Payroll

Jesteśmy zespołem specjalistów z międzynarodowym doświadczeniem w obsłudze największych spółek na rynku. Deloitte, w trakcie wieloletniej współpracy z różnorodnymi podmiotami, stworzył optymalny model wsparcia klienta w obszarze płacowo-kadrowym. Proponowane przez nas usługi outsourcingu i doradztwa zapewnią maksymalną elastyczność wyboru zakresu współpracy, wzrost wydajności procesów w obszarze kadr i płac oraz dostęp do najnowszych technologii. Wychodząc od analizy obecnej sytuacji klienta oraz jego potrzeb w badanym obszarze, proponujemy /przygotowujemy kompletny model obsługi z uwzględnieniem poniższych obszarów:

• OUTSOURCING PŁACOWY
• OUTSOURCING KADROWY
• AUDYT PROCESÓW PŁACOWO-KADROWYCH
• OBSŁUGA KONTROLI PAŃSTWOWEJ INSPEKCJI PRACY, ZAKŁADU UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH, URZĘDU SKARBOWEGO
• ZASTĘPSTWO PRACOWNIKÓW DZIAŁÓW PŁACOWO-KADROWYCH
• WSPARCIE ZMIANY DOSTAWCY USŁUG PŁACOWO-KADROWYCH
• KOORDYNACJA WSPÓŁPRACY Z DOSTAWCĄ USŁUG PŁACOWYCH 
• PRZYGOTOWANIE I WYSYŁKA PIT-11 DO WIELU PODATNIKÓW
• DIGITALIZACJA PROCESÓW HR, WDROŻENIE PRORAMU PŁACOWO-KADROWEGO ENOVA365

Podczas wieloletniej pracy z przedsiębiorcami, bazując na znajomości rynku oraz umiejętnym określeniu oczekiwań i potrzeb Klienta, Deloitte stworzył kompleksowy model obsługi klienta. Wewnętrzna integracja i współpraca między działowa umożliwia wsparcie Klienta na różnych obszarach jego działalności i zapewnia obsługę wysokiej klasy specjalistów na każdym etapie obsługiwanego projektu lub procesu.

Procedury związane z naliczaniem wynagrodzeń pracowników oraz rozliczaniem deklaracji podatkowych i ZUS często przysparzają pracodawcom trudności. Ze względu na wiele obowiązków jakie nakładają regulacje prawne i konieczność dotrzymania ich terminowej realizacji warto powierzyć obsługę płacową specjalistom.

W ramach obsługi płacowej proponujemy m.in.:

• terminowe naliczanie wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę z zachowaniem zasad poufności i bezpieczeństwa przetwarzanych danych;

• terminowe naliczanie wynagrodzeń z umów cywilno-prawnych z zachowaniem zasad poufności i bezpieczeństwa przetwarzanych danych;

• rozliczanie świadczeń pieniężnych z tytułu ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa;

• obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych;

• obsługa zajęć komorniczych;

• przygotowanie i/lub realizacja miesięcznych płatności wynagrodzeń;

• sporządzenie deklaracji do ZUS, urzędów skarbowych, PFRON;

• przygotowanie miesięcznej instrukcji płatności składek ZUS, urzędu skarbowego, PFRON;

• przygotowanie informacji o wynagrodzeniach dla działu księgowości, również w formacie niezbędnym do bezpośredniego zaczytania danych do systemu księgowego;

• udostępnienie na portalu pracowniczym:
  - pasków płacowych;
  - rocznej karty wynagrodzeń;
  - limitów urlopowych;
  - bieżących danych dotyczących czasu pracy i nadgodzin;
  - terminów ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP;
  - deklaracji PIT-11przygotowanie raportów płacowych na potrzeby innych departamentów (audyt, controling);

• informacja o zmianach w przepisach mających wpływ na procesy płacowe;

• przygotowanie raportu rezerw urlopowych lub emerytalnych;

• przygotowanie korekt deklaracji ZUS;

• przygotowanie zaświadczeń ERP-7;

• wsparcie podczas kontroli z ZUS, urzędu skarbowego lub Państwowej Inspekcji Pracy

• współpraca z audytorami wewnętrznymi i zewnętrznymi;

• wsparcie w utworzeniu wewnętrznego działu płac

• rozwiązanie jest skierowane do firm, które podjęły decyzję o optymalizacji kosztów i zrezygnowały lub ograniczyły samodzielną realizację procesów płacowych lub kadrowych;

• to rozwiązanie dla firm, które w okresie licznych zmian legislacyjnych w obszarze prawa pracy, potrzebują wsparcia w przeprowadzeniu ich przez nowe regulacje;

• nasze wsparcie w obszarze outsourcingu kadr i płac dedykujemy firmom, które w związku z przejęciem dużej ilości pracowników, potrzebują wsparcia w przeprowadzeniu procesów płacowo-kadrowych;

1. analiza potrzeb klienta;
2. przedstawienie wyników analizy i opracowanie etapów wdrożenia;
3. warsztaty merytoryczne;
4. przegląd danych kadrowych;
5. migracja danych i analiza wyników;
6. bieżące naliczenia testowe i analiza rezultatów;
7. bieżące działania w zakontraktowanych obszarach.

W ramach outsourcingu kadr, proponujemy przejęcie procesów i realizacji zadań kadrowych przez nasz wyspecjalizowany zespół. Zakres prowadzonej przez nas usługi obejmuje wiele działań, dostosowanych do potrzeb Klienta.

W ramach obsługi kadrowej proponujemy m.in.:

• kompleksowe prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w formie papierowej lub elektronicznej;

• sporządzanie umów o pracę i umów cywilno-prawnych oraz innych dokumentów pracowniczych;

• ustalanie uprawnień pracowniczych tj. wymiarów urlopów, okresów wypowiedzenia;

• kontrola terminów badań lekarskich i szkoleń z zakresu BHP;

• zgłoszenie i wyrejestrowanie pracowników i członków rodziny w ZUS;

• rejestracja i wyrejestrowanie zleceniobiorców w ZUS;

• przygotowanie okresowych raportów kadrowych;

• tworzenie sprawozdań statystycznych dotyczących spraw pracowniczych;

• obsługa benefitów;

• obsługa zapytań pracowniczych;

• administracja platformy ZUS PUE w zakresie zwolnień lekarskich i wsparcie w korespondencji z ZUS;

• informacja o zmianach w przepisach, mających wpływ na obsługę kadrową;

• przygotowanie zindywidualizowanych raportów zgodnie z potrzebami klienta.

• wsparcie działów HR w obsłudze kadrowej pracowników – dyżury w siedzibie klienta;

• dostosowanie dokumentacji wewnętrznej do zmieniających się przepisów;

• audyt akt osobowych;

• wsparcie klienta podczas audytu wewnętrznego i zewnętrznego;

• doradztwo w zakresie rozliczania benefitów.

Usługa audytu płacowo-kadrowego to usługa mająca na celu weryfikację poprawności prowadzenia dokumentacji pracowniczej, jak również poprawności naliczenia wynagrodzeń. Efektem naszych działań w tym obszarze jest wskazanie obszarów, w których konieczne są zmiany, ale również zaproponowanie bardziej skutecznych i optymalnych rozwiązań.

W ramach audytu płacowo-kadrowego proponujemy m.in.:

• weryfikację kompletności i poprawności prowadzonych akt osobowych;

• weryfikację poprawności naliczenia wymiarów urlopów;

• sprawdzenie prawidłowości naliczeń płacowych;

• analizę poprawności naliczenia benefitów;

• identyfikację rozbieżności w obszarze kadr i płac z obowiązującymi przepisami;

• przygotowanie raportu z audytu, ze wskazaniem obszarów ryzyka.

• rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które chcą zapewnić poprawną, terminową i zgodną z przepisami obsługę procesów płacowych i kadrowych;

• nasze wsparcie w ramach audytu kadrowo-płacowego dedykujemy przedsięborstwom, które w związku z różnymi sytuacjami chcą się upewnić, że procesy płacowo-kadrowe realizowane są terminowo i zgodnie z aktualnymi przepisami w obszarze kadr i płac.

Kontrole ZUS, Państwowej Inspekcji Pracy czy Urzędu Skarbowego, to jeden z bardziej stresujących momentów dla przedsiębiorcy. Deloitte oferuje swoje wsparcie podczas kontroli, doradzamy jakie prawa i obowiązki ma kontrolowany przedsiębiorca, a po analizie kontrolowanego obszaru wskazujemy czego w danej sytuacji, może domagać się organ kontrolny. Wspieramy przedsiębiorców podczas kontroli ZUS, Państwowej inspekcji pracy i podczas kontroli podatkowych.

• rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które zostały poinformowane o zbliżającej się kontroli skarbowej, ZUS lub Państwowej Inspekcji Pracy i potrzebują wsparcia we współpracy z organem kontrolującym
  

W ramach tej usługi oferujemy naszym klientom zastępstwo pracowników z obszaru kadr i płac podczas nieobecności jak również wsparcie podczas czasowego zwiększenia zadań i procesów realizowanych w działach płacowo-kadrowych.

W ramach zastępstwa pracowników proponujemy m.in.:

• zastępstwo w sytuacji nagłego rozwiązania stosunku pracy;
• zastępstwo podczas długotrwałej nieobecności;
• wzmocnienie istniejących zespołów ekspertami z zewnątrz.
  

• rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które mimo wystąpienia nieobecności pracownika chcą zapewnić ciągłość realizacji procesów płacowo-kadrowych;

• rozwiązaniem mogą być zainteresowane podmioty będące w procesie zmian wymagających czasowego zwiększenia zasobów.

• rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które rozpoczęły właśnie współpracę z dostawcą i zależy im na optymalizacji procesów w tym zakresie;
• rozwiązaniem mogą być zainteresowane podmioty będące w procesie zmian dostawcy;

Proces zmiany dostawcy usług płacowo-kadrowych związany jest z szeregiem dodatkowych działań i w zależności od specyfiki danego przedsiębiorstwa może zająć od kilku tygodni do nawet kilkunastu miesięcy. W okresie zmian dostawcy należy określić zasady współpracy, zdefiniować i często zmodyfikować procesy płacowo-kadrowe istniejące w spółce, sparametryzować system płacowo-kadrowy i sprawdzić poprawność jego działania oraz przeprowadzić migrację danych płacowo-kadrowych pomiędzy systemami płacowymi. Ważnym aspektem jest zapewnienie dobrej jakości i poprawności migrowanych danych. Jest to szczególnie ważny moment, ponieważ powstałe na tym etapie nieprawidłowości w przyszłości mogą skutkować znaczącymi nadpłatami lub niedopłatami wynagrodzeń jak również karami nałożonymi przez instytucje kontrolujące pracodawców tj. m. in. Państwowa Inspekcja Pracy, ZUS, US.

Od lat wspieramy naszych klientów w procesie zmiany, w ramach proponowanej usługi zapewniamy:

• wsparcie klienta przy porównaniu ofert nowych dostawców usług płacowo-kadrowych z uwzględnieniem potrzeb klienta i specyfiki danego przedsiębiorstwa oraz dostępnych na rynku rozwiązań technologicznych w obszarze Kadr i Płac;
• nadzór/wsparcie procesu komunikacji pomiędzy nowym a poprzednim usługodawcą;
• ustalenie zasad współpracy z dostawcą obejmujących m.in: wypracowanie form komunikacji, określenie formatu i sposobu przekazywania danych, raportowanie;
• analiza możliwości zastosowania nowych rozwiązań technologicznych w celu zoptymalizowania procesów;
• przygotowanie harmonogramu działań związanych ze zmianą dostawcy usług płacowo-kadrowych;
• wsparcie zespołu Prawa HR Deloitte Legal w przypadku konieczności zmiany wewnętrznych regulacji spółki;
• wsparcie doradców podatkowych w kwestiach związanych z prawem podatkowym;
• wsparcie w przygotowaniu danych płacowo-kadrowych do zmigrowania;
• analizę wdrożeniową, obejmującą weryfikację poprawności zmigrowanych danych oraz przygotowanie raportu końcowego;
• doradztwo i wsparcie klienta w ustalonym okresie powdrożeniowym.
  

Dbając szczególnie o wysoką jakość i poprawność świadczonych usług, w oparciu o wiedzę i doświadczenie naszych ekspertów oraz znajomość rynku, proponujemy szeroki wachlarz rozwiązań wspierających naszych klientów, w tym również usługę koordynacji/wsparcia przy współpracy z dostawcą usług płacowo-kadrowych, co w efekcie usprawnia istniejące już procesy oraz pozwala wypracować optymalny model współdziałania z dostawcą. W ramach proponowanej usługi zapewniamy m.in.:

• identyfikację potrzeb klienta względem dostawcy usług płacowych;
• ustalenie zasad współpracy z dostawcą obejmujących m.in: wypracowanie form komunikacji, określenie formatu i sposobu przekazywania danych, raportowanie, uwzględnienie rozwiązań technologicznych;
• nadzór i koordynacja nad procesem przekazywania danych płacowo-kadrowych do dostawcy;
• weryfikacja list płac i monitorowanie poprawności dostarczanych przez dostawcę kalkulacji;
• wsparcie merytoryczne klienta podczas prowadzenia komunikacji z dostawcą;
• monitorowanie nadchodzących zmian w przepisach prawnych i ustalanie z dostawcę sposobu wdrażania tych zmian na systemie płacowym;
• przekazywanie rekomendacji dotyczących dalszych działań usprawniających współpracę z usługodawcą.

• rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które rozpoczęły właśnie współpracę z dostawcą i zależy im na optymalizacji procesów w tym zakresie;

• rozwiązaniem mogą być zainteresowane podmioty będące w procesie zmian dostawcy.

Początek roku kalendarzowego to czas wzmożonej ilości prac w działach płacowo-kadrowych. To okres zamknięcia, rozliczeń i raportowania minionego okresu oraz czas wzrostu ilości zadań związanych z rozpoczynającym się okresem nowego roku. Od wielu lat wspieramy naszych klientów w tym intensywnym okresie i na swoje barki bierzemy przygotowanie i wysyłkę informacji rocznej PIT- 11 przygotowywanej dla pracowników, osób zatrudnianych na podstawie umów cywilnoprawnych jak również dla osób fizycznych otrzymujących nagrody raportowane do urzędów skarbowych jako przychody z innych źródeł. Wspieramy kompleksowo naszych klientów zarówno w przygotowaniu kilkudziesięciu jak i kilkudziesięciu tysięcy PIT-11. W ramach tej usługi zapewniamy pełne wsparcie, dostosowane do potrzeb spółki, na każdym etapie procesu m.in.:

• konsultacje z doradcą podatkowym;analizę oraz agregację danych potrzebnych do wypełnienia PIT-11;
• zautomatyzowane przygotowanie PIT-11;
• wysyłkę PIT-11 do Urzędów Skarbowych;
• komunikację z Urzędami Skarbowymi;
• dostarczenie PIT-11 do podatników m.in. drogą e-mailową, udostępnianie PIT-11 na portalu;
• helpdesk dla podatników, którzy otrzymali PIT-11;
• przygotowanie raportów dotyczących złożonych PIT-11.

• rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które w związku z zatrudnieniem dużej ilości podatników, objętych obowiązkiem rozliczenia rocznego PIT potrzebują wsparcia w przygotowaniu informacji PIT-11 dla podatników;

• to również rozwiązanie dla tych działów, które potrzebują wsparcia technicznego i merytorycznego w realizacji obowiązku przygotowania i wysłania PIT-11 do podatników i urzędów skarbowych.

W ramach aktywnego rozwijania obszaru technologii, proponujemy naszym klientom rozwiązania, które znacznie usprawnią przebieg procesów płacowo-kadrowych, zapewnią ich ciągłość i ułatwią współpracę z innymi działami w firmie. W ramach tej usługi proponujemy naszym klientom:

Wdrożenie systemu płacowo-kadrowego w przedsiębiorstwie, to duże wyzwanie dla działu obsługującego ten obszar. Jako zespół możemy pochwalić się sukcesami w tym obszarze i zaproponować naszym klientom, program wdrożenia systemu i przeszkolenia pracowników korzystających z tego narzędzia.

W ramach wsparcia techniczno-merytorycznego przy wdrożeniu systemu enova365 proponujemy m.in.:

• analizę przedwdrożeniową obejmującą omówienie potrzeb spółki i pozwalającą na dobór optymalnych rozwiązań:
• przegląd zgodności z przepisami procesów płacowo-kadrowych;
• konsultacje z doradcą podatkowym;
• konsulacie z działem prawa HR Deloitte;
  
• wsparcie w procesie przygotowania danych do migracji;
• migrację danych;
• naliczenia testowe list płac;
• szkolenia z obsługi programu / portalu pracowniczego;
• wsparcie powdrożeniowe;
• raport podsumowujący wdrożenie.

Wdrożenie umożliwia m.in.

• wdrożenie portalu pracowniczego, który ułatwia zarządzanie procesami. Jest to elektroniczne oprogramowanie, za pośrednictwem którego możliwe jest zarządzanie wieloma procesami z zakresu kadr i płac. Podstawową funkcjonalnością tego rozwiązania jest elektroniczny obieg procesów, takich jak:
• składanie wniosków urlopowych oraz wniosków o nadgodziny, które w obiegu elektronicznym trafiają do akceptacji przełożonego;
• podgląd do danych kadrowych oraz składanie wniosków o aktualizację:
  - danych osobowych,
  - danych podatkowych,
  - dokumentu tożsamości,
  - rachunku bankowego,
• składanie wniosku o ubezpieczenie członka rodziny,
• składanie wniosków i oświadczeń podatkowych,
• udostępnienie na portalu pracowniczym:
  - pasków płacowych;
  - rocznej karty wynagrodzeń;
  - limitów urlopowych;
  - bieżących danych dotyczących czasu pracy i nadgodzin;
  - terminów ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP;
  - informacji PIT-11;
• prowadzenie elektronicznych akt osobowych (e-teczka)
  Wprowadzenie portalu pracowniczego w firmie zapewnia sprawną komunikację między kadrą zarządzającą i pracownikami niższego szczebla, co jest istotne zwłaszcza w firmach z rozproszoną lokalizacją. Podstawową jego zaletą jest duża oszczędność czasu, którą możemy uzyskać dzięki automatyzacji procesów płacowo-kadrowych. Portal pracowniczy umożliwia też bezproblemowe załatwianie kwestii administracyjno-kadrowych i szybki przepływ informacji.

• rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które w związku z rozproszoną lokalizacją swoich oddziałów, chcą zautomatyzować procesy płacowo-kadrowe.
• to rozwiązanie dla tych działów, które chcą zminimalizować ilość czasu poświęconego na czynności związane z obiegiem wniosków i dokumentów.
• rozwiązanie to kierujemy do firm, które podjęły decyzję o wdrożeniu systemu płacowo-kadrowego enova365.
• to również rozwiązanie dla tych działów, które mają wdrożony już program enova365, jednak potrzebują szkoleń dla zespołu korzystającego z programu w codziennej pracy.
  

• Outsourcing płacowo-kadrowy to usługa świadczona przez Deloitte od wielu lat. W tym okresie zaufało nam szerokie grono klientów i obsłużyliśmy w obszarze kadr i płac dziesiątki tysięcy pracowników.

• Łączymy siły - wraz z działem prawnym oraz departamentem podatków tworzymy kompleksową usługę. Dzięki aktywnej współpracy wewnątrz Deloitte, możemy zaoferować szeroką gamę usług, zarządzanych przez wysokiej klasy specjalistów.

• Wieloletnie doświadczenie, wiedza zdobyta podczas projektów oraz wypracowana przez nas metodyka, prowadzą do doskonalenia zarządzania obszarem kadr i płac oraz dają gwarancję usługi na najwyższym poziomie.

• Naszych klientów obsługują dedykowane zespoły specjalistów, co zapewnia rzetelne, terminowe i zgodne z harmonogramem wykonanie usługi.
• Bezpieczeństwo danych potwierdzone certyfikatem ISO 27001 pokazuje jak ogromną wagę przywiązujemy do zabezpieczenia systemów informatycznych i ochrony danych wrażliwych.
• Nasze usługi świadczone są na najwyższym poziomie z dbałością o najdrobniejszy szczegół, co potwierdza przyznany nam certyfikat ISO 9001.
• Na dedykowanych pracodawcom stronach internetowych - Strefie Pracodawcy - nasi eksperci omawiają bieżące i istotne kwestie z punktu widzenia pracodawcy – serdecznie zapraszamy do lektury

Korzyści dla klienta:

• Redukcja kosztów - brak konieczności zakupu oprogramowania płacowo-kadrowego oraz brak konieczności zatrudnienia ekspertów w tej dziedzinie.

• Redukcja ryzyka biznesowego – przeniesienie odpowiedzialności za terminowe i zgodne z przepisami wykonanie procesów płacowo-kadrowych na dostawcę usługi.