Jakie są najczęstsze wątpliwości dotyczące rozliczenia dofinansowania do wynagrodzeń z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych?

Firmy nadal mają jednak wiele pytań i wątpliwości, jak przygotować się do rozliczenia dofinansowania. Przygotowaliśmy więc dla Państwa kompendium wiedzy w oparciu o najczęściej zadawane pytania.
 

1. Czy nowozatrudnione osoby mogą zostać objęte dofinansowaniem, o którym mowa w art. 15g Tarczy Antykryzysowej?

Tak, pracodawca spełniający warunki wskazane w art. 15g Tarczy Antykryzysowej może wnioskować o wsparcie na nowozatrudnionych pracowników w ramach limitów, o których mowa w tym przepisie. Wymaga to jednak złożenia nowego wniosku na nowych pracowników.

2. Musieliśmy zwolnić dyscyplinarnie pracownika pod koniec miesiąca za który otrzymaliśmy dofinansowanie. Czy przy rozliczeniu powinniśmy zwrócić za niego całą kwotę dofinansowania czy w proporcji do ilości dni zatrudnienia w danym miesiącu?

Zgodnie z umową zawieraną z Wojewódzkim Urzędem Pracy, pracodawca nie może w okresie otrzymywania dofinansowania, o którym mowa w art. 15g Tarczy Antykryzysowej, wypowiedzieć umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika na którego otrzymywane jest wsparcie. Oznacza to zatem, że zasadne i skuteczne zwolnienie dyscyplinarne jest dopuszczalne. W takim przypadku należy w naszej ocenie uznać, że środki otrzymane na dofinansowanie wynagrodzenia tego pracownika zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem w okresie zatrudnienia. Zwrotowi natomiast będą podlegały środki otrzymane po wygaśnięciu umowy o pracę, a zatem proporcjonalnie do ilości dni zatrudnienia.

3.  Co ze zwrotem w sytuacji nieprzedłużenia umowy na czas określony wygasającej w okresie pobierania dofinansowania?

Naszym zdaniem przypadek nieprzedłużenia umowy o pracę na czas określony z pracownikiem objętym dofinansowaniem powoduje konieczność zwrotu dofinansowania proporcjonalnie do ilości dni zatrudnienia, bez koniczności zapłaty odsetek, ponieważ dofinansowanie takie zostało wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, a umowa z Wojewódzkim Urzędem Pracy ani Tarcza Antykryzysowa nie przewidują obowiązku przedłużania takich umów o pracę, ani nie różnicują sytuacji osób zatrudnionych na umowie o pracę na czas określony oraz nieokreślony w zakresie możliwości otrzymania dofinansowania na wynagrodzenie takiej osoby, ani nie nakładają wprost na pracodawcę odrębnych wymogów.

4.  Czy w związku z obniżeniem czasu pracy Pracodawca może polecać pracownikom pracę w nadgodzinach? Czy Urząd może zakwestionować zasadność ubiegania się o dofinansowanie i może żądać zwrotu otrzymanych kwot?

Kwestia wykonywania pracy w godzinach ponadwymiarowych albo nadliczbowych przez pracowników z obniżonym wymiarem czasu pracy budzi wątpliwości i jest różnie interpretowana. Wskazujemy na stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: „Konieczność pracy w godzinach nadliczbowych budzi wątpliwości co do zasadności obniżenia wymiaru czasu pracy, w związku z powyższym takie przypadki powinny podlegać szczegółowej kontroli ze strony inspektora pracy oraz wojewódzkich urzędów pracy.” Naszym zdaniem w takim przypadku praca w nadgodzinach nie powinna być traktowana jako sprzeczna z Tarczą Antykryzysową w sytuacji, gdy ma charakter sporadyczny, incydentalny i wykonywana jest w odpowiedzi na doraźne potrzeby pracodawcy, w szczególności zważywszy na dynamicznie zmieniające się otoczenie biznesowe w tym czasie. Przytoczone stanowisko jest jednak także stosowane przez niektóre Wojewódzkie Urzędy Pracy. W naszej ocenie praca w nadgodzinach nie będzie przesądzała automatycznie o utracie dofinansowania. Może to jednak wymagać przygotowania dodatkowej dokumentacji oraz argumentacji na okoliczność potwierdzenia prawidłowości wydatkowania środków oraz przyszłej kontroli.

5.  Czy jeśli nie otrzymaliśmy jeszcze dofinansowania, które ma objąć miesiące maj, czerwiec, lipiec, to już powinniśmy wywiązywać się z obowiązku informacyjnego?

Datą początkową obowiązywania umowy z Wojewódzkim Urzędem Pracy jest data wypłaty pierwszej transzy. Zgodnie z zapisami samej wspomnianej umowy, umowa obowiązuje od dnia przekazania beneficjentowi pierwszej transzy środków. Od tego dnia aktualizuje się zatem obowiązek informacyjny. Zasadniczo jest to moment, w którym pracodawca po raz pierwszy dowiaduje się o przyznaniu dofinansowania. Przed otrzymaniem pierwszej transzy w większości przypadków pracodawca nie ma wiedzy na temat tego, czy jego wniosek został rozpatrzony pozytywnie albo negatywnie. Dobrą praktyką może być natomiast już wcześniejsze informowanie urzędu o okolicznościach podlegających zgłoszeniu w przypadku, gdy pracodawca dowiedział się o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, nie jest to jednak obowiązek wynikający z umowy. Natomiast naszym zdaniem niezależnie od stanu wiedzy pracodawcy albo daty wypłaty pierwszej transzy, pracodawca powinien informować urząd niezwłocznie o wszelkich okolicznościach wpływających na sam fakt przyznania wsparcia np. rozwiązanie porozumienia z pracownikami itp., które mają miejsce pomiędzy złożeniem wniosku, a otrzymaniem wsparcia.

6.  Rozliczenie i zwrot środków powinno nastąpić w ciągu 30 dni po upływie okresu pobierania wsparcia, czy to oznacza konieczność rozliczenia środków za każdy miesiąc czy też jeśli mamy dofinansowanie na 3 miesiące to po tym okresie jedno zestawienie?

Rozliczenie wsparcia powinno nastąpić jednorazowo w ciągu 30 dni od zakończenia okresu dofinansowania dla danego wniosku. Jeżeli jeden wniosek został złożony na łącznie 3 miesiące rozliczenie następuje po tym okresie. W przypadku kilku wniosków złożonych na krótsze okresy, rozliczenie powinno nastąpić za każdym razem dla danego wniosku.

7. W jaki sposób rozliczyć wsparcie podlegające zwrotowi proporcjonalnie?

Naszym zdaniem, w przypadku konieczności zwrotu środków za część miesiąca należy dokonać przeliczenia w dniach z uwzględnieniem liczby dni przypadających na dany miesiąc.

8.  Pracownik 17 czerwca wrócił do pracy na pełny etat a od 1 czerwca był na przestoju ekonomicznym. Czy za 16 dni czerwca możemy ubiegać się o dofinansowanie czy za cały czerwiec musimy oddać wsparcie?

Okres na jaki pracodawca może ubiegać się o dofinansowanie wynosi odpowiednio 1, 2 albo 3 miesiące. Nie ma na chwilę obecną możliwości złożenia wniosku na inne okresy, w tym np. liczone jako dni albo tygodnie niesumujące się do pełnego miesiąca. Natomiast jeżeli dofinansowanie zostało przyznane na miesiąc to zgodnie z wyjaśnieniami Wojewódzkich Urzędów Pracy w przypadku pozostawania przez pracownika na przestoju ekonomicznym przez część miesiąca pracodawca zachowuje prawo do dofinansowania za okres rzeczywistego przebywania przez pracownika na przestoju ekonomicznym. Natomiast dofinansowanie powinno zostać zwrócone proporcjonalnie za okres, w jakim taki pracownik świadczył pracę.

9.  Jeśli Spółka złożyła wniosek o dofinansowanie składek z ZUS, ale ulga nie została przyznana, a we wniosku do WUP nie wnioskowano o składki ZUS czy można to jakoś skorygować, gdyż w tej sytuacji składki ZUS nie będą w ogóle dofinansowane?

Z naszego dotychczasowego doświadczenia wynika, że nie ma na chwilę obecną możliwości modyfikacji złożonego wniosku. Wartym rozważenia postępowaniem w takiej sytuacji jest cofnięcie wniosku i złożenie nowego wniosku na wyższą kwotę, uwzględniającą także składki.

10. Czy zmiana treści porozumienia zawartego z reprezentacją pracowników powoduje automatyczne aneksowanie umowy, czy wymaga złożenia nowego wniosku o dofinansowanie?

Będzie to zależało przede wszystkim od rodzaju dokonywanej zmiany. Jeżeli pracodawca wnioskując o wsparcie załączał kopię porozumienia do wniosku, to dla zachowania należytej staranności warto pamiętać o przekazaniu do danego Wojewódzkiego Urzędu Pracy aktualnej treści porozumienia. Natomiast jeżeli zmiana porozumienia dotyczyła przykładowo zmiany w zakresie grup zawodowych, powodując, że dane osoby objęte wsparciem nie powinny go otrzymać albo dotyczyła skrócenia okresu wprowadzenia przestoju ekonomicznego albo obniżonego wymiaru czasu pracy na okres krótszy niż na jaki wnioskowano o wsparcie, to okoliczność taka może wymagać nie tyle zmiany samej umowy co jej wypowiedzenia i zwrotu środków. Kwestie takie powinny być rozstrzygane indywidualnie.