Poznatky

Ako rozoznať podvod

Na základe mnohých vykonaných vyšetrovaní podvodov v organizáciách sme zostavili zoznam spoločných znakov alebo „varovných signálov“ (red flags) indikujúcich možný výskyt podvodov

Na základe mnohých vykonaných vyšetrovaní podvodov v organizáciách sme zostavili zoznam spoločných znakov alebo „varovných signálov“ (red flags) indikujúcich možný výskyt podvodov. Každý z nich by mal byť preverený s cieľom vyhodnotiť riziko podvodu a potvrdiť alebo vyvrátiť možné podvodné konanie. V prípade podvodu by organizácia mala prijať rýchle rozhodnutie a adekvátne opatrenia.

Aké sú znaky možného podvodu

Ak budete rozpoznávať varovné signály a adekvátne na ne reagovať, môžete odhaliť podvod skôr, poprípade úplne zamedziť jeho výskytu.

Je dôležité zdôrazniť, že zoznam nie je kompletný. Obsahuje však najčastejšie varovné signály, ktoré sa objavovali v podvodných kauzách, ktoré sme vyšetrovali. Ak je prítomný iba jeden alebo dva z týchto signálov, nemusí to nevyhnutne znamenať, že dochádza k podvodu. Pre organizáciu je však dôležité preveriť súvisiace detaily a začať si klásť otázky, ako napríklad či existuje:

  • Nezvyčajne blízky vzťah s dodávateľmi – Zamestnanci, ktorí majú veľmi blízky osobný vzťah s dodávateľmi. Napríklad zamestnanec, ktorý sa často stretáva alebo chodí na dovolenky s určitým dodávateľom.
  • Opakujúce sa transakcie s konkrétnym dodávateľom bez akéhokoľvek zjavného dôvodu. Veľké množstvo transakcií s konkrétnym dodávateľom – často, keď je mnoho z nich tesne pod hranicou právomocí zamestnanca, alebo keď finanční alebo vedúci pracovníci daného dodávateľa alebo tovar/služby nepoznajú.
  • Podozrivé faktúry „vyrobené“ manuálne ‒ Faktúry, ktoré nevyzerajú, akoby boli vystavené prostredníctvom počítačového účtovného systému a/alebo je popis toho, za čo sa fakturovalo, „slabý“. Faktúry vystavené pre údajne legitímne výrobky alebo služby, ktoré neboli nikdy doručené ani poskytnuté, alebo legitímne faktúry, ktoré boli zmenené tak, aby obsahovali falošné údaje o bankovom účte.
  • Nedostatočné vedomosti o dodávateľoch ‒ Platby poskytnuté dodávateľom, ktorých finanční alebo vedúci pracovníci nepoznajú, alebo nevedia, prečo sa platba uskutočňuje.
  • Spoločné kontaktné údaje a čísla bankových účtov ‒ Dvaja alebo viacerí dodávatelia a/alebo zamestnanci, ktorí majú rovnaké kontaktné údaje a/alebo čísla bankových účtov.
  • Nedostatočné podklady ‒ Nedostatočné podklady pre platby, najmä tie, ktoré boli vykonané prostredníctvom firemných kreditných kariet. Toto riziko je ešte vyššie, ak neexistuje žiadna kontrola alebo dohľad nad výdavkami.
  • Neprimerane dominantný manažérsky tím ‒ Manažéri s dominantnými osobnosťami, ktorých ľudia len zriedka spochybňujú, alebo sa ich obávajú spochybňovať.
  • Nevyužitá ročná dovolenka ‒ Nahromadenie veľkého množstva ročnej dovolenky spojené s neochotou čerpať dovolenku alebo delegovať prácu v čase svojej neprítomnosti. Zamestnanec môže tiež odmietať čerpať práceneschopnosť aj v prípade, že je chorý.
  • Zbytočná práca nadčas ‒ Zamestnanci, ktorí majú bežne nadmerné množstvo nadčasov, pracovné víkendy alebo prichádzajú do práce skoro alebo zostávajú dlhšie, a to bez zjavného dôvodu alebo obchodnej potreby. Často to môže byť spojené s neochotou delegovať prácu.
  • Výrazné zmeny v postoji a správaní zamestnanca ‒ Jednotlivec, ktorý prejavuje voči svojmu zamestnávateľovi pocit odporu alebo má pocit, že mu zamestnávateľ niečo dlhuje. Napríklad ak je zamestnanec zrazu živší a agresívnejší, alebo naopak uzavretejší alebo dokonca vyhýbavý, pričom predtým bol vždy celkom otvorený.
  • Zmena životného štýlu zamestnanca ‒ Jednotlivci, ktorí zjavne žijú nad rámec svojich príjmov alebo nevysvetliteľne zmenia životný štýl. Napríklad zamestnanec si zrazu môže kúpiť nové drahé auto alebo začne nosiť značkové oblečenie a/alebo šperky, pričom jeho príjem alebo životná situácia s touto zmenou životného štýlu nekorešpondujú.
  • Nedostupnosť pôvodnej dokumentácie ‒ Platby dodávateľom sú podložené fotokópiami namiesto originálov alebo akákoľvek dokumentácia chýba.
  • Nezvyčajné transakcie ‒ Typy transakcií, ktoré sú v rozpore s bežnými obchodnými a priemyselnými zvyklosťami. Napríklad platba dodávateľovi môže byť rozdelená na dve menšie platby, aby sa zabránilo prekročeniu schvaľovacích právomocí zamestnanca.
  • Slabé prostredie vnútornej kontroly ‒ Manažment nekladie dôraz na silné vnútorné kontroly alebo nevykonáva žiadne nápravné opatrenia v prípade vzniku problémov.
  • Liberálne účtovné postupy nariadené manažmentom, ktoré ohrozujú vnútorné kontroly –  Kontroly, ako napríklad rozdelenie povinností, úrovne delegovania alebo kontrola výdavkov, sa v praxi ignorujú alebo upravujú.

Ako sa nestať obeťou podvodu

Najlepší spôsob, akým sa každá organizácia môže chrániť pred možným podvodom, je uistiť sa, že má zavedené adekvátne metódy prevencie a odhaľovania podvodov.

Metódy prevencie podvodov zahŕňajú:

  • zabezpečenie implementácie a dodržiavania adekvátnych interných kontrol (ako napríklad rozdelenie povinností a zodpovedajúce úrovne delegovania),
  • kódex správania, komunikovanie etiky/hodnôt organizácie a postupy na zamedzenie konfliktu záujmov sú zdokumentované a pravidelne oznamované všetkým zamestnancom,
  • vedúci pracovníci nastavili žiaduci „tón zhora“ (tone from the top),
  • preverenie uchádzačov pred nástupom do zamestnania,
  • vykonávanie pravidelného hodnotenia rizík podvodov a neustále zlepšovanie interných kontrol.

So zavedenými adekvátnymi metódami prevencie bude náročnejšie spáchať podvod. Hoci rovnako, ako môžete prípadného zlodeja odstrašiť (nie úplne zastaviť) prostredníctvom preventívnych mechanizmov (napríklad poplašným systémom), tak aj osoba, ktorá má v úmysle spáchať podvod, si stále môže nájsť cestu ako ho uskutočniť. Preto je dôležité, aby organizácia tiež zaviedla primerané metódy detekcie podvodov. Metódy detekcie podvodov by mohli zahŕňať:

  • prevádzkovanie linky na oznamovanie nekalej činnosti (whistleblower hotline),
  • implementácia forenzných dátových analýz na pravidelnú detekciu podvodov,
  • zabezpečenie pravidelných školení  na zvýšenie povedomia o podvodoch a rizikách podvodov pre zamestnancov.

K detekcii podvodov výrazne prispievajú ohlasovacie (whistleblowing) systémy, ktorých úlohou je nielen problémy identifikovať, ale je aj adekvátne riešiť. Prieskum Asociácie certifikovaných vyšetrovateľov podvodov z roku 2018 o zamestnaneckých podvodoch (Report to the Nations on Occupational Fraud) zdôrazňuje, že nahlasovanie je stále najčastejšou metódou odhaľovania podvodov, pričom 40 % všetkých prípadov je odhalených práve prostredníctvom tipov nahlásených cez oznamovaciu linku. Prieskum tiež poukazuje na to, že organizácie, ktoré majú zavedené linky na oznamovanie nekalej činnosti, mali oveľa väčšiu pravdepodobnosť, že odhalia podvod. Preto sú pri odhaľovaní podvodov zamestnanci tým najväčším prínosom. Náš článok „Desaťbodový plán ako bojovať s podvodmi a korupciou vo vašej organizácii“ je užitočným sprievodcom pre ochranu vašej organizácie pred podvodmi.

Ak máte podozrenie, že by ste mohli byť obeťou podvodu alebo by ste chceli prediskutovať, ako sa takejto situácii vyhnúť, obráťte sa na Pavlu Hladkú, riaditeľku Deloitte Forensic.

Bolo to užitočné?