Artikel

Fem faktorer som skapar kontinuitet i ekonomifunktionen

Semestertider, personalförändringar och stora förändringar inom företaget – alla situationer påverkar ekonomifunktionen. Erik Edeen, ekonomikonsult och partner på Deloitte, ger sina råd för hur du ökar kvalitet och kontinuitet i arbetet.

Vad menas med kontinuitet i ekonomifunktionen?

För mig handlar det om att organisationen är förberedd på planerade och oplanerade händelser, till exempel plötslig sjukdom, uppsägning eller föräldraledighet, men också om att hantera nya regler utan att tappa fokus på huvuduppgifterna. Kontinuitet förknippas ofta med långsiktighet, men det behöver det inte vara, det handlar också om att ha en plan för att hantera oförutsedda förändringar med bibehållen kvalitet i det arbete som görs.

Vilka utmaningar kopplade till detta har du mött när du har arbetat i ledande roller inom ekonomifunktionen?

En vanlig utmaning vi ser hos våra klienter är att kompetenta medarbetare väljer att gå vidare i sin karriär och därmed lämnar företaget för att fortsätta utvecklas någon annanstans. Den självklara målsättningen är naturligtvis att ha en plan för att utveckla och utmana de befintliga medarbetarna så att de stannar. Det är också bra att ha en implementerad back up-struktur där någon annan på ekonomiavdelningen är insatt i arbetsuppgifterna och kan täcka upp under en period. Som ett stöd kan enkla arbetsbeskrivningar över de mest kritiska momenten vara till hjälp för att kortsiktigt kunna hantera den uppkomna situationen.

Hur undviker man de risker som uppstår under semestern, vid vakanser och andra verksamhetsstörningar?

Genom åren har jag arbetat hos företag där det skett större förändringar, allt ifrån omorganiseringar av ekonomifunktioner, förvärv- och integrationer av företag, till större systemimplementeringar som alla är faktorer som påverkar kontinuiteten inom ekonomifunktionen. Vid alla typer av förändringar är det viktigt att stötta sina medarbetare och hålla dem informerade. Ofta innebär förändringar en ökad oro, men i många fall också en ökad arbetsbelastning. I dessa situationer är det otroligt viktigt att sätta sig in i medarbetarens perspektiv för att kunna avgöra vad som behövs för att underlätta hanteringen av den uppkomna situationen. Ibland räcker det att stötta med prioriteringarna, och i vissa fall krävs ytterligare stöd i form av resurser för att kunna hantera kontinuiteten.

Oavsett vilken förändring som ett företag står inför är det viktigt att inte glömma att huvuduppgiften för ekonomifunktionen är att få ihop ett bokslut med hög kvalitet inom vissa givna tidsramar som sedan på ett eller annat sätt rapporteras vidare. Av erfarenhet vet jag att många företag har en tidplan med fördelade ansvarsområden i bokslutsprocessen, utmaningen är att fortsätta prioritera den även i tider när det sker förändringar. I vissa fall är det accepterat att skjuta på tidplanen, men i andra inte, den bedömningen behöver göras. 

En annan utmaning många företag står inför kopplat till kontinuitet nu när vi närmar oss sommaren och semestern är att säkra back-uper i attestflödet av leverantörsfakturor. Om dessa saknas kan det bidra till onödiga påminnelseavgifter och räntefakturor - leverantörsreskontran är den funktion som oftast behöver ha kontinuitet under hela året.

Frågor? Klicka på bilden för kontaktuppgifter

Fem sätt att säkra kontinuitet i ekonomifunktionen

1. Säkra en tydlig process för medarbetarutveckling

2. Arbeta för att ha uppdaterade och dokumenterade rutinbeskrivningar

3. Säkra en back up-struktur för kritiska uppgifter inom ekonomifunktionen för att inte bli beroende av en person

4. Fastställ prioriteringar och en tydlig tidplan för bokslutsprocessen

5. Säkerställ rätt kompetens för uppgiften

Hade du nytta av den här informationen?