Ventajas y desafíos de la automatización de la gestión contable y financiera

Automatización de tareas en el área de la contabilidad

La automatización de tareas contables hoy ya no es un lujo, sino una necesidad para cualquier empresa que, sin importar su tamaño, espere mantenerse competitiva en el mercado. Estas tareas no solo consisten en el uso de un software especializado, sino también en el uso de programas que están a la mano, como lo son Excel, Power BI, entre otros, que permiten la recopilación, el procesamiento y la generación de informes de manera rápida y precisa reduciendo tiempo y la posibilidad de contener errores.

Se pueden automatizar procesos sencillos como ser la gestión de carga de facturas y llegar a procesos más complejos como conciliación de cuentas bancarias y contables, haciendo más sencillo todos los procesos que son reiterativos, facilitando el trabajo del equipo contable y permitiendo que las empresas destinen recursos a áreas más estratégicas.

Beneficios de la automatización de tareas:

1) Reducción de errores humanos: Al automatizar tareas repetitivas y propensas a errores humanos, se mejora la precisión y se minimizan las discrepancias en los registros contables.

2) Ahorro de tiempo: Las tareas que antes requerían horas o días pueden completarse en minutos.

3) Costos operativos reducidos: Al disminuir la necesidad de intervención manual y la cantidad de horas de trabajo requeridas, las empresas pueden reducir costos operativos y mejorar su eficiencia.

4) Acceso a la información en tiempo real: La automatización permite que los datos estén actualizados en tiempo real, facilitando una mejor toma de decisiones y una mayor transparencia financiera.

5) Mejora la eficiencia: Al automatizar procesos contables, las empresas pueden optimizar sus flujos de trabajo, eliminando cuellos de botella y aumentando la productividad general.

6) Análisis y reportes avanzados: La automatización facilita la generación de informes detallados y análisis de datos, lo que permite a las empresas obtener una visión sobre su desempeño financiero.

Para automatizar la contabilidad de una empresa se necesita:

1) Realizar una evaluación y análisis de los procesos contables actuales: Identifica las tareas repetitivas y manuales que consumen más tiempo. Este análisis proporcionará una base sólida para determinar qué áreas se beneficiarían más de la automatización y así fijar objetivos.

2) Definición de objetivos: Establecer metas claras para la automatización, como reducción de errores, ahorro de tiempo, cumplimiento normativo, etc.

3) Capacitación del personal: Proporcionar capacitación a los empleados sobre las nuevas metodologías de trabajo, ofrecer sesiones de actualización y soporte continuo para resolver dudas y/o problemas que puedan surgir.

4) Gestión del cambio: Informar a todos los empleados sobre los beneficios y cambios que la automatización traerá, implementar la automatización en fases para una adaptación gradual y minimizar la resistencia al cambio.

5) Evaluación y Ajustes: Realizar evaluaciones periódicas de los procesos automatizados para identificar áreas de mejora.

La implementación de soluciones de automatización en tareas contables puede ser una inversión estratégica que impulse la competitividad y sostenibilidad a largo plazo pudiera parecer un desafío, pero con una planificación adecuada y los recursos correctos, puede transformar significativamente la eficiencia y precisión de los procesos contables de una empresa.

En Deloitte, contamos con la experiencia adecuada para apoyarlos en la implementación de procesos automatizados, utilizando inteligencia artificial y/o bots que, además de facilitar la gestión contable y administrativa, colabora con el ahorro de recursos, mejorando de manera importante la disponibilidad de información que se traducen en resultados económicos.