Automatyzacja rozliczeń VAT toruje drogę w dżungli przepisów

Cyfryzacja rozliczeń VAT stała się faktem. Obowiązek comiesięcznego raportowania JPK_VAT objął już nawet małych i średnich przedsiębiorców. Zmiany w przepisach o VAT praktycznie eliminują możliwość kwartalnych rozliczeń VAT przez większe firmy oraz nakładają powszechny obowiązek składania deklaracji VAT wyłącznie w formie elektronicznej. Państwo staje do walki z oszustami wyłudzającymi VAT, a przypadkową ofiarą tej walki mogą stać się uczciwi podatnicy. Dlatego automatyzacja VAT z biznesowej potrzeby usprawnienia procesów w ramach przedsiębiorstwa stała się koniecznością. Jej przyczynę stanowią zmieniające się przepisy oraz uruchomienie przez Ministerstwo Finansów technicznych instrumentów do masowej weryfikacji rozliczeń VAT.

Od 1 stycznia 2017 r. konsekwencje błędów i niedopatrzeń w rozliczeniach VAT staną się jeszcze bardziej dotkliwe. Obok odpowiedzialności karnoskarbowej i grzywien grożących za niezłożenie deklaracji lub podanie w niej nieprawdziwych danych, wprowadzone zostały aż dwie stawki sankcyjne VAT.

• Podatnicy zapłacą dodatkowe 30% wartości zidentyfikowanej zaległości podatkowej, np. na skutek niezadeklarowania we właściwym okresie sprawozdawczym podatku należnego.
• Ponadto przedsiębiorca, który odliczy VAT z faktury dokumentującej zdarzenie pozorne, przedstawiającej zdarzenie niezgodne z rzeczywistością, wystawionej przez podmiot nieistniejący albo niezarejestrowany na VAT zapłaci dodatkowo 100% zaniżonego zobowiązania podatkowego.

Aby  nie stać się przypadkową ofiarą oszustów i nie ponosić poważnych konsekwencji drobnych omyłek, warto lepiej przyjrzeć się kilku obszarom rozliczeń VAT w swojej firmie. Istotne z perspektywy zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa podatkowego firm jest cykliczne weryfikowanie statusu rejestracji VAT kontrahentów. Ministerstwo Finansów i Komisja Europejska (w bazie VIES) udostępniają w tym celu specjalne narzędzia. Wystarczy wpisać numer kontrahenta, aby sprawdzić, czy jest zarejestrowany jako podatnik VAT lub VAT-UE.

Dobrym rozwiązaniem jest również implementacja w swojej firmie procedur i mechanizmów kontroli rozliczeń VAT. Skoro organy podatkowe dysponują już pełnym obrazem sytuacji podatkowej przedsiębiorców, należy przeanalizować ten obraz zanim zrobi to kontrola.

Wielu podatników wprowadziło do swoich systemów księgowych mechanizmy automatyzujące do pewnego stopnia rozliczenia VAT, czy wspierające proces raportowania tych danych dla potrzeb tworzenia deklaracji VAT i plików JPK. Niektóre firmy, zwłaszcza te używające systemów ERP niedostosowanych do polskim wymogów księgowych i podatkowych, wykonują te procesy manualnie, licząc się z ryzykiem błędów w rozliczeniach VAT. Biorąc pod uwagę masowość podatku VAT, jego transakcyjny charakter i konstrukcję narzędzi udostępnionych przez MF i KE, ręczna weryfikacja wszystkich transakcji i kontrahentów jest w wielu przypadkach niemożliwa.

Odpowiedzią na potrzebę autokontroli VAT są dedykowane programy komputerowe (tzw. silniki podatkowe, ang. tax engines), które automatycznie sprawdzą poprawność rozliczeń VAT, zanim zrobią to organy podatkowe. Wnikliwa analiza istniejącego w spółce oprogramowania i dostosowanie go lub wdrożenie nowych funkcjonalności wymuszone jest przez obowiązek raportowania plików JPK_VAT i składania elektronicznych deklaracji. Oszczędność czasu i zmniejszenie ryzyka w wyniku automatyzacji są nie do przecenienia.

Większość firm jest gotowa na automatyzację rozliczeń VAT, nawet jeśli nie jest tego świadoma. VAT jest związany z procesem fakturowania i w systemach księgowych zwykle uwzględnione są takie parametry jak data sprzedaży, data powstania obowiązku podatkowego, kody VAT czy stawki podatku. Regulacje w zakresie VAT są co prawda skomplikowane ale mają charakter techniczny, przez co poddają się skutecznemu przełożeniu na język programów komputerowych. Dzięki temu to właśnie VAT najłatwiej poddaje się automatyzacji.

Z naszych doświadczeń wynika, że podatnicy w zakresie VAT odczuwają potrzebę przejścia na kolejny poziom: z prostej komputeryzacji księgowości do pełnej automatyzacji rozliczeń VAT. W wielu przypadkach impuls do zmian pojawia się w momencie konieczności dostosowania systemów komputerowych do składania plików JPK_VAT. Jednak zwykle jest to oddolna potrzeba przyspieszenia comiesięcznych procesów i zmniejszenia ryzyka pomyłek oraz płynącej z nich odpowiedzialności.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom podatników, stworzyliśmy kompleksowy pogram do rozliczania i raportowania podatku VAT. System taxCube ™ VAT jest zintegrowany z generatorem plików JPK. Dzięki temu użytkownicy mogą generować wszystkie typy deklaracji VAT i plik JPK_VAT za pomocą kilku kliknięć, zachowując przy tym pełną kontrolę nad transakcjami, niemożliwą do uzyskania bez użycia technologii podatkowych. Skoro Ministerstwo Finansów planuje zastosować automatyczne narzędzia do kontroli podatków, nie warto pozostawać w tyle.

Więcej o tym, jak automatyzacja toruje drogę w dżungli VAT pisał Igor Roman, Starszy Menedżer w Zespole Tax Management Consulting, Deloitte Doradztwo Podatkowe.