Artikel

Fem faktorer som skapar kontinuitet i ekonomifunktionen

Semestertider, personalförändringar och omställningar i företaget – alla situationer påverkar ekonomifunktionen. Erik Edeen, ekonomikonsult och partner på Deloitte, ger sina råd för hur du ökar kvalitet och kontinuitet i arbetet.

Vad menas med kontinuitet i ekonomifunktionen?

För mig handlar det om att organisationen är förberedd på planerade och oplanerade händelser, till exempel plötslig sjukdom, uppsägning eller föräldraledighet, men också om att hantera nya regler utan att tappa fokus på huvuduppgifterna. Kontinuitet förknippas ofta med långsiktighet, men det behöver det inte vara. Det handlar också om att ha en plan för att hantera oförutsedda förändringar med bibehållen kvalitet i det arbete som görs.

Vilka utmaningar inom kontinuitet har du mött när du jobbat på ledande positioner inom ekonomifunktionen?

En vanlig utmaning vi ser hos våra klienter är att kompetenta medarbetare väljer att gå vidare i sin karriär och därmed lämnar företaget för att fortsätta utvecklas någon annanstans.

Den självklara målsättningen är naturligtvis att ha en plan för att utveckla och utmana de befintliga medarbetarna så att de stannar. Men det är också bra med en implementerad back up-struktur som innebär att någon annan på ekonomiavdelningen är insatt i arbetsuppgifterna och kan täcka upp under en period. Som ett stöd kan enkla arbetsbeskrivningar över de mest kritiska momenten vara till hjälp för att kortsiktigt kunna hantera den uppkomna situationen.

Hur kan företag hantera de risker som uppstår under semestern, vid vakanser och andra verksamhetsstörningar?

Genom åren har jag arbetat hos företag där det skett större förändringar, allt från omorganisering av ekonomifunktionen och förvärv av företag, till större systemimplementeringar. Alla är faktorer som påverkar kontinuiteten inom ekonomifunktionen.

Vid alla typer av förändringar är det viktigt att stötta sina medarbetare och hålla dem informerade. Ofta innebär förändringar en ökad oro, men i många fall också ökad arbetsbelastning. I dessa situationer är det otroligt viktigt att sätta sig in i medarbetarens perspektiv för att kunna avgöra vad som behövs för att underlätta hanteringen av den uppkomna situationen. Ibland räcker det att stötta med prioriteringarna och i vissa fall krävs ytterligare stöd i form av resurser för att kunna hantera kontinuiteten.

Oavsett vilken förändring ett företag står inför är det viktigt att inte glömma bort ekonomifunktionens huvuduppgift: att inom given tidsram få ihop ett bokslut av hög kvalitet som sedan rapporteras vidare. Av erfarenhet vet jag att många företag har en tidplan med fördelade ansvarsområden i bokslutsprocessen, men utmaningen är att fortsätta prioritera den även i tider av förändring. I vissa fall är det accepterat att skjuta på tidplanen, men i andra inte. 

En annan utmaning som många företag står inför kopplat till kontinuitet nu när vi närmar oss sommarsemester är att säkra back-uper i attestflödet av leverantörsfakturor. Om dessa saknas kan det bidra till onödiga påminnelseavgifter och räntefakturor. Leverantörsreskontran är den funktion som oftast behöver ha kontinuitet under hela året.

Frågor? Klicka på bilden för kontaktuppgifter

Fem faktorer som säkrar kontinuitet i ekonomifunktionen

1. Tydlig process för medarbetarutveckling

2. Uppdaterade och dokumenterade rutinbeskrivningar

3. Back up-struktur för kritiska uppgifter inom ekonomifunktionen för att undvika att bli beroende av en individ

4. Fastställda prioriteringar och en tydlig tidplan för bokslutsprocessen

5. Säkerställa rätt kompetens för uppgiften

Hade du nytta av den här informationen?