Biała Lista podatników. Wymagania prawne i możliwe rozwiązania systemowe (SAP / taxCube)

Interaktywny spis najczęściej zadawanych pytań

1. W jakiej formie należy dokumentować dokonaną weryfikację rachunku bankowego na „Białej liście”?
2. Na jaki moment należy sprawdzić rachunek kontrahenta w Białej Liście?
3. Co mają zrobić zagraniczne firmy zarejestrowane na VAT w Polsce, dokonujące transakcji wskazanych w zał. 15 do ustawy o VAT (podlegających obligatoryjnemu split paymentowi), które dotychczas korzystały jedynie z rachunków w kraju swojej siedziby?
4. Czy rachunki walutowe prowadzone dla polskich podatników przez polskie banki i zgłoszone do US będą uwidocznione na białej liście?
5. Czy rozwiązanie SAP przewiduje weryfikację już na poziomie danych podstawowych, oraz księgowania dokumentu. Jeśli tak to czy wykorzystuje metodę search (lub listy), aby od razu weryfikować czynnego podatnika VAT?
6. SAP-czy narzędzie będzie "wbudowane" w transakcję F110? Czy będzie osobną transakcją?
7. Na jakiej podstawie mają być oznaczeni kontrahenci wyłączeni z weryfikacji?
8. Co w przypadku systemu zarządzanego przez centralę za granicą, obejmującego wiele zagranicznych jednostek gospodarczych, w tym polskie – czy zainstalowanie narzędzia spowoduje objęcie kontrolą białej listy wszystkich jednostek w SAP?

1. W jakiej formie należy dokumentować dokonaną weryfikację rachunku bankowego na „Białej liście”?

W przypadku weryfikacji danego kontrahenta i jego danych z danymi znajdującymi się na „Białej liście”, podatnik powinien otrzymać unikalny identyfikator – klucz elektroniczny, który jest potwierdzeniem wykonania zapytania (o jaki identyfikator podmiotu pytano, datę na jaki dzień została udzielona odpowiedź i datę zapytania). Podatnik powinien zachować ten unikalny identyfikator w formie elektronicznej (bądź też wydrukować potwierdzenie z danymi dotyczącymi rachunku) by móc potem udowodnić, że w dniu zapłaty dokonał weryfikacji kontrahenta, w tym zweryfikował rachunek bankowy kontrahenta i że dane do przelewu były zgodne z danymi kontrahenta umieszczonymi w chwili zapytania w wykazie.

2. Na jaki moment należy sprawdzić rachunek kontrahenta w Białej Liście?

Aby zabezpieczyć pozycję podatkową danego podmiotu (prawo do odliczenia VAT i możliwość zaliczenia do kup) rachunek kontrahenta należy zweryfikować z „Białą listą” na dzień zlecenia przelewu.

3. Co mają zrobić zagraniczne firmy zarejestrowane na VAT w Polsce, dokonujące transakcji wskazanych w zał. 15 do ustawy o VAT (podlegających obligatoryjnemu split paymentowi), które dotychczas korzystały jedynie z rachunków w kraju swojej siedziby?

W związku z nowymi przepisami w zakresie mechanizmu podzielonej płatności, zagraniczne firmy które są zarejestrowane na VAT w Polsce a będą dokonywać transakcji objętych nowym załącznikiem do ustawy o VAT, powinny posiadać rachunek bankowy w polskim banku, szczególnie jeśli prowadzą rozliczenia z polskimi podatnikami. Taki rachunek podlega zgłoszeniu do urzędu skarbowego, a zatem będzie widoczny na „Białej liście”. W konsekwencji, w takich sytuacjach zagraniczne firmy będą musiały założyć rachunek rozliczeniowy w Polsce.

Obowiązku tego nadal nie będą mieć zagraniczni podatnicy zarejestrowani na VAT w Polsce, którzy nie dokonują transakcji z załącznika 15 do Ustawy o VAT. Mogą oni nadal korzystać z zagranicznych kont na potrzeby rozliczania swoich transakcji z polskimi kontrahentami.

4. Czy rachunki walutowe prowadzone dla polskich podatników przez polskie banki i zgłoszone do US będą uwidocznione na białej liście?

Tak, jeżeli są to rachunki rozliczeniowe w rozumieniu ustawy Prawo bankowe będą widoczne w wykazie niezależnie od tego dla jakiej waluty rozliczeniowej są prowadzone.

5. Czy rozwiązanie SAP przewiduje weryfikację już na poziomie danych podstawowych, oraz księgowania dokumentu. Jeśli tak to czy wykorzystuje metodę search (lub listy), aby od razu weryfikować czynnego podatnika VAT?

Rozwiązanie Deloitte WhiteList w SAP, pozwala na weryfikację kontrahenta podczas księgowania dokumentu lub aktualizacji danych podstawowych. W takim przypadku odwołujemy się do wyników weryfikacji przeprowadzonej w nocy, przechowywanych w naszym narzędziu. Podczas weryfikacji statusu kontrahenta używamy metody search, więc jednocześnie pobieramy zarówno informację o statusie VAT, jak i rejestracji rachunków bankowych.

6. SAP-czy narzędzie będzie "wbudowane" w transakcję F110? Czy będzie osobną transakcją?

Rozwiązanie Deloitte WhiteList w SAP integruje się z transakcją F110 – podczas tworzenia propozycji płatności wywołujemy dodatkowe sprawdzenie statusu kontrahenta w naszym narzędziu. Wynik weryfikacji może być podstawą do zablokowania danej płatności.

7. Na jakiej podstawie mają być oznaczeni kontrahenci wyłączeni z weryfikacji?

Kontrahentów można wyłączyć z weryfikacji, np. gdy:

• Są to kontrahenci „archiwalni” (istnieją w danych podstawowych w SAP, ale nie są prowadzone żadne transakcje z nimi)
• Kontrahent zmienił NIP – w takim przypadku weryfikacja dla starego NIP jest automatycznie wyłączana
• Transakcje z kontrahentem nie przekraczają ustawowego limitu (15tys. zł)

8. Co w przypadku systemu zarządzanego przez centralę za granicą, obejmującego wiele zagranicznych jednostek gospodarczych, w tym polskie – czy zainstalowanie narzędzia spowoduje objęcie kontrolą białej listy wszystkich jednostek w SAP?

W naszej aplikacji można dostosować konfigurację do potrzeb każdej jednostki gospodarczej, niezależnie od innych ustawień.