6 błędów w pliku JPK_VAT

Ryzyko, jakie niosą ze sobą drobne i większe błędy w rozliczeniach VAT, zwiększyło się wraz z wprowadzeniem obowiązku comiesięcznego przygotowywania ewidencji zakupów i sprzedaży VAT w formie pliku JPK_VAT. Obowiązek ten od pół roku dotyczy dużych firm. Wkrótce, bo już 25 lutego 2017 r., dołączą do nich mali i średni przedsiębiorcy.

Plik JPK_VAT to dla organów podatkowych dodatkowa możliwość kontroli. Będzie ona prowadzona w nowej, zautomatyzowanej formie. Obecnie nawet najmniejszy błąd może zostać natychmiast wykryty. A każda nieprawidłowość może sprowadzić na podatnika kontrolę. Ustawodawca zadbał zresztą o dodatkowe mechanizmy, które mają mobilizować podatników do skrupulatnej weryfikacji rozliczeń VAT. Od stycznia 2017 r., obok odsetek karnych i zakwestionowania prawa do odliczenia, organy będą mogły zastosować stawki sankcyjne w wysokości 30% lub 100% zaniżonego zobowiązania podatkowego.

Poniżej prezentujemy błędy, które najczęściej pojawiają się w plikach JPK_VAT. Znając obszary, w których najłatwiej o pomyłkę, można samodzielnie zweryfikować, czy wysyłany do urzędu plik JPK_VAT został prawidłowo przygotowany.

1. Brak uzgodnienia danych w pliku JPK_VAT z deklaracjami VAT

Jeżeli sumy, dla danego pola w pliku JPK_VAT, po zaokrągleniu, nie są równe kwotom z odpowiadających im pól w deklaracji, mamy do czynienia z błędem. Jest on bardzo łatwy do wykrycia. Wystarczy porównać sumę wartości wykazanych w polu K_10 z kwotą wpisaną w polu 10 deklaracji VAT-7. To samo dotyczy kolejnych pól: K_11 w JPK_VAT i odpowiadającego mu pola 11 w deklaracji VAT-7, K_12 i odpowiadającego mu pola 12 itd.

Brak uzgodnienia pliku JPK_VAT z deklaracją może wystąpić też w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jeżeli kwota netto transakcji dokonanych z tym samym kontrahentem wykazana w pliku JPK_VAT nie jest równa kwocie z deklaracji VAT-UE, mamy do czynienia z błędem. To samo dotyczy transakcji rozliczanych za pomocą mechanizmu odwrotnego obciążenia, wykazywanych w polu K_31 i deklaracji VAT-27.

2. Brak daty sprzedaży przy fakturach korygujących

Jeżeli data wystawienia faktury jest inna, niż data sprzedaży, w sekcji dotyczącej podatku należnego należy wskazać obydwie daty. Co do zasady, aby wykryć ten błąd należałoby przeanalizować treść faktury. Jednak wystawienie faktury korygującej następuje w innym dniu, niż sprzedaż. Niewykazanie daty sprzedaży przy korektach to błąd, który szczególnie łatwo jest wykryć w przypadku korekt in minus.

3. Błędne ujęcie transakcji w czasie

Błędne ujęcie transakcji pojawiało się w rozliczeniach VAT jeszcze przed wprowadzeniem regulacji JPK. W pliku JPK_VAT można jednak automatycznie wytypować transakcje, które potencjalnie mogą być przypisane do niewłaściwego okresu.

Zakres dat, jakich dotyczy dany plik JPK_VAT, jest określony w nagłówku (pole „OD-DO”). Wystarczy porównać datę wystawienia faktury albo datę sprzedaży w sekcji podatku należnego z zakresem w nagłówku. Jeżeli któraś z dat nie przypada na ten okres, w pliku JPK_VAT mógł wystąpić błąd. W przypadku podatku naliczonego, jeżeli data dowodu zakupu przypada później, niż okres z nagłówka, w pliku JPK_VAT może być błąd.

4. Błędna klasyfikacja transakcji

W pliku JPK_VAT należy podać numer indentyfikacyjny kontrahenta (NIP lub VAT-UE). Dzięki temu, organy podatkowe mogą automatycznie wytypować transakcje, które potencjalnie mogą być źle zakwalifikowane. Sygnałem, że w pliku JPK_VAT pojawił się błąd, może być sklasyfikowanie transakcji jako eksportu poza terytorium Unii Europejskiej w sytuacji, gdy kontrahent został zidentyfikowany poprzez numer VAT-UE. O błędzie może również świadczyć sytuacja, w której kontrahent, z którym dokonano transakcji wewnątrzwspólnotowych, nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE.

5. Wielokrotne wykazanie tej samej faktury

Kolejnym błędem, który pojawia się w pliku JPK_VAT, jest wielokrotne wykazanie tej samej faktury. Nawet, jeżeli z punktu widzenia VAT, faktura dokumentuje wiele różnych transakcji, w pliku JPK_VAT należy wykazać ją tylko raz.

6. Pojedyncze wykazanie transakcji rozliczanej mechanizmem tzw. odwrotnego obciążenia

Zdarza się, że podatnicy wykazują w pliku JPK_VAT zakupy rozliczane mechanizmem tzw. odwrotnego obciążenia tylko po jednej stronie, podczas gdy transakcje takie podlegają wykazaniu zarówno po stronie podatku naliczonego i należnego. Pojedyncze wykazanie transakcji może oznaczać błąd albo celowe zastosowanie tzw. szyku rozstawnego, który od stycznia 2017 r. można stosować dla faktur otrzymanych z opóźnieniem.

Jak ustrzec się błędów?

Przede wszystkim warto jeszcze przed wysyłką zweryfikować dane zawarte w pliku JPK_VAT. Pomóc może w tym wizualizacja pliku w formie czytelnej tabeli. Niestety, Ministerstwo Finansów wciąż nie udostępniło narzędzia, dzięki któremu można by było zweryfikować podstawowe kwoty w poszczególnych polach JPK. Funkcję taką posiadają moduły taxCube^TM, które umożliwiają przygotowanie i wysyłkę plików JPK.

Wobec dotkliwych sankcji, jakie grożą podatnikom w przypadku wykrycia błędów w rozliczeniach VAT, warto zweryfikować swój plik JPK_VAT. Przy ogromnym wolumenie danych, analiza rozliczeń transakcja po transakcji może okazać się niemożliwa. Rozwiązaniem są programy do automatycznej kontroli VAT. Jednym z takich programów jest taxCube^TM VAT Finder+. Pozwala on w sposób zautomatyzowany przeprowadzić testy prawidłowości pliku JPK_VAT i merytorycznej poprawności rozliczeń VAT. taxCube^TM VAT Finder+ posiada również mechanizm do automatycznej weryfikacji rejestracji kontrahentów jako podatników VAT lub VAT-UE.

Może się zdarzyć, że podczas samodzielnej weryfikacji rozliczeń VAT podatnik wykryje tylko drobne nieprawidłowości. Usunięcie ich przed wysyłką pliku JPK_VAT może go uchronić przed automatycznym wytypowaniem do kontroli podatkowej. A to – nawet pomijając groźbę sankcji – samo w sobie stanowi dużą wartość dla księgowych i osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe firmy.

O częstych błędach w pliku JPK_VAT pisał Ernest Frankowski, Dyrektor w Zespole Tax Management Consulting.