การบริหารจัดการสินทรัพย์ด้านซอฟต์แวร์ (Software Asset Management - SAM)

โดยทั่วไป การสั่งซื้อ Hardware และ Software เป็นงบประมาณทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่มีมูลค่าถึงร้อยละ 20 ของงบประมาณทั้งหมด ซึ่งงบประมาณด้านนี้ เป็นงานสนับสนุนที่ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์ให้แก่องค์กรโดยตรง อย่างไรก็ตาม ลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ยังเป็นปัจจัยความเสี่ยงที่จำเป็นต้องกล่าวถึง เนื่องจากการตรวจสอบการใช้งานจากผู้จัดจำหน่ายที่อาจมีขึ้น เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไขของการจัดซื้อลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดค่าปรับหรือค่าใช้จ่ายด้านนี้ ที่ไม่วางแผนไว้ล่วงหน้า

การจัดการทรัพย์สินด้านซอฟต์แวร์ (SAM) เป็นกระบวนการที่ครอบคลุมถึงโครงสร้างพื้นฐานจำเป็นในระดับองค์กร ตั้งแต่การวางแผน การควบคุม และการลงทุน ในแต่ละช่วงของการใช้งานซอฟต์แวร์

ความท้าทายและประโยชน์ที่ได้รับ

ด้วยความซับซ้อนของเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องและเปลี่ยนแปลงในองค์กรตลอดเวลา ตลอดจนการมีส่วนร่วมของฝ่ายงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นการสั่งซื้อ การติดตั้ง การปรับให้ใช้งานได้ การดูแลรักษา การใช้ประโยชน์ และการทำลายซอฟต์แวร์ ตลอดจนถึงการบริหารจัดการข้อตกลงของลิขสิทธิ์และเงื่อนไขในการใช้งานซอฟต์แวร์ เป็นความท้าทายในการจัดการทรัพย์สินด้านซอฟต์แวร์

ด้วยเหตุผลข้างต้น องค์กรส่วนใหญ่ จึงยังขาดองค์ความรู้และข้อมูลในการจัดการทรัพย์สินด้านซอฟต์แวร์และงบประมาณ และพยายามแสวงหาวิธีการจัดการในเรื่องนี้

การพึ่งพาเครื่องมือและเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว โดยปราศจากความรู้ความเข้าใจในการบริหารจัดการนั้น ยังไม่เพียงพอและทำให้เกิดความล้มเหลวด้านการจัดการอย่างยั่งยืน และปล่อยให้องค์กรต้องเผชิญกับความเสี่ยงด้านการเงินและด้านความมั่นคงปลอดภัย เนื่องจากเครื่องมือและเทคโนโลยีเหล่านั้น ไม่สามารถระบุถึงปัญหาเบื้องลึก ที่เกี่ยวกับนโยบายและกระบวนการจัดการได้

เพื่อให้สามารถบ่งบอกถึงต้นตอของปัญหาที่เกิดขึ้น รวมถึงการดำรงไว้ซึ่งความมีประสิทธิภาพและบริหารความเสี่ยง องค์กรจึงจำเป็นต้องพิจารณาและจัดการในระดับบุคลากร (People) กระบวนการ(Process) และเทคโนโลยี (Technology)

การจัดการทรัพย์สินด้านซอฟต์แวร์จะมีส่วนช่วยให้องค์กร

• ลดค่าใช้จ่ายในส่วนของต้นทุน (ซึ่งสามารถหมุนเวียนเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานตามโปรแกรม SAM นี้ได้ด้วยตนเอง)
• เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและจัดการด้านงบประมาณและด้านการเงิน
• ตระหนักถึงข้อตกลงของลิขสิทธิ์และเงื่อนไขในการใช้งานซอฟท์แวร์ ได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน และลดความเสี่ยงทางด้านกฎหมาย
• ควบคุมการใช้งานสินทรัพย์ด้านซอฟต์แวร์ ได้อย่างยั่งยืน

ค่าใช้จ่ายในส่วนของลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์และการดูแลรักษา นับได้ว่าเป็นสัดส่วนที่สำคัญของงบประมาณด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ การดำเนินการโดยไม่พิจารณาค่าใช้จ่ายด้านนี้ อาจทำให้องค์กรเผชิญกับภาวะความเสี่ยง ดังนี้

• ค่าปรับหรือค่าใช้จ่ายจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของการใช้งานซอฟต์แวร์ โดยเฉพาะ เมื่อเจ้าของลิขสิทธิ์มีการตรวจสอบมากขึ้น เพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านรายได้
• การจัดซื้อหรือชำระค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์มากเกินความจำเป็น โดยเฉพาะกับองค์กรมีสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
• ภัยคุกคามด้านความมั่นคงปลอดภัย เนื่องจากการใช้ซอฟต์แวร์ที่ผิดกฎหมาย หรือไม่สามารถควบคุมและจัดการพฤติกรรมการใช้งานซอฟต์แวร์ในองค์กร

โปรแกรมการบริหารจัดการสินทรัพย์ด้านซอฟต์แวร์ (SAM) สามารถบริหารความเสี่ยงเหล่านี้ได้ ในขณะเดียวกัน เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพตลอดอายุการใช้งานสินทรัพย์ด้านซอฟต์แวร์ และสร้างมูลค่าและคืนทุนให้แก่องค์กร

แนวทางการดำเนินงานของดีลอยท์ (The Deloitte Approach)

ดีลอยท์ มีความเชี่ยวชาญในแต่ละช่วงการดำเนินงานโปรแกรมการบริหารจัดการสินทรัพย์ด้านซอฟต์แวร์ (SAM) และยังมีส่วนสนับสนุนองค์กรทั่วโลก ในการวางมาตรฐาน และพัฒนาแนวคิด วิธีการ และแนวทาง รวมถึงการตรวจสอบลิขสิทธิ์ซอฟท์แวร์และโปรแกรม SAM นำไปปฏิบัติใช้ ในฐานะบุคคลภายนอกที่มีความเป็นกลาง จึงทำให้มีมุมมองในการนำมาปฏิบัติใช้ได้จริง และกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการตรวจสอบและการควบคุมสินทรัพย์ด้านซอฟต์แวร์

บุคลากรที่เชี่ยวชาญของดีลอยท์  จะสนับสนุนองค์กรของท่านกับการจัดการกับความยุ่งยากและซับซ้อน  ตั้งแต่การวิเคราะห์พื้นฐานของซอฟต์แวร์ไป จนถึงการใช้งาน SAM แบบเต็มรูปแบบ โดยนำเสนอแนวทางที่แตกต่าง ที่ครอบคลุมไม่เพียงเครื่องมือและเทคโนโลยี (Technology) แต่ครอบคลุมถึงบุคลากร (People) และกระบวนการต่าง ๆ (Process) จึงช่วยให้องค์กรบริหารจัดการสินทรัพย์ด้านซอฟต์แวร์ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน