JPK_MAG: Czy posiadasz magazyny podlegające raportowaniu?

Duzi przedsiębiorcy muszą być przygotowani, że organy podatkowe zażądają od nich przekazania struktury JPK_MAG, w której wykażą ruchy magazynowe. Obowiązek ten obejmie pozostałe firmy dopiero 1 lipca 2018 r. Mali, średni i mikroprzedsiębiorcy mają więc jeszcze przeszło rok na dostosowanie swoich systemów księgowych do nowego raportowania. Jednak już teraz warto zadać sobie podstawowe pytanie: czy firma posiada magazyny, a jeśli tak, to ile ich jest?

Pytanie o istnienie magazynu tylko na pierwszy rzut oka wydaje się łatwe. Ani przepisy dotyczące JPK, ani żadne inne akty prawne, które mogłyby znaleźć zastosowanie w przypadku raportowania podatkowego, nie definiują pojęcia magazynu. To samo dotyczy ruchów magazynowych, które podlegają wykazaniu w pliku JPK_MAG.

Intuicja podatnika a podejście organów

Większość przedsiębiorców zapytanych, czy posiadają magazyn, udzieli jednoznacznej odpowiedzi: tak lub nie. Nie zawsze jednak intuicja okaże się zgodna z tym, jak pojęcie magazynu będą interpretowały organy podatkowe. Podatnicy mogą nie podejmować żadnych działań i mieć nadzieję, że organ podatkowy nie wezwie ich do złożenia pliku JPK_MAG. W momencie rozpoczęcia kontroli może jednak być już za późno na wdrożenie odpowiedniego rozwiązania informatycznego. Program powinien gromadzić wszystkie ruchy magazynowe i wprowadzać je do struktury JPK_MAG. A niektóre z ruchów podlegających raportowaniu mogą nie być klasyfikowane w systemach księgowych jako magazynowe.

Nawet przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie muszą być gotowi na przygotowanie pliku JPK_MAG, powinni przyjrzeć się swoim aktywom i zastanowić się, czy organy podatkowe mogą uznać, że stanowią one magazyn.

Sprawdź, czy posiadasz magazyn

Szukając odpowiedzi na pytanie o istnienie magazynu, możemy oprzeć swoje wnioskowanie na dwóch różnych podstawach.

• W języku potocznym magazyn to miejsce wydzielone z przestrzeni, budynek lub pomieszczenie do składowania rzeczy.
• W języku rachunkowości magazyn to ewidencja aktywów obrotowych.

Definicja magazynu oparta na dyrektywach języka potocznego nie jest właściwa dla potrzeb raportowania podatkowego. Plik JPK to nic innego, jak tylko nowy sposób przekazywania całości lub części ksiąg podatkowych i dowodów księgowych (których definicje są określone w Ordynacji podatkowej i ustawie o rachunkowości). Ponadto, informacje dotyczące ruchów magazynowych podlegających raportowaniu w pliku JPK_MAG odpowiadają danym z systemów księgowych. Są to w szczególności numer, data dokumentu czy data przemieszczenia towaru. Fakt ten przemawia za traktowaniem magazynu na potrzeby pliku JPK_MAG zgodnie ze standardami stosowanymi w rachunkowości.

Będąc odzwierciedleniem obrazu ksiąg podatkowych, plik JPK nie może kreować nowej rzeczywistości i tworzyć magazynu, który nie funkcjonuje w księgach. Również brak fizycznie wydzielonego magazynu (budynku lub pomieszczenia) nie musi oznaczać, że magazyn w ujęciu księgowym nie istnieje.

Magazyn czy magazyny?

Plik JPK_MAG jest przystosowany do tego, aby wykazać w nim ruchy występujące w jednym magazynie. Firmy, które prowadzą więcej magazynów, na żądanie organów podatkowych powinny złożyć tyle plików JPK_MAG, ile posiadają magazynów. Problem ten może dotyczyć w szczególności firm, które prowadzą działalność w dziesiątkach, a nawet setkach lokalizacji, jak restauracje czy hotele. Każdy sklep, czy nawet automat do sprzedaży przekąsek może potencjalnie zostać uznany przez organy podatkowe za odrębny magazyn – co nie znaczy, że zawsze będzie to prawidłowy wniosek. Z drugiej strony, podatnik może w księgach rachunkowych wyróżniać podgrupy magazynów (np. osobno skład żywności i podręczna lodówka), chociaż z punktu widzenia księgowego będzie to jeden magazyn.

Odpowiedź na pytanie o ilość magazynów powinna więc uwzględniać zarówno model gospodarowania aktywami obrotowymi, stosowaną praktykę księgową, jak i politykę rachunkowości.

Co wykazać w pliku?

Na wezwanie organów podatkowych podatnicy powinni wykazać w pliku JPK_MAG ruchy magazynowe, które wystąpiły w okresie wskazanym przez organ. Nie oznacza to, że w pliku należy ująć wszystkie ruchy magazynowe. Raportowaniu podlegają tylko cztery typy ruchów magazynowych: przyjęcia zewnętrzne (PZ), wydania zewnętrzne (WZ), ruchy międzymagazynowe (MM) i rozchód wewnętrzny (RW).

Niektóre ruchy magazynowe, jak chociażby przyjęcia wewnętrzne, nie będą wykazane w pliku JPK_MAG. To dodatkowo utrudnia przygotowanie pliku, do którego nie wystarczy masowo przenieść wszystkie ruchy, które wystąpiły w danym okresie. Nie można automatycznie przyporządkować wszystkich ruchów do tych typów. Tym bardziej, że Ministerstwo Finansów oficjalnie zapowiedziało rozszerzenie struktury o dodatkowe ruchy magazynowe. Przypisanie wszystkich ruchów do jednej z 4 kategorii (PZ, WZ, MM lub RW) będzie skutkowało koniecznością ponownego przeglądu wszystkich ruchów kiedy struktura ulegnie rozszerzeniu.

Problem nie pierwszej świeżości

Śledzenie ruchów magazynowych już w przeszłości stanowiło problem dla przedsiębiorców. Przepis art. 15b ustawy o CIT wymuszał na podatnikach śledzenie obiegu towarów w ramach cyklu produkcyjnego. Podatnicy często nie mieli możliwości monitorowania wszystkich ruchów, co było konieczne, aby zastosować wprost przepis o wyłączaniu z kosztów uzyskania przychodów kwot wynikających z nieopłaconych faktur. Musieli więc stosować pewne uproszczenia. W tamtym przypadku ustawodawca zmienił jednak przepisy i wydawało się, że problem ruchów magazynowych zniknął. Jak się jednak okazało, został on tylko odsunięty w czasie. Obecnie podatnicy muszą szczegółowo śledzić ruchy magazynowe na potrzeby JPK_MAG.

Zbyt dużo plików JPK_MAG to również błąd

Mali, średni i mikroprzedsiębiorcy wciąż mają czas na przygotowanie swoich systemów księgowych do składania pliku JPK_MAG. Przed wdrożeniem odpowiedniego oprogramowania warto przyjrzeć się dokładnie swojej sytuacji magazynowej. Jeżeli analiza polityki rachunkowości i praktyki księgowej doprowadzi do wniosku, że firma posiada wiele magazynów, nie musi to oznaczać konieczności składania dziesiątek plików JPK_MAG. Może się okazać, że polityka rachunkowości albo praktyka nie są zgodne z rzeczywistą gospodarką magazynową. Czasami wystarczy dostosować je do stanu faktycznego, aby organy kontroli nie powzięły błędnego wyobrażenia o większej ilości magazynów w firmie.

Jeżeli jednak faktycznie w przedsiębiorstwie funkcjonuje wiele magazynów, warto odpowiednio wcześnie rozpocząć wdrażanie oprogramowania do przygotowania i wysyłki pliku JPK_MAG. Dokładna analiza może zarówno przygotować podatnika na skomplikowane wdrożenie, jak i zaoszczędzić pracę. Należy pamiętać, że złożenie zbyt dużej ilości plików JPK_MAG jest błędem, gdyż pokazuje nieprawdziwy obraz ruchów magazynowych, które stanowią istotę pliku JPK_MAG.

Przygotowanie na wezwanie

Pliki JPK podlegają dynamicznym zmianom. Część tych zmian stanowi odpowiedź na realne problemy podatników, które pojawiają się w trakcie raportowania. Na szersze doświadczenia z plikiem JPK_MAG przyjdzie nam jeszcze poczekać. Jednak już teraz warto zastanowić się nad wyborem rozwiązania informatycznego, które będzie na tyle elastyczne, aby w razie zmiany regulacji, automatycznie dostosować się do nowych wymogów.

Więcej o wyzwaniach związanymi ze strukturą magazynową pliku JPK pisał Michał Jezierski, Menedżer w Zespole Tax Management Consulting, Deloitte Doradztwo Podatkowe.