Dobre praktyki przy wdrożeniach oprogramowania do rozliczania podatków

W Polsce i na świecie nieustannie zwiększa się ilość obowiązków związanych z elektronicznym raportowaniem podatków. Po wprowadzeniu elektronicznych deklaracji i plików JPK, Ministerstwo Finansów zaczęło automatycznie i masowo analizować transakcje podatników. W takim otoczeniu dynamicznie rośnie popyt na oprogramowanie usprawniające i automatyzujące rozliczenia podatkowe.

Oprogramowanie dla komfortu i zarządzania ryzykiem

Obok analizy przepisów i klasycznych porad, nowe technologie stają się niezbędnym elementem doradztwa podatkowego. Programy automatyzujące rozliczenia podatkowe pozwalają oszczędzić czas i zmniejszają ryzyko błędu. Co nie mniej istotne, uwalniają również pracowników od wykonywania żmudnych, powtarzalnych czynności, pozwalając im przeznaczyć większą ilość czasu na bardziej wyspecjalizowane zadania.  Mogą również podwyższyć komfort pracy i poczucie bezpieczeństwa. Aby te założenia zostały spełnione, decyzja o wyborze dostawcy oprogramowania powinna być podejmowana w oparciu o dokładną analizę czynników innych, niż tylko specyfikacja techniczna programu.

Kompleksowy program do rozliczania podatków wymaga przystosowania do konkretnego podmiotu, dla którego jest tworzony. Dostosowanie oprogramowania powinno uwzględniać:

• otoczenie systemowe istniejące w firmie;
• specyfikę działalności prowadzonej przez przedsiębiorstwo;
• stosowane w firmie procedury związane ze sprawozdawczością podatkową;
• obsługę kwestii stanowiących problem podczas cyklicznych rozliczeń.

Wobec tego, jak złożoną pracą jest wdrożenie informatycznych narzędzi podatkowych, o sukcesie wdrożenia decyduje odpowiednia wiedza i doświadczenie dostawcy. Istotne jest również przestrzeganie kilku zasad, jak w szczególności zasada nieingerencji w systemy i polityki firmy, odpowiednia metodologia i testy sprawdzające poprawność działania oprogramowania. Nie ma stałych i sztywnych zasad, których należy przestrzegać wdrażając oprogramowanie podatkowe. W praktyce zostały jednak wykształcone pewne dobre praktyki, którymi warto się kierować.

Kryteria wyboru dostawcy

Wdrożenie jest procesem, który – w zależności od metodologii oraz specyfiki programu – trwa przez określony czas. Odpowiednie przygotowanie merytoryczne dostawcy oraz właściwe usystematyzowanie kolejnych kroków może spowodować, że wdrożenie zakończy się bardzo szybko. Niemniej jednak, warto, aby w tym czasie komunikacja z dostawcą przebiegała sprawnie i bez niepotrzebnych nieporozumień. Mogą one wynikać w szczególności z posługiwania się przez dostawcę i użytkowników językami z różnych specjalistycznych dziedzin. Jednak trudno wymagać od księgowych, aby na potrzeby wdrożenia uczyli się języka programistów. To dostawca powinien rozumieć pojęcia z zakresu księgowości i przepisy prawne istotne dla funkcjonowania firmy. W przeciwnym razie dwie strony mogą rozmawiać o tym samym, odnosząc wrażenie, że mówią o kompletnie innych rzeczach.

Czasami zdarza się, że podczas wdrożenia oprogramowania zostaną wykryte nieprawidłowości w procedurach księgowych firmy. Przegląd procesów podlegających automatyzacji może również doprowadzić do identyfikacji obszarów, które mogą lepiej funkcjonować. Aby nie zautomatyzować błędów, dostawca oprogramowania powinien posiadać wiedzę, która pozwoli mu zauważyć, że pewne elementy procesu wymagają zmiany.

Hands-off policy

Oprogramowanie do rozliczania podatków ma za zadanie zaoszczędzić czas i odciążyć pracowników firmy. Ten sam cel powinien przyświecać wdrożeniu. Oczywiście na poszczególnych etapach kooperacja pracowników z dostawcą jest niezbędna, aby upewnić się, że program spełnia oczekiwania przedsiębiorstwa. Nie należy jednak obarczać ich pracą analityczną, która powinna spoczywać na dostawcy.

Jednym z błędów, który łatwo popełnić podczas wdrożenia, jest nadmierne angażowanie pracowników działu IT. Ich udział jest potrzebny głównie na początkowym etapie, kiedy muszą przygotować infrastrukturę do wdrożenia oprogramowania. Po wdrożeniu zapewnienie sprawnego działania oprogramowania powinno leżeć po stronie dostawcy. W przeciwnym wypadku, zamiast odciążyć pracowników i zautomatyzować proces, po prostu przeniesiemy obowiązki z działu księgowego na dział IT.

Podczas wdrożenia ważne zadanie spoczywa na doradcach podatkowych firmy i pracownikach, którzy będą finalnymi użytkownikami oprogramowania. To oni muszą udzielić dostawcy informacji na temat procesów funkcjonujących w firmie. Na końcowym etapie powinni ocenić przydatność oprogramowania i to, czy spełnia ono ich oczekiwania.

Dostawca powinien już na początku zapoznać odbiorcę ze wszystkimi etapami wdrożenia. Podczas wdrożenia wskazane jest stosowanie tzw. hands-off policy, czyli zasady nieingerencji w zastane otoczenie systemowe i biznesowe firmy, a jednocześnie minimalizacji udziału pracowników firmy w pracach związanych z dostosowaniem oprogramowania. Niemniej jednak, czasami ich udział jest niezbędny. Aby nie zakłócać pracy w firmie, każdy z pracowników, który będzie odgrywał jakąś rolę we wdrożeniu, powinien z wyprzedzeniem poznać harmonogram prac oraz wiedzieć, w którym momencie dostawca może poprosić go o informacje lub pomoc.

Informacje dla dostawcy

Aby program spełniał swoją rolę w firmie, konieczne jest przekazanie dostawcy szczegółowych informacji, które pozwolą dostosować oprogramowanie do potrzeb przedsiębiorstwa. Lista jest długa i dla każdej firmy będzie nieco inna. Można jednak wskazać kilka podstawowych wiadomości niezbędnych dla dopasowywania programu do potrzeb użytkowników.

Przed wdrożeniem wskazane jest jednoznaczne ustalenie:

• wymagań funkcjonalnych i technicznych, jakie powinien spełniać program;
• katalogu sprawozdań i deklaracji oraz procesów dodatkowych powiązanych z procesem raportowania podatkowego;
• listy czynności (poprawek, sprawdzeń, rekalkulacji) wykonywanych dotychczas manualnie przez osoby zajmujące się sprawozdawczością podatkową, które mają potencjał częściowej lub całkowitej automatyzacji w ramach oprogramowania podatkowego;
• oczekiwań zarządu, dyrektora finansowego i głównego księgowego, którzy będą wykorzystywać program do celów zarządczych.

Należy również dokładnie przeanalizować procesy zachodzące w firmie. Może się okazać, że ich automatyzacja będzie wymagała bardziej szczegółowej analizy albo nawet zmiany, jeśli zidentyfikowane zostaną obszary do poprawy.

Uporządkowana analiza

Badanie poszczególnych obszarów, które podlegają automatyzacji powinno przebiegać zgodnie z określonym schematem. W przeciwnym razie, w przypadku wystąpienia błędów, łatwo wpaść w pułapkę koncentracji na jednym, wąskim zagadnieniu. Może to doprowadzić do pominięcia błędów w pozostałych obszarach. Jest to o tyle niebezpieczne, że rozliczenia podatkowe stanowią system naczyń połączonych. Aby przekonać się, czy nie automatyzujemy błędów, należy przeprowadzić weryfikację całego procesu.

Przykładem metody wdrożenia jest systematyka pięciu filarów (tzw. five pillar matrix). Stosuje się ją podczas wdrożeń oprogramowania do rozliczania VAT oraz przeglądów systemów ERP. Opiera się ona na wydzielonych, spójnych obszarach, które podlegają analizie. Składają się na nie:

• Klasyfikacja VAT,
• Kalkulacja VAT,
• Rozliczenie VAT,
• Raportowanie VAT,
• Formularze VAT.

Testowanie, czy oprogramowanie spełnia wymagania

Każde wdrożenie powinno zakończyć się testowaniem oprogramowania i sprawdzeniem, czy spełnia ono oczekiwania użytkowników. Będą to po części subiektywne opinie, ale należy je głośno wyrazić podczas wdrożenia i testowania. Istnieją również obiektywne testy, których przeprowadzenie jest niezbędne, aby przekonać się, czy program działa poprawnie z punktu widzenia merytorycznego.

Podstawowym testem, jaki należy wykonać przy okazji każdej automatyzacji, jest test prawdy. Polega on na porównaniu rozliczenia podatkowego przygotowanego zgodnie z metodą stosowaną w firmie przed wprowadzeniem programu z wyliczeniem wykonanym przez program. Jeżeli kwoty w rozliczeniach podatkowych są zbieżne, mamy gwarancję, że test zakończył się sukcesem. W tym momencie warto również spróbować zweryfikować, ile czasu zaoszczędziliśmy dzięki automatyzacji.

Owocna współpraca

Oprogramowanie do rozliczania podatków może przynieść przedsiębiorstwom wiele korzyści: od oszczędności czasu, przez minimalizację ryzyka błędów, aż do bardziej efektywnego zarządzania procesem. Jednak aby program spełniał oczekiwania użytkowników, kluczowe jest jego prawidłowe wdrożenie. Wymaga ono przeprowadzenia szczegółowej, usystematyzowanej analizy procesów występujących w firmie i uważnego wysłuchania oczekiwań użytkowników. W skutecznym przeprowadzeniu wdrożenia, które jednocześnie nie obciąży nadmiernie pracowników firmy, pomagają dobre praktyki. Ich przestrzeganie – szczególnie przez interdyscyplinarnego doradcę – znacznie ułatwi osiągnięcie planowanego efektu przy minimalnym zaangażowaniu zasobów przedsiębiorstwa, którego procesy podlegają automatyzacji.

Więcej o dobrych praktykach, jakimi dostawca programu komputerowego powinien się kierować podczas wdrożenia programu podatkowego, pisali Igor Roman, Starszy Menedżer i Klaudia Banasik, Starszy Konsultant w Zespole Tax Management Consulting, Deloitte Doradztwo Podatkowe.