

Zgodnie z art. 29 ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015, poz. 1649), mali i średni przedsiębiorcy (w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej) mogą dobrowolnie przekazywać dane w postaci JPK w okresie przejściowym, tj. od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. Wątpliwości budziło jednak podejście do podatników zarejestrowanych na potrzeby VAT (tzw. podatnicy VAT czynni) nieposiadających w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa zawartymi w odpowiedzi na pytanie 18. – tacy podatnicy także będą zobowiązani do przedkładania prowadzonych przez siebie ksiąg w postaci JPK, nie zostało natomiast doprecyzowane według jakich kryteriów należy ustalać, czy podmioty te są objęte obowiązkiem przygotowywania plików JPK już od 1 lipca 2016. Ponadto, nie jest jasne, które ze schem, poza schemą dla ewidencji VAT zakupu i sprzedaży, takie podmioty powinny przygotowywać.
 

Księgi rachunkowe

Stopniowe dostosowanie do raportowania kont analitycznych

W zakresie pliku „Księgi rachunkowe” Ministerstwo zaadresowało znaczną część odpowiedzi w strukturze samego pliku. Warto w tym kontekście zwrócić uwagę na dodatkowe opisy pola „KodKonta”, w którym doprecyzowano, iż należy wskazać identyfikator konta ostatecznego zapisu, wraz z wyjaśnieniem, że chodzi tu o konto pomocnicze lub konto księgi głównej, jeżeli nie jest wymagany zapis na kontach pomocniczych. Oznacza to, zgodnie także z odpowiedziami Ministerstwa, że oczekiwane jest raportowanie zarówno zapisów na kontach księgi głównej jak i ich uszczegółowienia, zawarte w księgach pomocniczych. Na początku jednak, jeżeli realizacja celu kontroli będzie wymagała danych szczegółowych z poziomu księgi głównej, a podatnik nie będzie w stanie dostarczyć ksiąg pomocniczych w strukturze JPK – weryfikacja danych ksiąg pomocniczych odbywać się będzie poza strukturą JPK. Docelowo jednak, zgodnie z zamiarami Ministerstwa konieczne będzie dostosowanie systemów do raportowania ksiąg pomocniczych, czemu niewątpliwie służyć będzie także wydzielona sekcja „KontoZapis”, w której raportowane będą zapisy na księdze głównej i księgach pomocniczych.

Prowadzenie ksiąg – w oparciu o ustawę o rachunkowości

Istotna dla wielu podatników może być także odpowiedź Ministerstwa na pytanie 20. dotyczące sytuacji, gdy Księga główna prowadzona jest zgodnie ze standardami międzynarodowymi (IFRS, US GAAP). W swojej odpowiedzi Ministerstwo jednoznacznie potwierdziło, że księgi rachunkowe prowadzone są zgodnie z Ustawą o rachunkowości również wtedy, gdy sprawozdania finansowe sporządzane są zgodnie z MSSF. Z uwagi na nieuregulowanie w tych standardach kwestii „prowadzenia ksiąg rachunkowych, inwentaryzacji i ochrony danych” – podatnicy zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy o rachunkowości powinni prowadzić księgi w oparciu o polską ustawę o rachunkowości.

Pragniemy także zwrócić Państwa uwagę na język prowadzenia ksiąg. Zgodnie z art. 9 ustawy o rachunkowości – księgi należy prowadzić w języku polskim. Komitet Standardów Rachunkowości w stanowisku z 13 kwietnia 2010 r. wskazał, że o ile oprogramowanie używane do prowadzenia ksiąg nie musi być utrzymywane w języku polskim, to nazwy kont, opisy rodzajów transakcji, poleceń księgowania, nazwy operacji gospodarczych czy nazwy walut muszą być wprowadzane w języku polskim.
 

Wyciągi bankowe

Plik dla tej struktury nie uległ znacznej zmianie względem opublikowanych wcześniej struktur. Jak uprzednio wskazaliśmy, ma on na celu przedstawienie transakcji na koncie podatnika.  Oznacza to, że obowiązek jego dostarczenia będzie ciążył na podmiocie, na rzecz którego rachunek jest prowadzony. Z uwagi na fakt zawarcia w nagłówku pliku danych takich jak trzyliterowy kod lokalnej waluty oraz numer IBAN raportowanego rachunku, należy wskazać, że w ramach jednego pliku możliwe będzie zaraportowanie danych tylko jednego rachunku, w zakresie jednej waluty. 
 

Magazyn

W ramach analizy pliku Magazyn warto zaznaczyć, iż Ministerstwo Finansów uwzględniło uwagi dotyczące oznaczenia pozycji numeru i daty faktury (specyfikacji) dotyczącej przyjętego (dla PZ) lub wydanego (dla RW) towaru lub materiału jako pozycji nieobowiązkowej. We wszystkich elementach pliku pola te nie muszą zostać uzupełnione. Plik został także uzupełniony o sekcję MM, umożliwiającą zaraportowanie przemieszczeń towarów pomiędzy magazynami podatnika. Plik magazyn niezmiennie pozostaje plikiem tworzonym indywidualnie dla każdego z magazynów, przy czym możliwe jest wygenerowanie kilku plików za ten sam okres dla jednego magazynu – np. osobno dla przyjęć z zewnątrz a osobno dla przemieszczeń międzymagazynowych.
 

Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT

Uzgodnienie z deklaracją

Jak już wskazaliśmy wcześniej głównym założeniem Ministerstwa Finansów, które dokonało istotnych zmian w schemie było umożliwienie porównania zawartych w niej danych z deklaracją VAT-7 oraz ich korektami (na chwilę obecną brak jest wzmianek o konieczności uzgadniania plików z deklaracjami VAT-UE czy VAT-27). Dokonano rozbudowania struktury o pola dotyczące szerokiego spektrum transakcji, umożliwiając na zaraportowanie wszystkich transakcji zgodnie z deklaracją VAT-7. Wniosek taki wynika wprost z analizy zastosowanej numeracji pól (odpowiadającej numerom pozycji deklaracji VAT-7) jak i opisów poszczególnych pól schemy (także odpowiadających opisom deklaracji VAT-7).

Ponadto Ministerstwo jednoznacznie wskazało na obowiązek zaraportowania w pliku wszystkich dowodów dokumentujących operacje podlegające ustawie o VAT. Oznacza to, że w pliku zawarte zostaną nie tylko faktury VAT, ale także (w przypadku sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych) – numery dowodów zbiorczych paragonów, a gdy dokumentuje transakcje notami księgowymi – także noty. W przypadku agregacji danych dotyczących paragonów (np. z całego dnia bądź tygodnia) zmodyfikowana schema dla Ewidencji umożliwi nieuzupełnianie danych nabywcy. Jednocześnie, mając na względzie stronę techniczną struktury obecnej wersji schemy, czynności nieobjęte obowiązkiem sprawozdawczości dla potrzeb deklaracji VAT-7 nie są objęte również zakresem raportowania JPK dla potrzeb VAT (w testowej wersji schemy, opublikowanej w grudniu 2015 r., przewidywano obowiązek raportowania również czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT i niewykazywanych w deklaracji). Warto również zaznaczyć, że w sytuacji rozliczenia faktury w częściach, w różnych okresach, w ewidencji powinna znaleźć się informacja czy i w jakiej części dana faktura została ujęta w danym okresie rozliczeniowym.

Pewne zdziwienie budzi fakt pominięcia (zarówno w testowej jak i finalnej schemie) informacji dotyczącej numeru NIP nabywcy w sekcji dla ewidencji sprzedaży (choć taka informacja znajduje się zazwyczaj w rejestrach VAT przygotowywanych przez podatników, jest również przewidziana w sekcji schemy dotyczącej zakupów). Informacja taka wydaje się być kluczowa w kontekście ewentualnego wykorzystywania plików JPK w zakresie VAT dla potrzeb identyfikacji i kwantyfikacji zjawisk związanych z tzw. „luką w VAT”, zwłaszcza w kontekście obrotu dotyczącego tzw. towarów / usług wrażliwych (objętych rozliczeniem VAT według mechanizmu odwrotnego obciążenia), pozwalałaby bowiem kontrolującym na szybką weryfikację statusu VAT nabywcy towarów i usług dostarczanych przez podatnika (tj. sprawdzenia, czy nabywca jest podatnikiem VAT, w tym podatnikiem czynnym).

Należy podkreślić, że w obecnej wersji schema dla ewidencji VAT zakupu i sprzedaży stanowić ma niejako dokładne odzwierciedlenie (na poziomie transakcyjnym) obrazu składanych za dane okresy deklaracji VAT-27 (wraz z ewentualnymi korektami), a rolą kontrolujących będzie sprawdzenie poprawności danych finalnie prezentowanych w składanych deklaracjach. W tym kontekście, mając na względzie poniższe czynniki, tj.:

  • Rejestry VAT są księgą subsydiarną, poboczną względem rozliczeń w księdze głównej w systemach ERP, zaś ew. specyficzne dla VAT rozliczenia i uzupełnienia danych często nie mają wpływu na obraz transakcji w księdze głównej,

    oraz wynikający z tego:
  • fakt, że w praktyce pomiędzy danymi pochodzących bezpośrednio z systemów ERP ( F/K) a kwotami finalnie prezentowanymi w deklaracjach VAT często zachodzą istotne różnice, wynikające z konieczności dokonywania szeregu czynności manualnych, wykonywanych poza głównym systemem ERP (i nie odzwierciedlanych tamże)

podatnicy mogą mieć istotne problemy w odzwierciedleniu w pliku JPK dla ewidencji VAT zakupu i sprzedaży danych w takiej postaci, w jakiej zostały ujawnione w finalnej deklaracji, jeżeli dane te będą pobierane bezpośrednio z ekstraktów z systemów źródłowych (tj. z pominięciem następczego manualnego dostosowywania danych dla potrzeb VAT).

W takim przypadku mogą powstać różnice pomiędzy obrazem danych w JPK a składanymi deklaracjami, co prawdopodobnie będzie oznaczało konieczność każdorazowego składania szczegółowych wyjaśnień oraz przesyłania dodatkowych zestawień uzgadniających. Pewnym rozwiązaniem wydaje się być przygotowywanie pliku JPK dla ewidencji VAT w środowisku systemu (nakładki systemu), w którym jednocześnie przygotowywane są i składane finalne deklaracje VAT, czyli narzędzi typu VAT engines, które łączyłyby funkcje w zakresie sprawozdawczości VAT z funkcją generowania (w oparciu o te same, finalne dane) plików dla ewidencji VAT zakupu i sprzedaży, z uwzględnieniem wszystkich ewentualnych dodatkowych modyfikacji, jak również wszystkich ewentualnych składanych korekt deklaracji VAT.
 

Faktury VAT

Rozszerzenie zakresu raportowanych faktur

Istotne zmiany zostały także wprowadzone do pliku Faktury VAT. Jak już wskazywaliśmy – rozszerzono możliwość zaraportowania faktur w podziale na faktury podstawowe (rozumiane przez Ministerstwo jako zakupowe i sprzedażowe), korygujące, zaliczkowe oraz pozostałe (jak np. faktury dokumentujące świadczenie usług zwolnionych od podatku VAT z tytułu wykonywania usług pośrednictwa finansowego). W odniesieniu do faktur korygujących oraz zaliczkowych przygotowano dwie dedykowane sekcje, w których dane należy wskazać obligatoryjnie. Dla faktur korygujących będą to odpowiednio przyczyna korekty, numer faktury korygowanej a także okres, do którego należy odnieść korektę. Druga z sekcji, dedykowana fakturom zaliczkowym, wymaga uzupełnienia w niej otrzymanej zapłaty a także kwoty podatku ustalonej zgodnie z art. 106f ust. 1 pkt. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Zaraportowanie faktur zakupowych

W kontekście powyższego rozszerzenia pragniemy zwrócić Państwa uwagę na możliwe istotne trudności z przygotowaniem danych dla pozycji pojedynczych (wierszy) faktur zakupowych. Podejście takie wynika m.in. z kontekstu odpowiedzi Ministerstwa na pytanie 39: („(…) Opiniowana struktura dla faktur obejmowała zarówno faktury sprzedaży, jak i zakupu”, oraz odpowiedzi na pytanie 47, w którym wskazano, że „każda z pozycji na fakturze powinna zostać odzwierciedlona”, bez możliwości prezentacji danych zagregowanych per stawka VAT.

O ile dane takie dla faktur sprzedażowych będą dostępne w większości systemów, to w oparciu o nasze dotychczasowe doświadczenie – faktury zakupowe nie są wprowadzane do systemu w tak szczegółowy sposób. Pragniemy zatem zwrócić Państwa szczególną uwagę na ewentualne ryzyko związane z powyższą kwestią. 
 

Przepisy wykonawcze – projekt rozporządzenia

Pragniemy także zwrócić Państwa uwagę na opublikowany 17 marca 2016 roku na stronach Rządowego Centrum Legislacji projekt rozporządzenia ws. przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazane.

Rozporządzenie to, niestety, nie zawiera żadnych nowych informacji w sprawie przekazywania plików JPK upoważnionym organom. Warto w tym kontekście zestawić je z jego pierwowzorem, złożonym w Sejmie jako załącznik do ustawy wprowadzającej Jednolity Plik Kontrolny, przekazany w czerwcu 2015 roku (znajdą go Państwo na stronach od 596 do 605).

Bezpieczeństwo przekazywanych danych

Aktualnie procedowany projekt zdecydowanie mniej szczegółowo określa sposób komunikacji (w pierwowzorze planowano zastosowanie protokołu wywoływania zdalnego dostępu do obiektów – SOAP – znanego m.in. z eDeklaracji), nie definiuje języka opisu usług sieciowych (w pierwowzorze WSDL) czy nawet dość ogólnikowego określenia protokołu szyfrującego sieci (w pierwowzorze był to protokół SSL).

Zmiany dotyczą także osób fizycznych, mających przekazywać pliki JPK – pierwotny projekt zakładał możliwość podpisu plików JPK podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność przesyłanych danych (czyli podpisem zawierającym unikalny zestaw danych, m.in. PESEL lub NIP, imię i nazwisko, datę urodzenia). Aktualnie procedowane rozporządzenie dopuszcza tylko podpisywanie plików bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym. Oznacza to, że każdy podatnik chcący przekazać pliki JPK „przez internet” będzie musiał opatrzyć je bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Wymogu tego nie będą zaś musieli spełnić podatnicy przekazujący dane na informatycznych nośnikach danych, czyli np. płyt CD i DVD. Niestety Ministerstwo nie zadbało o wytyczne dotyczące szyfrowania czy zabezpieczenia przenoszonych danych, w uzasadnieniu do projektu wskazując nawet na możliwość wysyłki nośników pocztą, co przy braku szyfrowania zdaje się być ryzykowne. Rozporządzenie nie określa także katalogu (nawet przykładowego) informatycznego nośnika danych, wskazując jedynie, że „nośniki powinny zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika”. Co do zasady oznacza to zatem całkowitą dowolność wyboru nośnika danych przez podatnika, o ile będzie można go odczytać w urządzeniach różnych producentów.
 

Struktury JPK - podsumowanie

Podsumowując przedstawione powyżej kwestie należy stwierdzić, że zaprezentowane struktury plików oraz wyjaśnienia Ministerstwa Finansów w dalszym ciągu pozostawiają pewne wątpliwości. Ponadto planowany jest rozwój plików JPK – Ministerstwo wprost, w odpowiedzi na pytanie 22., wskazało bowiem, że przygotowana zostanie kolejna, oddzielna struktura dla paragonów. Mając w perspektywie fakt, że obowiązek przekazywania danych przez niektóre podmioty zostanie wprowadzony już za trzy miesiące – nie warto zwlekać z rozpoczęciem prac dostosowawczych mających na celu przygotowanie się do prawidłowego i kompletnego przygotowania danych na potrzeby raportowania plików JPK.

Jednolity Plik Kontrolny

Zobacz także

Wszystko na temat JPK

Subskrybuj "Alert taxCube"

Subskrybuj na e-mail powiadomienia o nowych wydaniach tego biuletynu.

Czy ta strona była pomocna?