Prečo technologické projekty zlyhávajú alebo nezabúdajte na riadenie zmien

Dôvody neúspechu technologických implementácií

Už Charles Darwin hovoril, že prežíva nie najsilnejší alebo najinteligentnejší druh, ale ten, ktorý má najlepšiu schopnosť adaptovať sa na zmenu. A neplatí to iba v biológii. Náš globálny výskum medzi CIO z minulých rokov ukazuje, že hlavnou príčinou, prečo technologické projekty zlyhávajú, je neprijatie nového nástroja zo strany zamestnancov. Ďalšími významnými dôvodmi sú napríklad nerealistické očakávania, neadekvátny sponzoring či chýbajúci plán akceptácie zmeny. Zlý projektový manažment má potom na neúspech projektu menší vplyv.

Čo majú spoločné rezistencia zamestnancov a nerealistické očakávania? Obe tieto oblasti súvisia s ľuďmi, nie s technológiami ako takými či ich nastavením. Zároveň by sa dali riešiť správnym prístupom k riadeniu zmien alebo správne riadenou zmenou.

Prečo investovať do riadenia zmien?

Zatiaľ čo projektový manažment pokrýva technologickú a racionálnu časť implementácie, často opomínané riadenie zmien pracuje s emocionálnou a iracionálnou stránkou transformácie. S nástupom novej technológie a nových procesov sa totiž ľudia môžu obávať, že prídu o svoju prácu, nechcú meniť zabehnuté (a podľa nich často funkčné) postupy, alebo sa boja, že prídu o svoju silu a pozíciu v rámci organizácie. To je len veľmi stručný výpočet strachov a obáv, ktoré vedú k rezistencii voči zmene. Riadením zmien možno cielene a systematicky ovplyvniť zamestnancov, eliminovať ich strachy, neistoty a otázky, ale zároveň ich aj pripraviť a vytrénovať, aby boli schopní efektívne fungovať v novom nastavení, a podporiť tak akceptáciu nových technológií.

Bolo by však mylné domnievať sa, že riadenie zmien zaručí úplne bezbolestný prechod k novému fungovaniu. Proaktívne riadenie zmien spočívajúce v správne načasovanej a efektívnej komunikácii, tréningu a mnohých ďalších aktivitách však vedie k významnému skráteniu doby akceptácie nového normálu. Možno tak znovu nastoliť stabilitu, ktorá je v dôsledku nezvyku na nové fungovanie často narušená, a následne aj skrátiť dobu návratnosti pôvodnej investície.

Z prieskumu spoločnosti Prosci vyplýva, že projekty, ktoré nezabúdajú na kvalitné riadenie zmien, sú v porovnaní s projektmi, ktorých súčasťou riadenie zmien nebolo alebo sa nevykonávalo v dostatočnej kvalite, až 6-krát častejšie považované za úspešné a až 5-krát rýchlejšie dodané. 78 % takých projektov sa následne dodalo v rámci stanoveného rozpočtu alebo dokonca za nižšiu cenu. Dobre zvládnutý a pozitívne vnímaný projekt zároveň vzbudzuje ochotu zamestnancov prechádzať ďalšími projektmi a s nimi súvisiacimi zmenami. 

To však nie sú jediné výhody proaktívneho riadenia zmien. Aké ďalšie výhody prináša?

• Vedenie je zosúladené so stratégiou a kľúčovými činnosťami potrebnými na transformáciu. 
• Narušenie bežného chodu spoločnosti je minimálne.
• Spoločnosť je na novú prevádzku pripravená na všetkých úrovniach.
• Minimalizujú sa rozdiely vo výkonnosti na úrovni jednotlivcov aj tímov. 
• Odstránia sa obavy, domnienky a fámy zo strany zamestnancov.
• Je jasné prepojenie medzi projektom a víziou a stratégiou spoločnosti, a nie abstraktné pojmy.
• Stanovia sa ukazovatele, na základe ktorých možno merať úspešnosť projektu.
  

Ak sa teda spoločnosť rozhodne investovať veľké prostriedky do technológií, mala by sa snažiť využiť ich potenciál. Samotná úspešná technologická implementácia nestačí na uskutočnenie transformácie. Ak ľudia nevedia, ako s novým systémom efektívne pracovať, a nie sú si vedomí jeho prínosov alebo jeho začlenenia do celkovej stratégie spoločnosti, budú sa mu brániť a zamýšľaný výsledok implementácie sa nedosiahne.

Pripravujete sa na transformáciu? Alebo už ním prechádzate a chcete zabezpečiť jeho maximálny úspech? Spojte sa s našimi odborníkmi na riadenie zmien a podporte zníženie návratnosti investícií.