Artikel

Ersättningsfrågor

Nya regler i Svensk kod för bolagsstyrning (Koden) om ersättningar till ledande befattningshavare

Koden har nyligen reviderats med hänsyn till den rekommendation om ersättningar till ledande befattningshavare i börsnoterade bolag som EU-kommissionen utgav våren 2009 (2009/3177/EG).

De nya reglerna i Koden ska tillämpas från och med den 1 juli 2010. Ändringen av kodreglerna innebär dock inte att bolagen behöver omförhandla avtal ingångna före den 1 juli 2010. Detsamma gäller program för rörliga ersättningar, inklusive incitamentsprogram, som bolaget har beslutat om innan denna tidpunkt. Bolagen behöver därmed inte heller redovisa avvikelser från de nya reglerna som beror på avtal eller program ingångna eller beslutade innan den 1 juli 2010 eller den tidigare tidpunkt från vilken bolaget beslutat att tillämpa de nya reglerna.

De kodregler som har ändrats är följande:

  • ersättningsutskottets uppgifter och sammansättning i 9.1 och 9.2 (tidigare 9.1),
  • anlitande av ersättningskonsulter i nya 9.3,
  • utformningen av rörliga ersättningar i nya 9.4-6,
  • aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram i 9.7 och 9.8 (tidigare 9.7),
  • utformning av avgångsvederlag i nya 9.9, och
  • information på bolagets webbplats i 10.3 andra och tredje stycket (tidigare 11.3 andra och tredje stycket).

Ersättningsutskott

Enligt Koden ska styrelser inrätta ett ersättningsutskott som bevakar, följer och utvärderar de ersättningsmodeller som finns i bolaget och som är riktade till ledande befattningshavare. Ersättningsutskottet ska utvärdera program för rörliga ersättningar till bolagsledningen och genomförandet av bolagsstämmans beslut om riktlinjer för sådana ersättningar. Bland ersättningsutskottets ledamöter ska det finnas kunskap och erfarenhet i frågor om ersättningar till ledande befattningshavare.

 

Aktiebolagslagen innehåller inget krav på att ersättningsutskott ska inrättas. Ersättningsutskottet tillhör, liksom revisionsutskottet, de fakultativa arbetsutskott som det följer av lagen att styrelsen har möjlighet att inrätta och vars uppgifter, arbetssätt och rapporteringsskyldighet skall regleras i styrelsens arbetsordning enligt 8:6 ABL.

 

Styrelsens ordförande får vara ordförande i utskottet. Övriga ledamöter i ersättningsutskottet måste dock vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Oberoendekriteriet bör tolkas enligt regel 4.4 i Koden. Trots att det inte klart framgår, får det anses följa av regeln att även om styrelseordföranden inte är ledamot av utskottet, får verkställande direktören eller annan ledamot av bolagsledningen inte ingå i ersättningsutskottet.

 

Ersättningsutskottets roll

 

Utöver en kort allmän föreskrift om att ersättningsutskottets uppgift är att bereda frågor om ersättning och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare, ger Koden inga närmare anvisningar om vad utskottet ska ägna sig åt. Med ledning av EU-rekommendationen kan bl.a. följande uppgifter vila på ersättningsutskottet:

  1. Att föreslå styrelsen principer för ersättning till verkställande direktören och andra befattningshavare i bolagets högsta ledning
    Styrelsen i ett aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige, ska varje år upprätta förslag till riktlinjer för bestämmande av lön och annan ersättning till den verkställande direktören och andra personer i bolagets ledning. Med ersättning jämställs överlåtelse av värdepapper och upplåtelse av rätt att i framtiden förvärva värdepapper från bolaget. Riktlinjerna ska avse tiden från nästa årsstämma. Information om tidigare beslutade ersättningar som inte har förfallit till betalning ska fogas till förslaget. Om de riktlinjer som bolagsstämman har beslutat om inte har följts, ska även information om detta och om skälet till avvikelsen fogas till förslaget.
  2. Att till styrelsen lämna förslag om individuell ersättning till verkställande direktören och andra befattningshavare i bolagets högsta ledning.
    Ersättningsutskottet ska därvid säkerställa att dessa förslag är förenliga med bolagets fastställda ersättningsprinciper, samt med en utvärdering av varje befattningshavare. Därvid ska utskottet erhålla information om den totala ersättning som dessa befattningshavare erhåller från koncern- och intressebolag.
  3. Att föreslå styrelsen lämpliga anställningsavtalsmallar för ledande befattningshavare som framtagits i samråd med kvalificerade juridiska rådgivare.
  4. Att biträda styrelsen i att övervaka det system genom vilket bolaget uppfyller gällande bestämmelser om offentliggörande av information som har med ersättning till verkställande direktören och andra ledande befattningshavare att göra.


Ersättningsutskottets arbetssätt

Enligt regel 7.2 i Koden samt 8:6 ABL ska av styrelsens arbetsordning framgå vilka arbetsuppgifter och vilken beslutanderätt styrelsen har delegerat till ersättningsutskottet samt hur det ska rapportera till styrelsen. Ersättningsutskottet ska vidare enligt regel 7.2 i Koden protokollföra sina möten och delge styrelsen protokollen. Utskottets arbetssätt bör regleras på detaljnivå, eftersom det saknas utfyllande lagregler i ABL och Koden att falla tillbaka på.

Styrelsen kan få fullgöra ersättningsutskottets uppgifter

Det kan förefalla som en onödig byråkratisering att kräva att ett utskott i ett bolag med ett mindre antal styrelseledamöter skulle komma att utgöras av större delen av eller kanske till och med hela styrelsen. Mot denna bakgrund medger Koden att  hela styrelsen får fullgöra ersättningsutskottets uppgifter. Ledamot som ingår i bolagsledningen (vanligen VD) får emellertid inte delta i arbetet.

Ersättningsutskott i statliga bolag

Vad avser ersättningsutskott i statliga bolag konstateras i Statens ägarpolitik att Koden anger att ett sådant utskott ska inrättas. Regeringen anser emellertid att det är styrelsens ansvar i varje statligt bolag att bedöma behovet av att inrätta ett sådant utskott. I de fall ett utskott inrättas skall Kodens principer vara vägledande för utskottets arbete även i statliga bolag.

Ersättning till styrelseledamöter

”Val och arvodering av styrelse och revisor ska beredas genom en av ägarna styrd, strukturerad och bekantgjord process, som skapar förutsättningar för väl underbyggda beslut.”(Svensk kod för bolagsstyrning avsnitt 2.)

Bolagsstämman ska besluta om styrelsens arvode

Det följer redan av den allmänna kompetensfördelningen mellan bolagsorganen samt av lagens jävsbestämmelser att bolagsstämman ska besluta om styrelsens arvode.

Bolagsstämman ska besluta om ersättning till var och en av styrelseledamöterna

I många bolag var det innan 1 juli 2006 praxis att bolagsstämman beslutade om arvode till styrelseledamöterna i form av en klumpsumma. Stämman överlät sedan till styrelsen att inbördes fördela detta belopp mellan ordföranden, övriga ledamöter och eventuell ersättning för utskottsarbete. Enligt 8:23a ABL ska numera bolagsstämman besluta om arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna.  Att arvodet ska bestämmas för var och en av ledamöterna innebär dock inte att ledamöterna måste namnges i arvodesbeslutet eller i valberedningens förslag till arvode. Olika arvodesnivåer kan i stället avse vissa funktioner såsom ”vanlig” styrelseledamot eller ledamot i ett visst utskott.  Man kan även tänka sig att bolagsstämman bestämmer att arvodet är beroende av antalet styrelsemöten, så att ett visst ytterligare arvodesbelopp tillkommer vid extrainsatta möten.

Valberedningen ska lämna förslag till arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna

Eftersom Koden överlåter till valberedningen att föreslå vilka personer som ska ingå i styrelsen förefaller det vara en logisk konsekvens att denna även bereder frågan om arvode till styrelsen. I linje med Kodens uttalade syfte att öka aktieägarnas inflytande fastslår regel 2.1 att valberedningen ska föreslå arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna.

Begreppet ”arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag” i såväl lagens som Kodens mening innefattar all ersättning som en styrelseledamot uppbär i denna sin egenskap. Hit hör såväl det ”allmänna” styrelsearvodet som ett eventuellt särskilt arvode som utgår till en ledamot med en särskild funktion i styrelsen, exempelvis för utskottsarbete. Om bolagets VD sitter i styrelsen, faller dock hans eller hennes lön – frånsett eventuellt särskilt arvode för styrelseuppdraget – utanför bestämmelsen.  Varken Koden eller ABL hindrar dock styrelsen från att även fortsättningsvis besluta om annan ersättning än styrelsearvode, t.ex. för konsultuppdrag, till styrelseledamöter.

Styrelsen ska inte delta i incitamentsprogram riktade till bolagsledningen eller andra anställda

Enligt Kodens regel 9.8 ska styrelseledamöter som inte samtidigt är anställda i bolaget inte delta i incitamentsprogram riktade till bolagsledningen eller andra anställda. Aktieoptioner ska inte ingå i program riktade till styrelsen. Syftet med incitamentsprogram är i regel att öka de anställdas engagemang i och lojalitet till bolaget, för att skapa ökade förutsättningar för lönsamhet. Det anses emellertid allmänt att styrelseledamöterna i egenskap av förtroendevalda, icke-heltidsarbetande sysslomän för bolaget som huvudregel inte bör delta i incitamentsprogram för de anställda med mindre än att särskilda skäl föreligger. Ett sådant skäl kan vara att styrelseledamoten i praktiken är verksam i bolaget på samma sätt som en anställd. Anses tilldelning till en eller flera styrelseledamöter av sådant eller liknande skäl böra ske, bör frågan tas upp som en särskild beslutspunkt vid bolagsstämman.

Det är mot denna bakgrund som Koden föreskriver att styrelseledamöter inte ska få tilldelning i aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram riktade till bolagsledningen eller andra anställda.

Incitamentsprogram riktade enbart till styrelsen att beslutas av bolagsstämman

Enligt Koden ska ett incitamentsprogram som riktas enbart till styrelsen beslutas av bolagsstämman, d.v.s. samtliga incitamentsprogram som berör styrelsen kommer under bolagsstämmans bestämmanderätt.

Ersättningar till bolagsledningen

Ersättningar och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare ska utformas med syfte att säkerställa bolagets tillgång till befattningshavare med den kompetens bolaget behöver till för bolaget anpassade kostnader så att de får för verksamheten avsedda effekter. (Svensk kod för bolagsstyrning avsnitt 9.)

Enligt lag ska bolagsstämman besluta om samtliga aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram till bolagsledningen. Vidare har Koden nyligen reviderats med hänsyn till den rekommendation om ersättningar till ledande befattningshavare i börsnoterade bolag som EU-kommissionen utgav våren 2009. De nya reglerna i Koden om ersättning till ledande befattningshavare syftar till öka styrelsens och aktieägarnas kunskap och kontroll över ersättningen.

Ersättningar till bolagsledningen enligt Koden

  • Ersättningar ska utformas så att bolagens tillgång till befattningshavare med rätt kompetens säkerställs.
  • Rörliga ersättningar ska vara kopplade till förutbestämda och mätbara prestationskriterier och syfta till att främja bolagets långsiktiga värdeskapande.
  • För rörliga ersättningar som utgår kontant ska gränser anges och styrelsen ska överväga två förbehåll;
    – dels om viss del av utbetalningen ska villkoras av att de prestationer som den grundar sig på visar sig vara hållbara över tid,
    – dels om bolaget ska ges möjlighet att återkräva ersättningar som utbetalats på grundval av uppgifter som senare visat sig vara uppenbart felaktiga. 
  • Avgångsvederlag inklusive lön under uppsägningstiden ska inte överstiga två års fast ersättning. Aktie- och aktiekursrelaterade ersättningar ska utformas för att öka intressegemenskapen mellan ledande befattningshavare och bolagets aktieägare. Intjänandeperioden ska inte understiga tre år.
  • De bolag som tillämpar Koden ska på sin webbplats redogöra för samtliga program för rörliga ersättningar till ledande befattningshavare och inte som tidigare endast för aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram. Vidare ska styrelsen senast två veckor innan bolagsstämman på webbplatsen lämna en redovisning av resultatet av utvärderingen av programmen och tillämpningen av bolagsstämmans riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare.

 

Hade du nytta av den här informationen?