Як зменшити вплив пандемії на співробітників: інструкція управлінця

Протягом останніх двох місяців вірус COVID-19 активно поширився на всі континенти, крім Антарктиди, та інфікував людей у багатьох країнах світу. Його вплив на суспільство, економіку та бізнес є очевидним.

Як мінімізувати вплив епідемії на бізнес, його результати та, найважливіше, на співробітників – наразі це питання найбільше хвилює управлінців.

Останнє дослідження Deloitte (опитано понад 1,000 організацій в Китаї) свідчить, що епідемія матиме найбільш негативний вплив на можливість обслуговувати клієнтів/споживачів, управління бізнесом, обсяги продажів і грошові потоки. До суттєвих ризиків також відносять безпеку працівників, які повертаються з відпусток та бізнес-подорожей, складнощі у сфері постачання сировини, відсутність інструментів для організації дистанційної роботи.

Вплив COVID-19 на ефективність організацій відзначають і керівники компаній: 46% респондентів передбачають зниження цільових показників у 2020 році.

Тож які заходи можна вважати найбільш важливими та доцільними? Спираючись на результати досліджень Deloitte під час подібних ситуацій у минулому (зокрема, під час епідемії SARS), пропонуємо вжити низку заходів.

Для компаній

• Компаніям варто проаналізувати можливість створення штабу з представників крос-функціональних команд (a business response and continuity office). Відповідна багатофункціональна команда могла б координувати дії різних підрозділів, відстежувати і надавати потрібну інформацію найвищій управлінській команді для подальших комунікацій з працівниками, клієнтами, партнерами.
• Вже зараз варто проаналізувати критичні ролі та ключові посади, а також продумати команду тимчасових наступників на випадок форс-мажору. Топ-менеджери часто перебувають у відрядженнях, тому для них є підвищений ризик, що відповідні працівники можуть бути недоступні в офісі через карантин чи хворобу. Управлінські рішення треба приймати. Продумайте, як це можна робити за різних сценаріїв розвитку подій.
• Продумайте, як ви забезпечуватимете безпеку працівників, які повинні перебувати на робочому місці і не можуть працювати дистанційно (наприклад, продавці, касири, водії та інші). Компанії переглядають свої політики щодо підтримання чистоти на робочому місці, забезпечення засобами дезінфекції тощо.
• Проаналізуйте пріоритетність проектів у компанії: сфокусуйте увагу команд на найважливіших, найкритичніших для бізнесу завданнях. Будьте більш гнучкими щодо непріоритетних задач.

Для працівників

• Комунікуйте з працівниками. Паніка і хаос довго не забудуться, навіть після припинення епідемії. Послідовна і впевнена комунікація та взаємодія з працівниками – ось що може зміцнити організацію, посилити її культуру. Після будь-якої кризи настає відновлення – думайте про майбутні наслідки.
• Продумайте впровадження гнучкого графіку, можливостей дистанційної роботи (82% опитаних вищезгаданого дослідження зазначили важливість такого підходу). Шкільний карантин, карантин після відряджень – усі ці події можуть додати стресу, тож йдіть на зустріч вашим командам уже зараз. Будьте готові до абсентиїзму, що може зрости. Продумайте, як ви зможете заміняти відсутніх працівників, особливо на ключових ролях у різних підрозділах.
• Поширюйте серед співробітників компанії актуальну інформацію щодо симптомів COVID-19 та порад з попередження захворювання. Використовуйте якісні джерела, наприклад, сайт World Health Organization. Можна запустити «гарячу лінію» чи провести низку дистанційних семінарів з відповідними медичними фахівцями, які можуть відповісти на найважливіші запитання працівників.
• Продумайте надання психологічної та матеріальної підтримки співробітників: забезпечення необхідної екстреної допомоги, додаткове страхування та регулярна оплата праці.
• Сфокусуйтеся на організації безпечного робочого середовища: закупівля медичного обладнання (наприклад, термометрів, антибактеріальних засобів), самостійне відстеження стану здоров’я співробітників та дезінфекція робочих місць в офісі.
• Деякі бізнеси за кордоном вже переглянули політики лікарняних. Зокрема, введено тимчасову можливість бути відсутнім на роботі у зв’язку з хворобою без запису лікаря.
• Розробіть і комунікуйте чіткі правила та обов’язки для співробітників, які перебувають у зоні ризику (тих, хто був за кордоном в особистих справах чи у відрядженні). Серед них – самоізоляція співробітників вдома на 14 днів та скасування усіх зустрічей з клієнтами і співробітниками.

Для робочого місця

• Забезпечте стримування зараження у робочому середовищі шляхом ретельного очищення та дезінфекції робочих місць. На випадок підозри зараження працівника COVID-19 в компанії має бути чіткий процес виведення цієї людини з приміщення компанії та подальшої належної обробки цього приміщення.
• Перегляньте політику щодо подорожей та проведення зустрічей. Для організацій з високими потребами в подорожах, особливо міжнародних, оцінка впливу епідемії вкрай необхідна, оскільки поїздки пов'язані з розповсюдженням COVID-19. Компаніям слід дотримуватися вказівок щодо подорожей від уряду, а також переглянути політику щодо подорожей та бути готовими до відстеження і комунікації з мандрівниками. Додаткових дій також може потребувати ризик можливої затримки працівників у містах подорожей через введення обмежень на поїздки, що вводяться урядами країн світу, а також застереження працівників від особистих міжнародних поїздок.
• Переконайтеся, що ваша політика щодо користування соціальними мережами відповідає викликам епідеміологічної ситуації. Вона повинна містити чіткі вказівки щодо того, як працівники можуть комунікувати про ваш бізнес та про вплив COVID-19 на діяльність, здоров'я та безпеку працівників. Створіть для працівників внутрішній канал комунікації з можливістю повідомляти про те, що вони спостерігають та відчувають в організації, щоб забезпечити якомога більше живого спілкування як альтернативу соціальним медіа. У той же час ефективна програма моніторингу соцмереж може допомогти виявити нагальні питання, які впливають на ваших клієнтів, ринки та виробничі регіони.
• Подбайте про джерела новин в офісі. Дезінформація у ЗМІ спричиняє особливі виклики для організацій. Роботодавці повинні стати джерелом точної, своєчасної та надійної інформації для своїх працівників. Подумайте про створення власного каналу новин, заснованому на надійних джерелах.

Планування стратегій щодо персоналу

• Пропрацюйте найскладніші сценарії (наприклад, якщо потрібно буде закрити офіси чи частини виробництва) та заздалегідь підготуйте відповідну комунікацію для співробітників. Ваше завдання – конструктивна реакція, а не панічні й хаотичні повідомлення чи взагалі їхня відсутність.
• Прорахуйте можливі сценарії тимчасового скорочення персоналу (наприклад, через впровадження неоплачуваних відпусток, як це вже робили українські роботодавці у 2008-2009 роках). Однак будьте дуже обережними з прийняттям різких непопулярних рішень щодо скорочень – криза мине, а неправильна поведінка управлінців ще довго негативно впливатиме на бізнес.

Незважаючи на всі ризики та стрес, необхідно пам’ятати, що подібні ситуації ставалися і раніше. Насамперед це випробування для культури компанії та методів управління всередині неї. Якщо люди – це справді найбільша цінність для вашого бізнесу, будьте послідовними, плануйте, комунікуйте, не ховайтеся і не мовчіть.

Ми всі люди і на кожного з нас може вплинути COVID-19. Тому зараз час для управлінців взяти на себе провідну роль у забезпеченні безпеки та благополуччя персоналу своєї компанії.

Джерело: https://nv.ua/ukr/biz/experts/karantin-i-pandemiya-koronavirusu-shcho-robiti-menedzhmentu-kompaniy-konkretni-kroki-vid-deloitte-50075168