Centralny Rejestr Faktur w polskim wydaniu

Tylko jeden na sześciu przedsiębiorców korzysta z możliwości wystawienia e-faktur – podaje GUS w badaniach z 2015 r. Przyczyn takiego stanu rzeczy można szukać zarówno w niedostosowaniu systemów księgowych do takiej formy fakturowania, jak i w ostrożnym podejściu wielu księgowych do zmian. Być może jednak już wkrótce przedsiębiorstwa zostaną zmuszone do wystawiania elektronicznych faktur. Kluczowa w tej kwestii jest odpowiedź na pytanie, jaki kształt Centralnego Rejestru Faktur zdecyduje się wprowadzić Ministerstwo Finansów.

Centralne bazy faktur w UE

Korzenie pomysłu zbudowania centralnej bazy faktur sięgają 2010 r. Była to jedna z propozycji uszczelnienia systemu VAT, która obok kontroli faktur w czasie rzeczywistym znalazła się w „Zielonej Księdze VAT”.

Pierwszym krajem, który postanowił wdrożyć rekomendowany przez Komisję Europejską system, była Portugalia. Dotyczy on tylko określonej grupy podmiotów, które od 2013 r. wystawiają faktury przy pomocy certyfikowanego oprogramowania. Są one następnie przesyłane w czasie rzeczywistym na serwery organów podatkowych. Dzięki temu możliwe jest bieżące monitorowanie i natychmiastowe wykrywanie nieprawidłowości w zakresie VAT.

W Hiszpanii z kolei, która wprowadza podobny system w 2017 r., po upływie okresu przejściowego przedsiębiorcy będą mieli 4 dni na rejestrację faktur w dedykowanym serwisie. Termin będzie liczony odpowiednio od dnia otrzymania lub wystawienia faktury. Na serwerze administracji skarbowej będą rejestrowane zarówno faktury zakupowe, jak i sprzedażowe. Każda rejestrowana pozycja powinna zawierać opis transakcji, okres płatności i wysokość VAT do odliczenia (w przypadku faktury zakupowej).

Centralne Bazy Faktur funkcjonują również w Czechach i Słowacji.

Aplikacje Krytyczne budują rejestr w Polsce

Ministerstwo Finansów postanowiło utworzyć specjalny podmiot do budowy nowych rozwiązań technologicznych dla organów podatkowych. Jest nim spółka Aplikacje Krytyczne, której rolą będzie w szczególności utworzenie systemu do centralnego gromadzenia danych z faktur VAT. Docelowo do Centralnego Rejestru Faktur mają trafiać w czasie rzeczywistym dane ze wszystkich wystawionych faktur. Ma to umożliwić ich bieżącą i zautomatyzowaną kontrolę.

Wkrótce możemy być również świadkami cyfryzacji obrotu między podmiotami prywatnymi a publicznymi. Dyrektywą 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych Unia Europejska zobowiązała Polskę do budowy platformy, która będzie przyjmowała e-faktury w zamówieniach publicznych. Obowiązkowe składanie elektronicznych faktur przez przedsiębiorców wykonujących zamówienia publiczne ma zostać wprowadzone do 1 listopada 2020 r. Umożliwi to połączenie platformy do przyjmowania e-faktur dla zamówień publicznych, Centralnego Rejestru Faktur i Repozytorium JPK. Organy podatkowe będą mogły analizować dane na niespotykaną dotąd skalę.

Trzy możliwe modele

Na podstawie doświadczeń międzynarodowych można wyróżnić trzy modele, na których może być oparty Centralny Rejestr Faktur. Niektóre rozwiązania dopuszczają istnienie faktur w formie papierowej, inne całkowicie je eliminują.

1. W podstawowym wariancie, który został wprowadzony w Hiszpanii, obowiązek ewidencji faktur spoczywa zarówno na ich wystawcach, jak i odbiorcach. Wymaga on od nich wprowadzenia danych ręcznie na platformie, na której znajduje się rejestr. W związku z powyższym, system wymaga dodatkowych zabezpieczeń tj. certyfikatu bezpieczeństwa czy podpisu elektronicznego. Niemniej jednak w tym przypadku w obrocie nadal mogą funkcjonować faktury papierowe.
2. Drugi wariant, który można określić jako zaawansowany, zakłada integrację danych z faktur elektronicznych z tymi raportowanymi w plikach JPK. Każda zarejestrowana faktura otrzyma indywidualny numer, który pozwoli uniknąć ryzyka, że zostanie zarejestrowana więcej, niż jeden raz. Unikalny numer umożliwia powiązanie danych z Centralnego Rejestru Faktur z danymi z JPK. Jest to możliwe zarówno w stosunku do wystawcy faktury, jak i jej odbiorcy.
   
   W dwóch powyższych przypadkach, możliwe byłoby również powiązanie Centralnego Rejestru Faktur z programami finansowo-księgowymi. W takim wypadku każda faktura przygotowana za pomocą programu księgowego byłaby natychmiast wysyłana do centralnej bazy.
3. Trzeci wariant oznacza całkowitą rezygnację z faktur papierowych. W tym przypadku konieczne byłoby stworzenie specjalistycznego oprogramowania komputerowego, które będzie jedynym umożliwiającym wystawienie e-faktury. Ciężar dostarczenia oprogramowania powinien spoczywać zasadniczo na Ministerstwie Finansów. Konieczność całkowitego przejścia na elektroniczne fakturowanie i wdrożenia dedykowanego oprogramowania powoduje, że model ten wymagałby wydłużonego okresu przejściowego.

Co z tajemnicą skarbową?

W dyskusji o cyfryzacji administracji podatkowej nie należy pomijać zagadnienia tajemnicy skarbowej. Aby uzyskać dostęp do danych o szczególnym znaczeniu dla podatników, pracownicy spółki Aplikacje Krytycznie nie będą musieli uzyskiwać zgody organów podatkowych ani podmiotów, których dane dotyczą. Warto przy tym wspomnieć, że jak dotychczas ustawodawca nie nadał im statusu funkcjonariuszy publicznych. Poufność danych zabezpiecza stosunkowo mało precyzyjny przepis ustawy powołującej spółkę Aplikacje Krytyczne. Zgodnie z jego treścią „Do ochrony danych uzyskanych przez spółkę stanowiących tajemnice prawnie chronione, stosuje się przepisy regulujące zasady ochrony tych tajemnic”.

Podatnicy czekają na szczegóły planu

Przedsiębiorcom pozostaje czekać na bardziej szczegółowe komunikaty Ministerstwa Finansów w zakresie tego, jak będzie wyglądał polski Centralny Rejestr Faktur. Administracja skarbowa może wzorować się na rozwiązaniach przyjętych w innych krajach albo stworzyć swój autorski projekt. Niemniej jednak obowiązek polegający na rejestracji faktur w centralnym systemie prawdopodobnie będzie wymagał od przedsiębiorców przystosowania systemów komputerowych funkcjonujących w firmach. Dlatego należy postulować uchwalenie odpowiednio długiego okresu przejściowego, który pozwoli firmom dostosować się do nowych wymogów. Tym bardziej, że fakturowanie to jedna z podstawowych czynności wykonywanych codziennie przez większość firm.

Więcej o regulacjach związanych z Centralnym Rejestrem Faktur oraz o wyzwaniach, jakie mogą stawiać przed podatnikami poszczególne modele tego systemu pisali Tomasz Stankiewicz, Starszy Menedżer i Przemysław Pasikowski, Konsultant w Zespole Tax Management Consulting, Deloitte Doradztwo Podatkowe.