bps

Servicii

Soluții de servicii externalizate

Soluții de servicii externalizate

Ce beneficii obțineți dacă externalizați activitățile financiar - contabile, de administrare de personal și calcul salarial (“payroll”):

  • economie de timp și resurse: eliberarea timpului pentru ca specialiștii interni să realizeze alte activități cu valoare adăugată mai mare, concentrarea pe aspectele cheie ale afacerii și pe relația cu angajații companiei;
  • reducerea riscurilor: conformitate legală garantată, datorită minimizării riscului de erori sau sancțiuni, dar și asigurarea continuității afacerii (”business continuity”);
  • conformarea la normele de confidențialitate a datelor personale ale angajaților;
  • flexibilitate și adaptabilitate: oferim soluții personalizate pentru a răspunde la schimbările dinamicilor organizaționale;
  • calitatea și expertiza cunoștințelor;
  • acces implicit la tehnologie specifică proceselor financiar - contabile și de HR;
  • automatizarea activităților curente financiar - contabile și de calcul salarial și de administrare de personal.

Cum vă poate ajuta Deloitte?

Preocuparea noastră este să oferim soluții profesionale pentru externalizarea proceselor specifice de contabilitate, raportare, administrare de personal și calcul salarial (“payroll”), contribuind astfel la eficientizarea în ansamblu a proceselor Financiar- Contabile și de Resurse Umane în cadrul companiilor.

    Consultanții Deloitte au expertiză vastă în diferite sectoare, adaptându-se la specificul fiecărei industrii, iar serviciile sunt oferite in echipe multidisciplinare.

    De la gestionarea activităților zilnice în domeniul financiar-contabil, până la sprijinirea colegilor din funcțiile financiare și fiscale cu raportări precise, putem oferi clienților noștri servicii de contabilitate, raportare statutară și managerială, controale financiare, bugetare, analize, activități de trezorerie, asistență pentru închiderea de an și suport pentru funcțiile financiare. Echipele multidisciplinare ale Deloitte au capacitatea, flexibilitatea și expertiza necesare pentru a crea soluții personalizate care să răspundă nevoilor dumneavoastră. Folosim expertiză tehnică, automatizare, soluții tehnologice și procese îmbunătățite verificate pentru a crește eficiența operațiunilor financiare și de contabilitate, precum și a fluxurilor de lucru în procesele de achiziție până la plată, de la comandă până la încasare și de la înregistrare până la raportare.

    La Deloitte, înțelegem interdependențele dintre contabilitatea financiară, gestionarea proceselor operaționale și raportarea managerială. Viziunea noastră holistică asupra operațiunilor de contabilitate, combinată cu expertiza în contabilitate și operațiuni fiscale, ne permite să dezvoltăm soluții pentru procesele de afaceri care să contribuie la îndeplinirea așteptărilor dumneavoastră actuale și viitoare referitoare la tranzacții, analize și raportare.

    Deloitte încorporează un avantaj continuu, ajutând liderii financiari să aibă acces la echipe specializate și tehnologii care să se potrivească dinamic obiectivelor afacerilor lor, amprentei lor geografice, cerințelor impuse de reglementări, capacității personalului și nivelului de maturitate tehnologică. Astfel, se ajunge la flexibilizarea activității, un control mai bun al costurilor și la agilitatea necesară pentru a permite departamentelor financiare să acționeze cu încredere și să ofere o viziune strategică mai clară și o valoare mai mare afacerii.

    Serviciile noastre includ gestionarea evidențelor contabile, inclusiv raportările manageriale și situațiile financiare statutare, cum ar fi:

    Evidență contabilă. Pe baza solicitării dumneavoastră, vă putem menține registrele contabile la sediul firmei noastre sau la sediul dumneavoastră. Metodologia noastră de servicii include reconcilieri ale conturilor între registrele contabile locale și rapoartele de management, facilitând integritatea și acuratețea soldurilor din situațiile financiare.

    Raportare financiară. Serviciile noastre includ rapoarte de management emise la intervalele specifice, situații financiare statutare, retratarea situațiilor financiare în conformitate cu alte standarde contabile sau alte informații folosite ca date de intrare pentru alte procese.

    Verificarea registrelor contabile. Realizăm o verificare detaliată și riguroasă a registrelor dumneavoastră contabile. La finalul acestui proces, vă furnizăm un raport cuprinzător care descrie în detaliu etapele verificării și evidențiază toate deficiențele sau neconcordanțele identificate. Pe lângă identificarea problemelor, serviciul nostru include și recomandări precise și practice pentru remedierea acestora, asigurându-vă astfel că veți putea corecta și optimiza rapid și eficient situațiile constatate.

    Suport trezorerie. Vă putem furniza alte servicii externalizate precum operațiuni bancare electronice pe baza unei liste de plăți aprobate (încărcarea plăților în sistem, generarea rapoartelor de plată).

    Management financiar temporar – Program pentru personalul contractat. Oferim un serviciu prin care unul sau mai mulți consultanți din cadrul biroului nostru sunt încadrați temporar în departamentul financiar al clientului, lucrând sub supervizarea directă a acestuia. Acest program ajută clientul să facă față lipsei temporare de personal necesar (de exemplu înlocuirea temporară a controlorului financiar sau suplimentarea unui consultant care să sprijine exercițiul de închidere de sfârșit de an sau în implementarea unor procese noi). De asemenea, vă punem la dispoziție consultanți cu experiența financiar - contabila care să lucreze pe o perioadă temporară ca membri ai echipelor dumneavoastră de management, în vederea introducerii sau menținerii infrastructurii corespunzătoare pentru gestionarea departamentelor financiar și contabil și pentru a facilita dezvoltarea acestora.

    Servicii adiționale. Oferim servicii de specialitate precum: verificarea registrului de active imobilizate (inclusiv reconstruirea și/sau reconfigurarea registrelor de mijloace fixe, calculul amortizărilor – politici locale și de grup, exprimate în RON și în alte monede).

    Consultanță contabilă. Serviciile de consultanță fiscală sunt grupate, de regulă, cu cele de asistență financiară și contabilitate, pentru a crea o soluție completă de conformitate și raportare, respectiv:

    • proiectarea, implementarea și operarea temporară a departamentelor financiare ale clienților noștri (dacă un departament financiar va fi nou înființat) și
    • evaluarea și optimizarea departamentului financiar existent (pentru departamentele financiare existente care nu satisfac așteptările dumneavoastră).

    Servicii suport de consultanță

    Acordăm consultanță start-up-urilor, companiilor nou înființate și celor existente și suntem receptivi la solicitările contabile ad-hoc, prin crearea unor modele de raportare financiară managerială și prin elaborarea manualelor și sistemelor de politici contabile interne. Oferim companiilor servicii de consultanță pentru a le ajuta să respecte prevederile legale de conformitate contabilă și financiară, care includ:

    • conformarea situațiilor financiare, contabile, fiscale, de resurse umane/salarizare, la normele legale interne și externe, inclusiv fluxurile obligatorii ale documentelor statutare;
    • cerințele referitoare la circuitul obligatoriu al documentelor financiar-contabile;
    • asistență pentru întocmirea manualelor de politici și proceduri contabile adaptate la mediul intern de lucru al companiilor;
    • asistență oferită companiilor pentru adaptarea politicilor și standardelor contabile, proiectarea soluțiilor și a modelului fluxurilor financiare, contabile și fiscale;
    • întocmirea rapoartelor speciale solicitate de autoritățile fiscale locale
    • consultanță contabilă;
    • sprijinirea pregătirii profesionale – pregătirea și derularea unor cursuri tehnice în ariile contabilitate statutară și management de raportare, exercițiul închiderii financiare, precum și în legătură cu procedurile și activitățile de control în procesul de salarizare;
    • verificarea documentelor interne financiar-contabile generate automat de sistemele dumneavoastră de contabilitate, în concordanță cu legislația în vigoare;

    Maparea proceselor. Sprijinirea companiilor să devină mai eficiente, prin crearea unor modele de procese de activități de business care ajută la identificarea oportunităților de îmbunătățire a procesului de Raportare Financiara și închidere a anului financiar.

    Reconfigurarea ciclurilor de activități. Ne axăm pe analiza și proiectarea fluxurilor de lucru ale companiei dumneavoastră, a ciclurilor de activități privind închiderea anului/perioadei financiare și a procesului de raportare. Reconfigurarea ciclurilor de activități ajută companiile să regândească modul în care își desfășoară activitatea pentru a-și îmbunătăți produsele și serviciile, a gestiona costurile operaționale și a spori eficiența.

    Externalizarea procesului lunar de calcul salarial (“payroll”) presupune:

    • gestionarea datelor salariaților (actualizare bază de date salariați cu informațiile referitoare la angajații noi și cei care părăsesc compania, modificări salariale, structuri organizaționale etc.)
    • procesarea corectă a datelor de calcul salarial – gestionarea pontajului, a bonusurilor, stimulentelor, beneficiilor și a altor detalii salariale;
    • efectuarea calculului salarial în conformitate cu prevederile fiscale aplicabile, ținând pasul cu modificările apărute, dar oferind și perspectiva adaptării modificărilor legislative la specificul organizației sau, în unele cazuri, chiar la specificul fiecărei echipe pentru care se realizează calculul salarial;
    • pregătirea de rapoarte lunare personalizate: pregătirea (i) rapoartelor lunare conform prevederilor legale (i.e. stat de plată, centralizator de salarii, declarații D112) și (ii) a altor rapoarte personalizate conform cerințelor specifice fiecărei companii, rapoarte menite să elimine timpul suplimentar dedicat prelucrării datelor în vederea oferirii informațiilor de calcul salarial celorlalte departamente ( de exemplu pentru raportare financiară, pregătirea notei contabile de salarii în funcție de cerințele de raportare ale fiecărei companii – distribuire costuri pe centre de cost, departamente, tipuri de contracte etc. ) sau pregătirii rapoartelor interne pentru management (pregătirea inclusiv a dashboard-urilor pentru prezentarea datelor);
    • distribuirea automată a fluturașilor de salariu către angajați;
    • gestionarea plăților: pregătirea fișierelor de plată salarii conform modelelor furnizate de către bancă și a instrucțiunilor pentru contribuții sociale obligatorii și impozit;
    • gestionarea raportării către Institutul Național de Statistica;
    • gestionarea relației cu Casa de Sănătate în vederea recuperării sumelor aferente concediilor medicale din FNUASS;
    • asistarea în aspecte de fiscalitate din domeniul salarizării;
    • informarea periodică și detaliată despre modificările legislative cu impact;
    • implementarea rapidă a modificărilor legislative cu impact în calculul salarial.

    Externalizarea proceselor de administrare de personal:

    • pregătirea și gestionarea documentelor aferente relației de muncă (ex. contract individual de muncă, act adițional, decizie de suspendare, decizie de încetare etc.)
    • gestionarea Registrului General de Evidență a Salariaților (REVISAL): pregătirea și depunerea electronică a Registrului conform documentelor primite – link REGES;
    • pregătirea adeverințelor solicitate de către salariații companiei;
    • asistență în cadrul controalelor din partea ITM;
    • consultanță în aspecte de legislația muncii și HR admin;
    • gestionarea curentă a dosarelor de personal.

    Aflați mai multe despre gestionarea riscurilor legate de dosarele de personal aici.

    Portalul de Resurse Umane - PeoplePort by Deloitte

    Echipa noastră vă pune la dispoziție un portal dedicat prin care puteți avea vizibilitate și control asupra proceselor administrative din domeniul resurselor umane. Aflați mai multe despre PeoplePort aici.

    Auditul dosarelor de personal:

    • auditul dosarelor de personal pentru toți angajații companiei care au avut contracte de muncă, începând de la înființarea companiei și până în prezent, în vederea verificării documentelor existente în dosarele de personal și identificarea documentelor lipsă care trebuie să existe în dosarele de personal în mod obligatoriu, conform legii sau procedurilor interne ale companiei, prin raportare atât la informațiile transmise la Registrul General de Evidență a Salariaților, cât și la structura companiei;

    Asistență curentă, în cadrul departamentului intern de Resurse Umane, asigurată de membrii experimentați ai echipei noastre; alocarea de echipe dedicate care lucrează la sediul clientului, pentru perioade determinate:

    • soluția optimă pentru departamentele de Resurse Umane, pentru a asigura personal bine pregătit și la curent cu normele aplicabile în activitatea de calcul salarial și în administrarea de personal pentru perioade determinate de timp;
    • consultanții Deloitte care își desfășoară activitatea alături de membrii departamentului intern de Resurse Umane din cadrul companiei dumneavoastră au acces constant la suportul echipelor specializate in diferite domenii din cadrul Deloitte;
    • asigurarea desfășurării în cele mai bune condiții a unuia sau mai multor procese interne de Resurse Umane (de exemplu asigurarea input-ului pentru calculul salarial, gestionarea activității de administrare de personal sau a dosarelor de personal sau a altor procese esențiale din cadrul departamentului) pentru perioade în care lipsește un membru al echipei interne sau în situația în care membrii echipei interne sunt nou-veniți și au nevoie de suport pentru o perioadă de timp.

    Folosirea eficientă a tehnologiei poate ajuta la furnizarea unei abordări integrate a îmbunătățirii proceselor, care poate ajuta departamentele financiare și contabile, fiscale și de resurse umane să susțină și să promoveze valoarea lor strategică pentru organizație. Specialiștii Deloitte lucrează cu companii pentru a proiecta și implementa procese operaționale, tehnologii și modele de resurse pentru a eficientiza activitățile cu valoare adăugată în reproiectarea proceselor, implementarea și actualizarea software-ului, a tehnologiilor dezvoltate pentru gestionarea taxelor și managementul schimbărilor. În plus, sistemul de contabilitate bazat pe cloud ajută companiile să echilibreze strategic cerințele de expansiune, infrastructură și mobilitate. Serviciile Deloitte includ:

    • proiectarea și implementarea sistemului ERP cu expertiză pe aria financiara si cea de Resurse Umane;
    • maparea proceselor financiar - contabile si de resurse umane;
    • business intelligence și analiză de date;
    • Robotic Process Automation (RPA) cu impact pe aria financiara si cea de Resurse Umane;
    • relocarea financiară operațională.

    Asistență pentru acoperirea nevoii de resurse în managementul financiar

    Un client care implementează un sistem ERP nou se confruntă cu dificultăți legate de găsirea unei resurse interne care să îndeplinească rolul de manager de proiect financiar pentru o perioadă limitată de timp. Activitățile zilnice trebuie finalizate la timp, întrucât termenele strânse ar putea deveni o problemă.

    Provocări
    • utilizatorii tind să fie rezistenți la schimbare atunci când vine vorba de implementarea unui nou ERP. Este în natura umană să se simtă mai confortabil cu ceea ce le este familiar;
    • deși nu este o bună practică, încercarea de a face noul ERP să arate similar cu cel vechi în timpul unui proiect în care este utilizat este o abordare frecvent întâlnită, care afectează semnificativ desfășurarea proiectului;
    • așteptarea ca noul ERP să rezolve toate problemele din proces;
    • stabilirea obiectivului și a bugetului – deseori apare tentația de a mări în mod artificial bugetul aprobat, ca urmare a unor decizii de afaceri care se încadrează sau nu în obiectivul companie, luate de o persoană care este implicată în activitățile zilnice.
    Serviciile noastre
    • ajutăm clienții să valorifice resursele noastre experimentate, ce pot juca rolul unui Manager Financiar de Proiecte, pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului;
    • susținem faza de analiză, prin revizuirea și emiterea de recomandări cu privire la ceea ce trebuie să fie păstrat din punct de vedere al cerințelor de afaceri;
    • coordonăm pregătirea profesională, testarea și migrarea programelor de la client, asigurându-ne că firma este pregătită pentru implementarea unui nou sistem și că impactul asupra firmei este gestionat și comunicat în mod adecvat.

    Proiectarea ciclurilor de activități de business

    În prezent, companiilor se confruntă cu provocări pentru a-și îmbunătăți ciclurile de activități ca urmare a cererii clienților lor de a oferi produse și servicii mai bune la un preț competitiv. În consecință, ciclurile de activități eficiente și efective sunt esențiale pentru orice organizație care, fie are în plan implementarea unui sistem nou, fie dorește să eficientizeze structura actuală.

    Provocări
    • organizațiile tind să implementeze un sistem nou fără să acorde atenție proceselor actuale și așteptând ca sistemul nou să rezolve toate problemele;
    • încercând să controleze procesul, companiile complică excesiv procesul actual și, în consecință, aceeași activitate este executată de mai mulți angajați din departamente diferite; în alte cazuri, nu există nicio segregare între utilizatorii - cheie și, ca urmare, controlul procesului de afacere este deficitar;
    • fiecare departament al unei companii are propriul mandat în desfășurarea operațiunilor zilnice care se suprapune uneori cu obiectivele altor departamente sau cu obiectivele generale ale companiei;
    • activitățile manuale intense, combinate cu volumul ridicat de tranzacții și un proces bazat pe documente, ridică probleme, iar oamenii își pierd de obicei interesul.
    Serviciile noastre
    • ajutăm clienții printr-o abordare structurată și cuprinzătoare cu privire la analiza situației curente;
    • oferim consiliere privind procesul final vizat, prin analizarea deficiențelor și obstacolelor curente și asigurarea unui mijloc clar și obiectiv de identificare și prioritizare a zonelor ce necesită îmbunătățiri;
    • documentăm parametri pentru toate etapele și fluxurile procesului la nivelul locului de muncă, atât cu privire la situația curentă, cât și la procesul final vizat, pregătind organizația pentru implementarea unui nou model de procese;
    • elaborăm un plan pentru implementarea de noi modele, definim un plan de lucru ce acoperă toate modificările necesare pentru a ajunge la rezultatul dorit, în bugetul disponibil.

    Optimizarea fluxului de lucru în activitățile financiare

    Cu presiunea continuă asupra echipelor financiare de a îmbunătăți eficiența, eficacitatea și de a spori conformitatea prin folosirea sistemului integrat “ERP”, economisirea de secunde sau minute în procesarea tranzacțiilor și în efectuarea controalelor poate constitui un beneficiu semnificativ atunci când este vorba de volume mari de tranzacții. Organizațiile încearcă să găsească modalitatea de a obține aceste beneficii fără a se angaja în implementarea de tehnologie complexă și, implicit, în susținerea costurilor aferente.

    Provocări
    • organizațiile au nevoie să își optimizeze procesele în cadrul departamentelor financiar-contabile, care sunt în majoritate manuale, ineficiente, predispuse la erori și fără o evidență de bună calitate pentru procesul de auditare;
    • introducerea datelor în ERP-ul dumneavoastră poate necesita mult timp și poate fi dificilă, cuprinzând multiple coduri de tranzacții și pagini numeroase;
    • etapele de introducere a datelor repetitive trebuie automatizate în special pentru un număr mic de date principale care dau însă, volumul cel mai mare al bazei de date;
    • organizațiile doresc să aibă controlul eficient al costurilor asupra datelor cu impact semnificativ și sensibil asupra afacerii lor, prin implementarea unui proces de aprobare mai bine structurat și mai automatizat.
    Serviciile noastre
    • ajutăm clienții să identifice volumul și optimizarea proceselor repetitive, în cadrul funcției financiare a companiei;
    • consiliem asupra instrumentelor de implementare/tehnologiilor sau oferim simple ajustări ale proceselor ce pot fi implementate și încorporate în firma dumneavoastră;
    • ajutăm în alegerea tehnologiei potrivite pentru nevoile dumneavoastră, prin utilizarea relației noastre extinse de furnizori de soluții de software de top. Aceste soluții îmbunătățesc calitatea datelor, scurtează timpul de procesare a tranzacțiilor și reduc riscul de eroare și fraudă.

    Optimizarea și automatizarea proceselor din HR aferente calculului salarial („payroll”) și administrării de personal, precum și implementarea de noi soluții de tehnologie

    Optimizarea și automatizarea proceselor de HR implică îmbunătățirea fluxurilor de lucru și utilizarea tehnologiei pentru a executa sarcinile repetitive, crescând astfel eficiența și reducând erorile. Implementarea de noi soluții HR, cum ar fi platformele integrate și analiza datelor, permite gestionarea eficientă a talentelor și oferă perspective valoroase asupra forței de muncă. Aceste inițiative contribuie la modernizarea departamentului de Resurse Umane, creând un mediu de lucru mai transparent și mai atractiv pentru angajați.

    Provocări
    • integrarea noilor soluții de Resurse Umane cu sistemele existente poate fi complexă, necesitând atât compatibilitate și aliniere tehnologică, cât și instruirea utilizatorilor;
    • gestionarea datelor sensibile ale angajaților implică riscuri ridicate legate de securitate și confidențialitate și necesită măsuri de protecție adecvate;
    • soluțiile standardizate pot să nu se potrivească întotdeauna cu cerințele specifice ale unei organizații, necesitând personalizări suplimentare;
    • respectarea reglementărilor în vigoare poate fi dificilă, în special în contextul adaptării soluțiilor tehnologice internaționale cu schimbările legislative locale.
    Serviciile noastre
    • ajutăm clienții să identifice soluțiile tehnologice de Resurse Umane care corespund nevoilor specifice companiei (link la peopleport);
    • oferim suport în procesul de implementare a soluției selectate, urmat de asistență în tranziție și testare;
    • consiliem departamentele de Resurse Umane în analiza proceselor de calcul salarial („payroll”) și administrare de personal și oferim suport în vederea eficientizării, prin soluții precum: automatizare state de plată, automatizare statistici HR, automatizare calcul salarial („payroll”) etc.

    Aflați aici mai multe despre cum să eficientizați, digitalizați si automatizați procesele de calcul salarial („payroll”) și de administrare de personal.

    Contact

    Maria Butcu

    Maria Butcu

    Director, Business Process Solutions

    Maria este Director și Lider al practicii Deloitte Business Process Solutions din România, cu peste 15 ani de experiență în servicii de contabilitate, salarizare și conformitate fiscală. Maria a fost ... Mai multe