Q&A: Kasy fiskalne w pigułce – co warto wiedzieć i co się zmienia w 2023 roku?

Podczas webinaru "Kasy fiskalne w pigułce. Co warto wiedzieć i co się zmienia w 2023 roku?" pojawiło się wiele pytań od uczestników. Aby wyjaśnić najczęściej pojawiające się wątpliwości, przygotowaliśmy odpowiedzi na wybrane pytania.

Tak. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów wyrażonym w Objaśnieniach podatkowych z 16 października 2020 r. paragon fiskalny do kwoty 450 zł (lub 100 euro) z NIP nabywcy stanowi tzw. fakturę uproszczoną. Taki dokument jest traktowany jak „zwykła” faktura. Jeśli nabywca otrzymuje paragon stanowiący fakturę uproszczoną, to sprzedawca nie powinien wystawiać faktury do takiego paragonu – nie można wystawiać dwóch faktur dokumentujących tę samą transakcję.

Skorygowanie błędu w NIP nabywcy na paragonie jest możliwe, o ile stanowi on oczywistą, niezamierzoną pomyłkę. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów taki błąd może polegać m.in. na braku jednej cyfry, przestawieniu cyfr lub pomyłce w jednej cyfrze.

Zgodnie z Objaśnieniami podatkowymi z 16 października 2020 r. dot. uznania paragonów fiskalnych za faktury uproszczone, sposób takiej korekty różni się w zależności od tego, czy błędny numer znalazł się na paragonie do 450 zł (stanowiącym tzw. fakturę uproszczoną) czy powyżej tej kwoty.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów, w przypadku paragonu do 450 zł mają zastosowanie przepisy dotyczące korekt „zwykłych” faktur, dlatego w takim przypadku w celu skorygowania błędu w NIP nabywcy sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą. Z kolei w przypadku paragonu powyżej 450 zł do takiego paragonu powinna zostać wystawiona faktura z takim samym błędnym numerem i następnie do tej faktury może być wystawiona przez sprzedawcę faktura korygująca z prawidłowym NIP nabywcy.

Nie. Konieczność wymiany dotychczas stosowanych kas na kasy fiskalne online obejmowała stopniowo tylko wybrane grupy podatników, zobowiązane do wymiany kasy ze względu na rodzaj wykonywanych czynności (np. sprzedaż paliwa, usługi związane z wyżywieniem, hotelowe, sprzedaż w ramach TAX FREE).

Pozostali podatnicy będą mogli w dalszym ciągu stosować kasy starego typu. Niemniej, od 2023 roku w sprzedaży będą dostępne tylko kasy online lub kasy mające postać oprogramowania (obecnie możliwość ich używania jest ograniczona), stąd w przypadku wymiany kasy starego typu po 31 grudnia 2022 r., sprzedawca będzie mógł nabyć tylko ww. kasy.

Tak. Zgodnie z ustawą o VAT podatnicy są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony. W konsekwencji to od nabywcy zależy, czy otrzyma on paragon w sposób tradycyjny czy w formie e-paragonu, o ile oczywiście sprzedawca umożliwia taką opcję.

Możliwość używania tzw. kas wirtualnych przysługuje podatnikom, którzy używają ich w odniesieniu do czynności wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Obecnie zakres tych czynności jest ograniczony i obejmuje m.in. usługi przewozu osób samochodem osobowym, usługi transportu pasażerskiego, usługi hotelarskie i związane z zakwaterowaniem, usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych, czy też usługi mycia i czyszczenia samochodów. Warto pamiętać, że ta ostatnia grupa usług będzie podlegała obowiązkowej ewidencji na kasach fiskalnych od 1 lutego 2023 r.

Sprzedaż ewidencjonowaną na kasie fiskalnej w pliku JPK_V7 wykazuje się na podstawie zbiorczego dokumentu zawierającego informację o sprzedaży z kas rejestrujących (np. raport fiskalny dobowy/miesięczny). Taki wpis w pliku JPK_V7 powinien być oznaczony jako „RO”.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, zwroty do paragonów fiskalnych, potwierdzone dokumentem zwrotu do paragonu fiskalnego, należy prezentować jednym zbiorczym zapisem. Zbiorczy dokument zawierający dane o sprzedaży z kas rejestrujących za dany okres, oznaczony „RO”, powinien uwzględniać korekty sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej.

Zasadniczo sprzedaż komputerów i telefonów komórkowych podlega obowiązkowi ewidencji na kasie rejestrującej. Jednakże, rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przewiduje, że sprzedaż tego rodzaju towarów przez podatnika na rzecz jego pracowników korzysta ze zwolnienia z ewidencji na kasie.

Przepisy przywołanego rozporządzenia przewidują wśród warunków, których łączne spełnienie umożliwia zastosowanie zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych w przypadku sprzedaży w systemie wysyłkowym, aby dostawa towarów została dokonana za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej. Jeśli więc dostawa towarów będzie dokonywana za pośrednictwem innych podmiotów, w tym transportem własnym, to warunki umożliwiające skorzystanie ze zwolnienia nie będą spełnione.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących, ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług powinna obejmować m.in. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Przepisy nie wskazują zatem, że konieczne jest ujęcie w tej ewidencji oryginału paragonu fiskalnego. Tym samym, w przypadku zwrotu towaru powinno być możliwe posłużenie się również innym niż paragon dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży.

Otwarte szkolenie on-line: Kasy fiskalne – obowiązki, wyzwania, szanse

Kluczowe aspekty podatkowe związane z ewidencjonowaniem sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych oraz jej dokumentacją i raportowaniem dla celów VAT

27 października 2022 r., godz. 10:00 - 14:00

Zarejestruj się