Stresstest für Tax CMS und Betriebliches Kontinuitätsmanagement

Bis zur Corona-Virus-Pandemie ab dem März 2020 war ein betriebliches Kontinuitätsmanagement (Business Continuity Management, BCM) mit Bezug zu Steuern höchstens im Rahmen von Internen Kontrollsystemen öffentlicher Unternehmen sowie von Finanzdienstleistern anzutreffen. Katastrophenszenarien, wie dieses die COVID-19 Pandemie darstellt, waren bis dahin grundsätzlich kein eigenständiger Bestandteil eines Tax CMS. 

Aus Sicht des Tax CMS hat die aktuelle COVID-19-Situation Schwächen, insbesondere in der Personal- bzw. Vertretungsplanung sowie in der IT-Infrastruktur offengelegt. Neben der Kompensation von krankheitsbedingten Ausfällen waren viele Steuerabteilungen auf die neuen Anforderungen des Arbeitens von zuhause aus nicht ausreichend vorbereitet. Im Ergebnis mussten zum Teil externe Berater für eigentlich intern durchgeführte Tätigkeiten wie z.B. die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen beauftragt werden.Vor diesem Hintergrund sollte jedes Unternehmen das bestehende Tax CMS spätestens im Rahmen des jährlichen Tax CMS Überwachungs- und Verbesserungsprozesses um eine BCM-Komponente ergänzen. 

Erweiterung des Tax CMS um ein Betriebliches Kontinuitätsmanagement

Auf Basis der allgemeinen Grundsätze zum Betrieblichen Kontinuitätsmanagement hat Deloitte eine steuerspezifische Vorgehensweise zur Erweiterung des Tax CMS abgeleitet. Diese Vorgehensweise wurde auch durch die australische Finanzverwaltung im Rahmen einer BCM-Analyse intern erarbeitet und extern veröffentlicht. 

Der Schwerpunkt hinsichtlich Phase 1 bezieht sich darauf, die im Krisenfall relevanten steuerlichen Schlüsselprozesse zu identifizieren. Im Rahmen früherer Tax CMS-Projekte wird in der Regel bereits Vorarbeit geleistet worden sein, soweit dies die Definition der Ziele der Steuerfunktion und die daraus abgeleiteten Tätigkeiten betrifft. Hierauf aufbauend kann eine Priorisierung der im Krisenfall notwendigen Prozesse erfolgen. Sofern dies noch nicht erfolgt ist, sollte die Steuerfunktion diese Übung zeitnah nachholen und ihre Ziele und Aufgaben definieren, sodass spezifische Ziele und Aufgaben für den Krisenfall erarbeitet werden können. 

Im Rahmen der Betroffenheitsanalyse (Phase 2) geht es zunächst um die Identifizierung des notwendigen Personals und weiterer Ressourcen wie z.B. externer Berater und der relevanten IT-Infrastruktur. Im Weiteren erfolgt dann eine Risiko- und Szenarienanalyse zur Festlegung der Mindestressourcen zur Erfüllung der definierten Aufgaben.

In Phase 3 wird das Tax CMS bzw. die steuerliche Governance entsprechend ergänzt. Insbesondere sollte es hier einer Überarbeitung von Prozessen und einer Anpassung der Steuerrichtlinie bedürfen. 

Erweiterung des Tax CMS

Sie planen Ihr bestehendes Tax CMS im Hinblick auf ein Betriebliches Kontinuitätsmanagement hin erweitern möchten oder stehen vor der Aufgabe ein Tax CMS zu implementieren: Weitergehende Informationen zum Tax CMS finden Sie hier.