Webcast: Digitalizacja i paperless – jak cyfryzować procesy w organizacji?

Przedstawiamy odpowiedzi na wybrane pytania zadane przez uczestników webcastu „Digitalizacja i paperless – jak cyfryzować procesy w organizacji?"

Zaprezentowane pytania przedstawiają kwestie dotyczące zagadnień związanych z tym, w jaki sposób uwolnić się od nieefektywnych procesów i stać się „paperless” w dobie COVID-19.

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest z kolei nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Jeżeli wideokonferencja zostanie zapisana na nośniku informacji i będzie można zapoznać się z jej treścią, a dodatkowo w trakcie wideokonferencji klient zostanie zidentyfikowany i złoży oświadczenie woli, to umowa powinna zostać uznana za zawartą w formie dokumentowej. Konieczne jest także zapewnienie, że dane klienta nie będą przetwarzane w sposób sprzeczny z zasadą minimalizacji danych.

Innym aspektem jest ocena, czy rzeczywiście zawieranie umów w takiej formie jest najlepszym rozwiązaniem i czy w danej sytuacji nie będzie dogodniej skorzystać z dostawcy podpisu elektronicznego.  

Różnica pomiędzy oryginałem dokumentu a skanem wynika głównie z wymogu zachowania formy pisemnej dla oświadczeń woli lub czynności prawnych w niektórych przypadkach. Zgodnie z kodeksem cywilnym do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W konsekwencji podpis złożony na dokumencie, który został następnie zeskanowany lub wysłany faksem, nie spełnia wymogu własnoręcznego podpisu – nie oznacza to jednak, że oryginał nie spełnia wymogu zachowania takiej formy.

W kontekście używania skanów dokumentów jako dowodów w postępowaniach sądowych, Sąd Najwyższy wskazał, że co prawda kopie dokumentów wysyłane do sądu jako załączniki nie stanowią tzw. dowodów z dokumentów, niemniej jednak są środkiem dowodowym, przy pomocy którego strona może udowodnić fakty istotne, a zatem sąd może dokonać na ich podstawie ustaleń faktycznych. Obowiązek złożenia oryginału dokumentu do sądu powstaje, jeżeli zażąda tego strona przeciwna.

Jeżeli jednak nie dysponujemy oryginałem umowy, która powinna zostać zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności, a jedynie jej skanem to niewykluczona jest sytuacja, w której w postepowaniu sądowym zostanie stwierdzone, że wymagana przepisami forma nie została zachowana.

Chociaż zarówno profil zaufany, jak i podpis elektroniczny łączy element dotyczący potwierdzania tożsamości danej osoby, to znacznie się pomiędzy sobą różnią. Profil zaufany, co do zasady nie jest komercyjny, można go uzyskać bez dodatkowych opłat i służy do kontaktów z urzędami, natomiast podpis elektroniczny można wykorzystać także do celów prywatnych czy biznesowych i konieczne jest wykupienie go. Obecnie podpis elektroniczny umożliwia załatwienie większej ilości spraw niż profil zaufany. Dostawców podpisów jest więcej, a profil zaufany możemy uzyskać tylko u bardzo ograniczonego kręgu podmiotów, np. u w banku lub urzędzie (aczkolwiek ostatnio wprowadzono możliwość uzyskania tymczasowego profilu zaufanego online). Aby korzystać z podpisu elektronicznego, konieczne jest, co do zasady, zakupienie urządzenia i instalacja oprogramowania, natomiast coraz powszechniejsze stają się ostatnio tzw. podpisy chmurowe i podpisy w locie (wydawane na potrzeby podpisania jednej umowy).  W odróżnieniu od profilu zaufanego, gdy już dysponujemy podpisem elektronicznym, możemy podpisywać dokumenty „pozadministracyjne”.

Obie formy zapewniają bezpieczeństwo i nie wolno udostępniać ich innym osobom. Obie ułatwiają również załatwianie spraw urzędowych. Chociaż profil zaufany w większości spraw zastępuje podpis kwalifikowany, w niektórych przypadkach wymaga innego sposobu uwierzytelnienia. Podpis kwalifikowany przy tym pod względem skutków prawnych jest uznawany za równoważny z podpisem własnoręcznym.

W przypadku zawierania umowy za pośrednictwem poczty elektronicznej należy zwrócić uwagę na wymogi dotyczące zachowania formy dokumentowej, które zostały przewidziane w Kodeksie Cywilnym.

Zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nie ma przeciwskazań do uznania, że mail w istocie stanowi nośnik informacji. W konsekwencji należy skoncentrować się na spełnieniu drugiego wymogu, tj. umożliwieniu ustalenia osoby składającej oświadczenie. Oczywiście istnieją bardziej zaawansowane niż poczta elektroniczna narzędzia do zarządzania procesem ustalania osoby składającej oświadczenie (z wykorzystaniem podpisu elektronicznego lub zaawansowanego podpisu elektronicznego) i takie narzędzia zapewniają większą pewność w tym zakresie. Co do zasady w przypadku np. postępowań sądowych, sądy wydają się uważać za wystarczające wykazanie zawarcia umowy poprzez wymianę maili, pod warunkiem, że takie maile wysłane są z kont pocztowych nazwanych imieniem i nazwiskiem ich posiadacza, a maile podpisane imieniem i nazwiskiem. Jednakże nawet niespełnienie takich wymogów nie oznacza automatycznego uznania, że umowa nie została zawarta. Fakt jej zawarcia może być jednak konieczny do wykazania innymi środkami dowodowymi.

Istotne jest, aby wprowadzić wewnętrzne procedury compliance, które określają sposób postępowania z klientem w danej sytuacji z uwzględnieniem poziomu ryzyka generowanego w związku zawieraniem konkretnej umowy, ale także mając na względzie specyfikę organizacji. W świetle powyższego rekomendujemy jako minimum wprowadzenie takich procedur wewnętrznych i szkoleń dla pracowników, które będą podkreślać obowiązek sprawdzania, czy maile zawierające oświadczenia woli wysyłane są z adresów e-mail oznaczonych imieniem i nazwiskiem, a osoba składająca oświadczenie podpisała się na jego końcu.

Skorzystanie z zaawansowanego podpisu elektronicznego rzeczywiście nie oznacza, że umowa została zawarta w formie elektronicznej równoważnej formie pisemnej i należy uznać, że skorzystanie z takiego podpisu spełnia wymogi jedynie formy dokumentowej. Daje przy tym większą pewność niż „zwykły” podpis elektroniczny, co do tożsamości osoby, która się nim posługuje. Posługiwanie się zaawansowanym podpisem elektronicznym może mieć znaczenie w postępowaniach sądowych (większa wiarygodność dowodów), w przypadku sprzedaży wierzytelności i w politykach antyfraudowych w podmiotach z branży finansowej

Co prawda stanowisko KNF dot. wideoweryfikacji odnosi się bezpośrednio do banków i instytucji kredytowych oraz znajduje odpowiednie zastosowanie do innych instytucji nadzorowanych przez KNF, natomiast naszym zdaniem może być pomocniczo wykorzystywane przez inne instytucje, w tym z branży leasingowej. Należy mieć jednak na względzie inne regulacje, które mogą ograniczać stosowalność pewnych konkluzji z tego stanowiska do podmiotów z poszczególnych branż, np. w zakresie wniosków, które bezpośrednio dotyczą relacji pomiędzy wideoweryfikacją a obowiązkami z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Istnieje szereg argumentów przemawiających zarówno za uznaniem możliwości uznania weksli podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jak i przeciwko dopuszczeniu takiej możliwości, wynikających przede wszystkim z przewidzianej przepisami materialnej formy weksla, co ma rzecz jasna uwarunkowania przede wszystkim historyczne. Z uwagi na możliwe komplikacje związane z posługiwaniem się wekslem w formie elektronicznej należy zachować w tej materii ostrożność.

Należy zwrócić uwagę na trwające przy Ministerstwie Cyfryzacji prace dotyczące elektronicznego weksla podpisywanego za pomocą technologii blockchain. Być może w przyszłości te prace doprowadzą do zmiany w obowiązującym obecnie tradycyjnym podejściu do weksla.

Co do zasady w przypadku, gdy zawarcie umowy nie jest wymagane w formie pisemnej pod rygorem nieważności lub formie szczególnej, to umowa zawarta w formie dokumentowej jest wiążąca, jeżeli została utrwalona na nośniku informacji (np. e-mail) i jest możliwa identyfikacja osoby składającej takie oświadczenie woli. Jeżeli umowa została zawarta poprzez wymianę wiadomości e-mail, a druga strona posługiwała się mailem, w którym jest wskazane jej imię i nazwisko oraz podpisała się pod takim e-mailem, to co do zasady należy uznać, że umowa została zawarta. Wydaje się, że sąd powinien uznać za udowodnione zawarcie takiej umowy, jeżeli do pozwu zostaną dołączone dowody jej zawarcia np. w formie wydruków stosownych wiadomości e-mail. Jeżeli druga strona umowy kwestionuje jej zawarcie, to na nią przechodzi ciężar dowodu wykazania, że umowa nie została zawarta gdyż, np., to nie ta osoba złożyła dane oświadczenie woli.

Przede wszystkim należy uważnie zapoznać się z informacjami zamieszczonymi na stronie internetowej danego dostawcy podpisu elektronicznego. W większości przypadku dostawcy są precyzyjni w przekazywanych informacjach, i jeżeli oferują usługę podpisu kwalifikowanego to informują o tym wprost. Jeżeli na danej stronie internetowej nie ma takiej informacji to należy założyć, że dostarczany jest podpis elektroniczny inny niż kwalifikowany. Zwykle dostawcy chętnie odpowiadają na wiadomości e-mail i na zadane wprost pytanie co do rodzaju oferowanej usługi odpowiadają precyzyjnie. Czasami dysponują też opiniami zewnętrznych specjalistów – dotyczą one zgodności oferowanych usług z wymogami dotyczącymi kwalifikowanych podpisów elektronicznych - i chętnie udostępniają te opinie w toku negocjacji z potencjalnym klientem.

Z kolei rejestr polskich dostawców kwalifikowanych usług zaufania znajduje się pod tym linkiem: https://www.nccert.pl/uslugi.htm

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi umożliwiających posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Niektórzy dostawcy umożliwiają także skorzystanie z tzw. znakowania czasem, które umożliwia wykazanie daty zawarcia umowy. Możliwe jest także korzystanie z tzw. podpisów kwalifikowanych w locie - na potrzeby jednego podpisu. Ważne jest, aby wybrany dostawca rzeczywiście umożliwiał podpisywanie umów kwalifikowanym podpisem elektronicznym, nie natomiast „zwykłym” podpisem elektronicznym (jeżeli chcemy zawierać umowy w formie elektronicznej). Przed podpisaniem umowy z wybranym dostawcą należy upewnić się, jakiego rodzaju usługi w tym zakresie oferuje dostawca.

Tak, umowa podpisana kwalifikowanym podpisem może być dowodem w sprawie sądowej. Zgodnie z art. 227 Kodeksu Postępowania Cywilnego: przedmiotem dowodu są fakty mające dla rozstrzygnięcia sprawy istotne znaczenie. Oznacza to, że wszystko co może okazać cię pomocne dla ustalenia stanu faktycznego, w tym również dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, może być wykorzystywane jako dowód w sprawie przed sądem. Dodatkowo, w przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych sąd nie musi badać wiarygodności źródła takiego podpisu.

Nie ma co do zasady wymogu dostarczania oryginałów dokumentów do sądu. Można więc posłużyć się kopią umowy. Dostarczenie oryginałów może być jednak żądane przez drugą stronę postepowania i wtedy należy zadbać o dostarczenie oryginału umowy w takiej formie, aby sąd i druga strona postępowania mogły zapoznać się z jej treścią.