Biała Lista, White List

Artykuł

Jakie są najczęstsze wątpliwości podatników dotyczące Białej Listy?

Biała lista - Odpowiedzi na najważniejsze pytania

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, od 1 września br. przedsiębiorcy zobowiązani są do dokonywania płatności na rachunki bankowe wskazane na tzw. Białej liście podatników udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. W przeciwnym razie, od 1 stycznia 2020 r. będą im grozić dotkliwe sankcje.

Firmy nadal mają jednak wiele pytań i wątpliwości, jak przygotować się do tych nowych wymogów. Przygotowaliśmy więc dla Państwa kompendium wiedzy w oparciu o najczęściej zadawane pytania.

Biała lista - interaktywny spis najczęściej zadawanych pytań

  1. Jakie informacje znajdę na „Białej Liście”?
  2. Jakie kryteria wyszukiwania można stosować?
  3. Co to jest API?
  4. Na jaki moment należy sprawdzić rachunek kontrahenta w Białej Liście? 
  5. Opłaciłem fakturę od kontrahenta na rachunek, który nie istnieje w tej bazie MF. Jakie sankcje mi grożą?
  6. Czy powinniśmy weryfikować tylko te płatności, które przekraczają 15 tys. PLN?
  7. Czy w przypadku kilku płatności (każda poniżej 15 tys. PLN) na rzecz jednego kontrahenta, których suma przekracza 15 tys. PLN, trzeba weryfikować dane kontrahenta z Białą listą? 
  8. Co powinienem/powinnam zrobić by uniknąć sankcji?
  9. Od kiedy będą obowiązywać sankcje?
  10. Dostaję od kontrahentów pisma z prośbą o pisemne potwierdzenie, że rachunek naszej Spółki widnieje na białej liście. Czy my również powinniśmy prosić naszych kontrahentów o takie pisemne potwierdzenia? Czy jest to dla nas wystarczające zabezpieczenie przed sankcjami?
  11. W jakiej formie należy dokumentować dokonaną weryfikację rachunku bankowego na „Białej liście”?
  12. W danych mojej firmy znajdujących się w Białej liście są błędy (m.in. mój adres zamieszkania wskazany jest zamiast adresu prowadzenia działalności). Czy powinienem jakoś to skorygować/zgłosić te błędy?
  13. Czy prywatne rachunki wykorzystywane w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej będę również uwzględniane na „Białej liście”?
  14. Pod koniec sierpnia złożyliśmy aktualizację NIP-8, w której wskazaliśmy nowe rachunki dla prowadzonej działalności. Jak długo będziemy czekać na zaktualizowanie tych informacji w Białej liście? 
  15. Co z rachunkami wirtualnymi?
  16. Kontrahenci nie widzą powyższych rachunków na Białej liście i odmawiają zapłaty na te konta. Co zrobić w takiej sytuacji? 
  17. W trakcie dokonywania weryfikacji przykładowych kontrahentów napotkaliśmy na kilka błędów/problemów technicznych. Od kiedy Biała lista będzie w pełni funkcjonalna?
  18. Czy rachunki walutowe prowadzone dla polskich podatników przez polskie banki i zgłoszone do US będą uwidocznione na białej liście?
  19. Czy kontrahent ma przed 1 stycznia 2020 r. podstawy odmówić sprzedawcy płatności za fakturę, jeżeli z różnych przyczyn rachunku sprzedawcy nie ma na białej liście? 
  20. Czy za brak sprawdzenia kontrahenta na białej liście US może odmówić podatnikowi zwrotu VAT? 
  21. Co mają zrobić zagraniczne firmy zarejestrowane na VAT w Polsce, dokonujące transakcji wskazanych w zał. 15 do ustawy o VAT (podlegających obligatoryjnemu split paymentowi), które dotychczas korzystały jedynie z rachunków w kraju swojej siedziby?
  22. Czy rachunki prowadzone dla polskich podatników przez zagraniczne banki zgłoszone do US będą uwidocznione na białej liście?
  23. Dokonujemy WNT od francuskiej firmy za które dotychczas płaciliśmy na konto tej firmy w banku we Francji. Czy teraz powinniśmy wymusić na kontrahencie otwarcie rachunku w polskim banku? 
  24. Jak należy rozumieć obowiązki weryfikacji numerów kont bankowych w przypadku takich transakcji jak factoring i cashpool?

Biała lista – nasze rozwiązanie

Bazując na wieloletnim doświadczeniu w budowaniu i wdrażaniu podatkowych rozwiązań informatycznych stworzyliśmy aplikację taxCube™ WhiteList (taxCube™ WL) pozwalającą na masową, zautomatyzowaną i błyskawiczną weryfikację danych z Białej listy.

Więcej o taxCube™ WhiteList (taxCube™ WL)

Jakie są najczęstsze wątpliwości podatników dotyczące Białej Listy?

Odpowiedzi na najważniejsze pytania

Pobierz PDF

1. Jakie informacje znajdę na „Białej Liście”?

Biała lista” (poza podstawowymi danymi takimi numer NIP oraz status podatnika VAT) zawiera również nazwę podmiotu, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz numery bankowych rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK.

Warto pamiętać, że wykaz zawiera nie tylko status podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny lub podatnik VAT zwolniony (w tym podmiotu którego rejestracja została przywrócona), ale też podmiotów których nie zarejestrowano lub które zostały wykreślone z rejestru. W wykazie znajdziemy również dokładne daty zarejestrowania, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia rejestracji.

Webcast: nagranie archiwalne

Przybliżamy nadchodzące zmiany w raportowaniu VAT 2020 (VDEK, Whitelista, Split-payment) i technologiczne wyzwania z nimi związane. Wyjaśniamy także, jak można sobie z nimi poradzić.

Zarejestruj się na nagranie archiwalne

2. Jakie kryteria wyszukiwania można stosować?

W metodzie pełnej parametry wyszukiwania to: NIP, fragment nazwy, REGON lub numer rachunku bankowego oraz dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie. Natomiast w celu zweryfikowania, czy dany rachunek bankowy jest przyporządkowany w wykazie do podmiotu należy podać numer NIP lub REGON oraz numer sprawdzanego rachunku bankowego.

3. Co to jest API?

Application Programming Interface (Interfejs Programowania Aplikacji) pozwala na komunikowanie się aplikacji między sobą. API wykazu podatników VAT zawiera dwie metody odpytywania o dane z wykazu: metodę pełną „search” oraz metodę uproszczoną „check”. Dzięki metodzie pełnej można uzyskać cały zakres danych o sprawdzanym podmiocie. Metoda uproszczona pozwala na sprawdzenie, czy dany numer rachunku bankowego jest przypisany do sprawdzanego podmiotu.

4. Na jaki moment należy sprawdzić rachunek kontrahenta w Białej Liście?

Aby zabezpieczyć pozycję podatkową danego podmiotu (prawo do odliczenia VAT i możliwość zaliczenia do kupna) rachunek kontrahenta należy zweryfikować z „Białą listą” na dzień zlecenia przelewu.

5. Opłaciłem fakturę od kontrahenta na rachunek, który nie istnieje w tej bazie MF. Jakie sankcje mi grożą?

O 1 stycznia 2020 r., za opłacenie faktury od kontrahenta na rachunek, który nie istnieje w bazie MF, będą groziły następujące sankcje:

  • brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów płatności w części, w jakiej płatność została dokonana z pominięciem rachunku widniejącego w bazie MF;
  • odpowiedzialność solidarna za zaległości podatkowe dostawcy w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na dostawę towarów lub to świadczenie usług udokumentowane fakturą, która została opłacona z pominięciem rachunku widniejącego w bazie MF.
     

6. Czy powinniśmy weryfikować tylko te płatności, które przekraczają 15 tys. PLN?

Sankcje (w tym solidarna odpowiedzialność) będą miały zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekroczy 15 000 zł. Zatem skoro w tym przypadku istotna jest jednorazowa wartość transakcji, a nie kwota pojedynczej płatności, należy weryfikować również płatności w kwocie nieprzekraczającej 15 000 zł, które składają się na transakcję o jednorazowej wartości powyżej 15 000 zł.

Należy także zwrócić uwagę, że weryfikacja statusu kontrahenta z wykorzystaniem Białej listy jest jedną z przesłanek, żeby uznać, iż podatnik dochował należytej staranności w przypadku danej transakcji. Ministerstwo wskazuje na powyższe przy okazji kampanii Bezpieczna transakcja, podkreślając, że weryfikacja kontrahenta jest istotna zarówno w przypadku rozpoczęcia współpracy z kontrahentem, jak i w przypadku kontynuacji tej współpracy.

W związku z powyższym, w celu obniżenia ryzyka sankcji, a także w celu zwiększenia pewności, że organy podatkowe nie zakwestionują odliczenia VAT, należy weryfikować wszystkie płatności, a nie tylko te, których wartość przekracza 15.000 zł.
 

7. Czy w przypadku kilku płatności (każda poniżej 15 tys. PLN) na rzecz jednego kontrahenta, których suma przekracza 15 tys. PLN, trzeba weryfikować dane kontrahenta z Białą listą?

Weryfikacja danych kontrahentów zgodnie z Białą listą jest szczególnie istotna w przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty. Odpowiedź na pytanie zależy zatem od tego, jak należy rozumieć jednorazową wartość transakcji, natomiast liczba transakcji pozostaje w tym zakresie bez znaczenia.

Pomocniczo można tu odnieść się do odpowiedzi na interpelację poselską nr 9279, zgodnie z którą „jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Przymiot jednorazowości nie odnosi się do liczby płatności, lecz odzwierciedla wymóg powiązania poszczególnych świadczeń w ramach jednego stosunku umownego.” (wprawdzie odpowiedź na interpelację odnosiła się do art. 22 Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, niemniej jednak Ustawa Prawo przedsiębiorców zaimplementowała ten przepis w art. 19).

Odpowiedź na pytanie zależy więc od tego, czy przedmiotowe płatności (każda poniżej 15 000 zł) dokonane na rzecz jednego kontrahenta, których suma przekracza 15 000 zł, są ze sobą powiązane, składając się na jednorazową wartość transakcji, tj:

  • jeśli płatności o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł, których suma przekracza 15 000 zł, wynikają z jednej umowy, to należy weryfikować dane kontrahenta z Białą listą, przy czym bez znaczenia pozostaje liczba płatności (np. może być 15 001 płatności po 1 zł i jeśli wynikają one z jednego stosunku umownego, to należy weryfikować dane kontrahenta); 
  • jeśli płatności o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł nie są ze sobą powiązane, tj. wynikają z odrębnych stosunków umownych, nie ma obowiązku weryfikowania danych kontrahenta zgodnie z Białą listą.
     

8. Co powinienem/powinnam zrobić by uniknąć sankcji?

W celu uniknięcia sankcji za dokonanie płatności na rachunek inny niż wskazany w bazie MF na dzień zlecenia przelewu, należy złożyć zawiadomienie o zapłacie należności na ten rachunek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu.

Innym sposobem na uniknięcie solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe w VAT dostawcy w przypadku płatności z pominięciem rachunku wykazanego w bazie MF jest zapłata należności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Należy jednak zaznaczyć, że zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności zwalnia wyłącznie z solidarnej odpowiedzialności w zakresie VAT, nie wpływając na możliwość zaliczenia płatności do kosztów uzyskania przychodów.

9. Od kiedy będą obowiązywać sankcje?

Sankcje będą obowiązywać od 1 stycznia 2020 r. Dopiero od tego dnia podatnik, podczas zapłaty na rachunek spoza wykazu, musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami w podatku dochodowym oraz z odpowiedzialnością solidarną w VAT. W związku z tym zapłata na rachunek spoza wykazu do 31 grudnia 2019 r. nie będzie pociągała za sobą negatywnych konsekwencji podatkowych.

10. Dostaję od kontrahentów pisma z prośbą o pisemne potwierdzenie, że rachunek naszej Spółki widnieje na białej liście. Czy my również powinniśmy prosić naszych kontrahentów o takie pisemne potwierdzenia? Czy jest to dla nas wystarczające zabezpieczenie przed sankcjami?

Pismo wystawione przez kontrahenta, potwierdzające, że rachunek kontrahenta widnieje na białej liście nie stanowi wystarczającego zabezpieczenia przed sankcjami w przypadku gdy w chwili płatności, rachunek na który dokonano płatności nie był ujawniony na białej liście. Jeżeli w wykazie brakuje informacji o rachunku podatnika, to wówczas podatnik powinien sprawdzić, czy:

  • zgłosił do urzędu skarbowego swój rachunek oraz
  • czy zgłoszony rachunek jest rachunkiem rozliczeniowym lub rachunkiem w SKOK otwartym w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Następnie podatnik powinien złożyć zgłoszenie aktualizacyjne w przypadku, gdy ww. wymienione warunki nie zostały spełnione lub też wyjaśnić z urzędem skarbowym albo z CEIDG (w zakresie aktualizacji danych zgłaszanych za pośrednictwem CEIDG) dlaczego informacja o danym rachunku nie została umieszczona na białej liście. Podatnik może się skontaktować się również z bankiem prowadzącym dany rachunek w zakresie wyjaśnień co do charakteru danego rachunku.
 

11. W jakiej formie należy dokumentować dokonaną weryfikację rachunku bankowego na „Białej liście”?

W przypadku weryfikacji danego kontrahenta i jego danych z danymi znajdującymi się na „Białej liście”, podatnik powinien otrzymać unikalny identyfikator – klucz elektroniczny, który jest potwierdzeniem wykonania zapytania (o jaki identyfikator podmiotu pytano, datę na jaki dzień została udzielona odpowiedź i datę zapytania). Podatnik powinien zachować ten unikalny identyfikator w formie elektronicznej (bądź też wydrukować potwierdzenie z danymi dotyczącymi rachunku) by móc potem udowodnić, że w dniu zapłaty dokonał weryfikacji kontrahenta, w tym zweryfikował rachunek bankowy kontrahenta i że dane do przelewu były zgodne z danymi kontrahenta umieszczonymi w chwili zapytania w wykazie.

12. W danych mojej firmy znajdujących się w Białej liście są błędy (m.in. mój adres zamieszkania wskazany jest zamiast adresu prowadzenia działalności). Czy powinienem jakoś to skorygować/zgłosić te błędy?

W przypadku błędów co do danych znajdujących się na białej liście, podatnik powinien zgłosić dany błąd do:

  • do właściwych dla siebie urzędów skarbowych lub na adres skrzynki e-mailowej WykazPodatnikow@mf.gov.pl,
  • do CEIDG – w zakresie aktualizacji danych zgłaszanych za pośrednictwem CEIDG, 
  • do odpowiednich banków – w zakresie wyjaśnień co do charakteru danego rachunku.
     

13. Czy prywatne rachunki wykorzystywane w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej będę również uwzględniane na „Białej liście”?

W wykazie zamieszczane są wyłącznie rachunki rozliczeniowe lub imienne rachunki w SKOK, otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli zatem do działalności gospodarczej podatnik wykorzystuje rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy (tzw. ROR), to taki rachunek nie będzie zamieszczony w wykazie.

14. Pod koniec sierpnia złożyliśmy aktualizację NIP-8, w której wskazaliśmy nowe rachunki dla prowadzonej działalności. Jak długo będziemy czekać na zaktualizowanie tych informacji w Białej liście?

Wykaz informacji na „Białej liście” akutalizowany jest w dni robocze, raz na dobę. Zaktualizowane dane powinny być widoczne na Białej liście kolejnego dnia roboczego po złożeniu aktualizacji, jednak w praktyce aktualizacja może zająć 2-3 dni robocze.

15. Co z rachunkami wirtualnymi?

Rachunek wirtualny to sub-rachunek tworzony do rachunku głównego, najczęściej przez firmy telekomunikacyjne i dostawców mediów, w celu usprawnienia księgowania wpłat od nabywców. Rachunki wirtualne nie stanowią rachunków bankowych w rozumieniu prawa bankowego oraz nie podlegają zgłoszeniu do urzędu skarbowego. W konsekwencji, takie rachunki nie są widoczne na Białej liście, jednakże możemy w niej sprawdzić czy dany podmiot posiada rachunek wirtualny, czy też nie. Jednocześnie, możliwa jest weryfikacja czy dany rachunek wirtualny jest przyporządkowany do danego podatnika, poprzez weryfikację typu check (sprawdzenie pary rachunek bankowy i numer NIP).

16. Kontrahenci nie widzą powyższych rachunków na Białej liście i odmawiają zapłaty na te konta. Co zrobić w takiej sytuacji?

Jeżeli nasi kontrahenci odmawiają zapłaty na rachunek bankowy, rozwiązanie uzależnione jest od powodu braku rachunku na Białej liście. Jeżeli nie zgłosiliśmy rachunku do urzędu skarbowego (formularz NIP-8), sugerujemy złożenie odpowiedniej aktualizacji do urzędu skarbowego. Natomiast, jeżeli w wykazie nie jest widoczny rachunek, który został przez nas zgłoszony sugerujemy kontakt odpowiednim urzędem, z Krajową Informacją Skarbową lub z Ministerstwem Finansów w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji. W takim przypadku, problem leży po stronie bazy prowadzonej przez KAS. Ewentualnie, mogą Państwo zaproponować dokonanie płatności na inne konto firmowe jeśli takie jest uwidocznione na „Białej liście”.

17. W trakcie dokonywania weryfikacji przykładowych kontrahentów napotkaliśmy na kilka błędów/problemów technicznych. Od kiedy Biała lista będzie w pełni funkcjonalna?

Ministerstwo Finansów ciągle pracuje oraz wprowadza zmiany techniczne do bazy danych. Zgodnie z zapowiedziami, w listopadzie 2019 r. baza powinna być już w pełni funkcjonalna.

18. Czy rachunki walutowe prowadzone dla polskich podatników przez polskie banki i zgłoszone do US będą uwidocznione na białej liście?

Tak, jeżeli są to rachunki rozliczeniowe w rozumieniu ustawy Prawo bankowe będą widoczne w wykazie niezależnie od tego dla jakiej waluty rozliczeniowej są prowadzone.

19. Czy kontrahent ma przed 1 stycznia 2020 r. podstawy odmówić sprzedawcy płatności za fakturę, jeżeli z różnych przyczyn rachunku sprzedawcy nie ma na białej liście?

Jeśli numer rachunku bankowego sprzedawcy nie widnieje na Białej liście, sugerowanym rozwiązaniem w pierwszej kolejności jest kontakt ze sprzedawcą z prośbą o podanie rachunku bankowego, który został zgłoszony do urzędu skarbowego oraz widnieje na Białej liście.

Pragniemy zwrócić uwagę, że dokonanie przelewu na numer rachunku sprzedawcy, który nie widnieje na Białej liście może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami podatkowymi. W przypadku dokonania przelewu na kwotę powyżej 15 000 PLN na rachunek bankowy który nie widnieje na Białej liście, podatnik nie może zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz będzie ponosił solidarną odpowiedzialność ze sprzedawcą w ramach podatku VAT (chyba, że w ciągu 3 dni zgłosi fakt dokonania przelewu do urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury).

20. Czy za brak sprawdzenia kontrahenta na białej liście US może odmówić podatnikowi zwrotu VAT?

Weryfikacja kontrahenta stanowi niewątpliwie jeden z elementów, które potwierdzają dochowanie należytej staranności przy transakcji. W przypadku braku weryfikacji, czy nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT czy też nie, istnieje ryzyko, że kontrahent nie jest podatnikiem VAT oraz nie rozlicza się z urzędem skarbowym. W konsekwencji, w trakcie czynności sprawdzających przez zwrotem VAT, urząd skarbowy może zakwestionować odliczenie podatku naliczonego z faktur wystawionych przez nierzetelnego kontrahenta.

21. Co mają zrobić zagraniczne firmy zarejestrowane na VAT w Polsce, dokonujące transakcji wskazanych w zał. 15 do ustawy o VAT (podlegających obligatoryjnemu split paymentowi), które dotychczas korzystały jedynie z rachunków w kraju swojej siedziby?

W związku z nowymi przepisami w zakresie mechanizmu podzielonej płatności, zagraniczne firmy które są zarejestrowane na VAT w Polsce a będą dokonywać transakcji objętych nowym załącznikiem do ustawy o VAT, powinny posiadać rachunek bankowy w polskim banku, szczególnie jeśli prowadzą rozliczenia z polskimi podatnikami. Taki rachunek podlega zgłoszeniu do urzędu skarbowego, a zatem będzie widoczny na „Białej liście”. W konsekwencji, w takich sytuacjach zagraniczne firmy będą musiały założyć rachunek rozliczeniowy w Polsce.

Obowiązku tego nadal nie będą mieć zagraniczni podatnicy zarejestrowani na VAT w Polsce, którzy nie dokonują transakcji z załącznika 15 do Ustawy o VAT. Mogą oni nadal korzystać z zagranicznych kont na potrzeby rozliczania swoich transakcji z polskimi kontrahentami.

22. Czy rachunki prowadzone dla polskich podatników przez zagraniczne banki zgłoszone do US będą uwidocznione na białej liście?

Nie, na Białej liście są widoczne jedynie rachunki bankowe prowadzone przez polskie banki.

23. Dokonujemy WNT od francuskiej firmy za które dotychczas płaciliśmy na konto tej firmy w banku we Francji. Czy teraz powinniśmy wymusić na kontrahencie otwarcie rachunku w polskim banku?

Negatywne konsekwencje dotyczą jedynie płatności za fakturę, wystawioną przez podatnika zarejestrowanego na VAT w Polsce. Tym samym, w przypadku otrzymania faktury od kontrahenta francuskiego, który nie jest zarejestrowany na VAT nie ma potrzeby weryfikacji jego danych z Białą listą.

24. Jak należy rozumieć obowiązki weryfikacji numerów kont bankowych w przypadku takich transakcji jak factoring i cashpool?

Weryfikacja, czy numer konta bankowego znajduje się na Białej liście dotyczy płatności za fakturę wystawioną przez podatnika zarejestrowanego na VAT w Polsce. Pragniemy wskazać, że nie ma obowiązku weryfikacji, czy podany numer rachunku należy do wystawcy faktury – należy dokonać weryfikacji numeru rachunku bankowego. W konsekwencji, w przypadku faktoringu należy dokonać weryfikacji numeru bankowego faktora, ponieważ na jego konto będziemy dokonywali płatności.

Natomiast w przypadku rozliczenia w systemie cashpool nie są dokonywane na podstawie wystawionej faktury VAT. Tym samym, negatywne konsekwencje wynikające z nowych przepisów nie dotyczą tego typu rozliczeń.

Czy ta strona była pomocna?