Безбумажный офис

«Делойт» в новостях

Спецпроект «Безбумажный офис»

Как минимизировать риски и избежать ошибок при внедрении ЭДО

Советы Анны Климовой, директора Департамента консультирования по налогообложению и праву, руководителя направления ЭДО компании «Делойт», СНГ, ранее главного бухгалтера OOO «Procter and Gamble», помогут избежать организационных и технических ошибок при внедрении ЭДО, проходить внутренние согласования максимально быстро и безболезненно.

У каждого предприятия своя точка входа в ЭДО и свои предпосылки для его внедрения. Так, в компании «Делойт», СНГ электронный документооборот внедряют сейчас. Это решение не запоздалое и не преждевременное для бизнеса, которым занимается компания (консалтинг, аудит). А вот в «Procter and Gamble», где я раньше работала, о внедрении ЭДО задумались еще в 2012 году. Главная причина — операционные потери и риски утраты документов. Наша команда была вынуждена отвлекаться от нормальной работы и заниматься поиском пропавших бумаг, исправлять ошибки в договорах, регулировать проблемы с поставщиками или внутри отделов из-за потери или ошибок в документах.

Что дает ЭДО

ЭДО приносит неоспоримые преимущества в повышении качества процессов за счет снижения ручных ошибок, снижения рисков потерь документов, ускорения бизнес-процессов.

Договорная работа — прозрачность. В отличие от более массивного, но в то же время более простого и безопасного движения первичных документов, в документопотоке контракта намного большее число вовлеченных сторон, количество согласований значительно выше. Жизненный цикл контракта затрагивает много функций и сразу несколько уровней управления. Также, по сравнению с первичными документами или счетами-фактурами, именно в контрактном обороте очень важно контролировать разнообразные риски и сохранять историю о том, кто и когда из ответственных лиц принимал соответствующие решения. Поэтому прозрачность на стадии согласования, прозрачность ответственности и быстрый доступ к документам в целях проверки являются ключевыми в контексте контрактов.

Первичка — ускорение процесса. Если говорить о более транзакционных, но в то же время более простых (безопасных) оборотах первичных документов, то основные цели концентрируются вокруг ускорения и упрощения процесса, снижения в них операционных шумов и операционных затрат.

Как и многие, в «Procter and Gamble» переходили на ЭДО поэтапно. Использовали рациональный подход, начиная от самого нужного и простого, продвигаясь из одного документопотока в другой — по мере созревания целей, наступления внешней и внутренней готовности. И этот тренд постепенного развития достаточно типичен. Например, многие компании уже перевели в электронный вид счета-фактуры, первичные документы, и лишь некоторые — кадровый документопоток (и то частично), таможенные декларации, трансграничные документы. А кто-то уже сейчас интересуется трансформацией транспортных накладных в ЭДО, что на сегодня выглядит сложной задачей с множеством неизвестных.

Останавливаться на этапах внедрения не буду. В каждой компании они свои и зависят от потребностей бизнеса. Базируясь на своем опыте, дам несколько советов, которые помогут избежать организационных и технических ошибок, проходить внутренние согласования максимально быстро и безболезненно.

Совет 1. Поставьте цели и следуйте им

При внедрении, а желательно еще до его начала, убедитесь в наличии всем понятных и всеми одобренных целей ЭДО. Без наличия целей нет и результата.

Избегайте недооценки сложности проектирования, для этого привлекайте экспертизу. Не отходите от правил проектного управления. Заранее согласовывайте со всеми участниками проекта сроки, не переоценивайте их возможности. Но и не впадайте в излишнюю консервативность, пытаясь выстроить идеальный процесс там, где этого не требуется.

Также рекомендую не увлекаться неоправданно глубокой адаптацией решений и стараться придерживаться стандартных подходов, предлагаемых технологическими поставщиками. Рационально управлять соотношением контроля и качества. Поэтому не обременяйте документопотоки с невысокими рисками сложными дорогими решениями.

Совет 2. Будьте готовы к трудностям инноваций

При внедрении обязательно будут трудности инноваций — сложность наладки новой технологии, дефицит компетенций. Это нормальная ситуация, учитывая то, что электронный юридически значимый документооборот пронизывает практически все бизнес-процессы с множеством вариаций. И потому он очень чувствителен к системам своего обитания и технологиям своего обслуживания, а также серьезно регулируется внутренними и внешними контрольными органами.

Нужно иметь повышенный набор компетенций, чтобы рассчитывать на успех изменения. Фактически, для успешного внедрения ЭДО возникает потребность в новой компетенции, которую трудно найти на рынке. Почему таких специалистов мало? Потому что редко увидишь IT-сотрудника с пониманием налогового процесса, или бухгалтера со знаниями технологии, или специализирующегося на технологиях юриста, или умеющего работать с такими экспертами и с такими технологиями проектного менеджера.

Совет 3. Обезопасьте систему

Как и любая технология, ЭДО требует особого внимания со стороны IT- отделов и отдела безопасности. Удивительный факт, но сложность и громоздкость бумажного документооборота одновременно является его защитой от несанкционированного доступа и уничтожения. В электронном документообороте более тонкие принципы и методы защиты, которые невозможно правильно активировать без вовлечения технологического отдела и службы безопасности.

Чтобы минимизировать риски, связанные с переходом на ЭДО, тщательно проанализируйте накопленный собственный опыт и опыт других компаний. Привлекайте внутренние контрольные отделы, имеющие достаточно экспертизы, чтобы проверить соблюдение требований применимого законодательства, выявить процессные, технологические, информационные и коммерческие риски, а также риски повреждения системы ЭДО.

При отсутствии таких внутренних компетенций или сложности их мобилизации проведите комплексный аудит ЭДО силами профессиональных компаний, оказывающих данные услуги.

И обязательно обратите внимание на требования тех законодательств, которые ваша компания обычно оценивает, как существенный объект контроля. Обычно в этот перечень входят налоговое, таможенное, трудовое и иные законодательства, чьи нормы требуют сохранности документов на протяжении многих лет после осуществления документированной операции.

21.12.2016

CFO CAFE

Эта информация была полезна для вас?