JPK_KR: stare wyzwania w nowym formacie

Jedną z głównych funkcji rachunkowości jest zapewnienie bezpieczeństwa i integralności zapisów księgowych. Przeniesienie księgowości do cyfrowej rzeczywistości nie wpłynęło na zmianę jej podstawowych prawideł. Wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów struktury JPK_KR rzuciło jednak nowe światło na sposób, w jaki prowadzone są obecnie księgi rachunkowe. Przeniesienie zapisów księgowych do struktur JPK zgodnie z wymogami, jakie stawia ten plik, okazało się trudniejsze, niż ktokolwiek przypuszczał. Wyzwania pojawiają się już na poziomie tak podstawowego rejestru, jak dziennik księgi głównej.

Czym jest struktura JPK_KR?

Plik JPK_KR to de facto nowy format przekazywania organom podatkowym ksiąg rachunkowych. Zawiera ona dane dotyczące zestawienia obrotów i sald, dziennika oraz zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych. Informacje te były przedmiotem analizy organów podatkowych jeszcze przed wprowadzeniem w Polsce plików JPK. Specyficzna, ujednolicona elektroniczna struktura przekazywania danych daje jednak organom podatkowym możliwość zastosowania zaawansowanych narzędzi do automatycznej analizy zapisów księgowych.

W założeniu plik JPK_KR miał być krokiem w kierunku usprawnienia kontroli. Jednak czas, jakiego potrzeba, aby osiągnąć gotowość do sprawnego przygotowania pliku na wypadek kontroli i piętrzące się trudności poddają w wątpliwość, czy aby na pewno zmiany powodują oszczędność czasu u obu stron postępowania.

Nieoczekiwane komplikacje

Dostrzeżenie problemów wynikających z nowych rozwiązań jest często możliwe dopiero w toku ich wdrażania. Tak stało się w przypadku pliku JPK_KR.

Pierwszym wyzwaniem dla podatników okazało się przeniesienie zapisów dziennika do struktury JPK_KR. Dziennik jest prostym zestawieniem wszystkich zapisów księgowych. Ujmowane są one w porządku chronologicznym i po raz drugi zapisywane na odpowiednich kontach księgi głównej. Pozycje w dzienniku są kolejno numerowane. W ten sposób dziennik spełnia swoją podstawową funkcję, jaką jest zapewnienie bezpieczeństwa i integralności danych księgowych. Próba wykreślenia którejkolwiek pozycji dziennika lub dopisania nowej jest natychmiast widoczna poprzez przerwanie ciągłości numeracji.

Numeracja w modułowych programach księgowych

W niektórych programach do obsługi finansów przedsiębiorstw dane dotyczące transakcji przenoszone są do księgi głównej w tzw. paczkach. Są to zbiory zawierające np. wszystkie transakcje z danego dnia. Ich numeracja w dzienniku nie oddaje chronologii zdarzeń w ramach paczki. Często pojawia się też trudność z przypisaniem osoby odpowiedzialnej za poszczególne wpisy, choć taki wymóg stawia ustawodawca w art. 14 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Tego typu problemy można spotkać w szczególności w programach, w których osobno funkcjonują moduły zakupów i sprzedaży. Komunikacja między nimi a dziennikiem przebiega w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Ale czy to wystarczy dla przygotowania informacji wymaganych w strukturze JPK?

Wraz z wprowadzeniem pliku JPK_KR, istniejące od dawna w ustawie o rachunkowości wymagania wobec dziennika zyskały na aktualności. Struktura JPK_KR obejmuje w szczególności numer (kod) umożliwiający powiązanie zapisu w Dzienniku - Księdze Głównej z dowodem księgowym. W przypadku przenoszenia transakcji do dziennika w tzw. paczce, pod jednym numerem dziennika może być ujęte wiele dowodów księgowych. O ile programy komputerowe umożliwiają odnalezienie odpowiednich dokumentów, o tyle stworzenie tabeli zawierającej takie dane jest wysoce utrudnione.

Trzy rodzaje dat

Podatnicy muszą wskazać przy każdej pozycji dziennika w pliku JPK_KR trzy różne daty: Datę Operacji, Datę Księgowania i Datę Dowodu Księgowego. W systemach księgowych zwykle można wygenerować kilka tabel, z których każda będzie zawierała jedną z tych dat. Jednak stworzenie tabeli, która zawierałaby wszystkie te daty w kolejnych kolumnach lub wierszach, bywa utrudnione ze względu na konstrukcję elektronicznych baz danych.

Przygotowanie pliku JPK_KR wymaga więc w takich przypadkach większej ilości pracy od użytkowników programów księgowych. Należy bowiem najpierw wygenerować tabele zawierające odpowiednie dane, następnie zidentyfikować odpowiednie informacje i skompilować pliki, tworząc w ten sposób zestawienie, które będzie można skonwertować do formatu XML właściwego dla pliku JPK.

Jedenaście informacji o jednym wpisie

Ustawa o rachunkowości dość lakonicznie określa zakres danych, jakie powinny znaleźć się w dzienniku. Wspomniany już art. 14 wskazuje tylko, że zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obrotów) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Natomiast w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Struktura logiczna pliku JPK_KR wymaga od przedsiębiorców ujawnienia aż jedenastu różnych informacji dotyczących każdego zapisu w dzienniku. Obowiązek rejestrowania części tych danych nie wynika wprost z ustawy o rachunkowości. Tym samym można zastanawiać się, czy taki zabieg nie nakłada na podatników nowego obowiązku, z pominięciem drogi ustawowej.

Faktem jest natomiast, że choć plik JPK_KR wydawał się zmieniać tylko formę, w jakiej podatnicy będą przekazywać księgi rachunkowe podczas kontroli, struktura ta okazała się wprowadzać również zmiany jakościowe w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Niektórzy podatnicy, szczególnie ci, którzy korzystają z modułowych systemów finansowo-księgowych, decydują się na przebudowę systemu tak, aby zapisy w dzienniku pojawiały się jednocześnie z wprowadzeniem informacji o transakcji w systemie. Tym, którzy nie chcą podejmować tak radykalnych kroków, pozostaje czekać, aż administracja skarbowa wypracuje praktykę kontroli z wykorzystaniem plików JPK_KR. Być może widząc, jak wiele problemów rodzi obecna struktura, resort finansów weźmie to pod uwagę podczas jej „nowelizacji”.

O wyzwaniach, jakie stawia przed podatnikami cyfryzacja ksiąg rachunkowych, pisał Michał Jezierski,  Menedżer w Zespole Tax Management Consulting, Deloitte Doradztwo Podatkowe.