Czy social media są realnym zagrożeniem dla tajemnicy przedsiębiorstwa?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego określone zachowania pracowników w mediach społecznościowych mogą być groźne dla Twojej firmy.
• Jakie informacje może ujawnić z pozoru niewinne i neutralne zdjęcie z biura.
• Jaka odpowiedzialność grozi pracownikowi/współpracownikowi za tego typu działania.

Bezpieczne dane na wagę złota

Z uwagi na fakt, że nowoczesna gospodarka oparta jest na informacji, nie trzeba szczególnie przekonywać przedsiębiorców, jak dużą wartość mają poufne informacje handlowe ich firm. Temat ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa nie jest już dziś nikomu obcy. Przedsiębiorcy mają do dyspozycji rozbudowane środki techniczne, które wdrażają w firmie, by fizycznie chronić poufne ze względu na znaczenie biznesu informacje. Mogą na przykład zastrzec w umowach o zaufaniu poufności z kontrahentami czy współpracownikami kary za ujawnienie poufnych danych i informacji. Jednak niezależnie od wysokości takich kar i złożoności zabezpieczeń, jakim dysponuje przedsiębiorstwo, najsłabszym ogniwem całego systemu ciągle pozostaje człowiek.

Rozpowszechniona informacja przestaje być poufna

Oczywiście bez podjęcia przez przedsiębiorcę działań faktycznych i prawnych w celu zachowania określonych informacji w tajemnicy, nie uzyskałyby one przymiotu tajemnicy przedsiębiorstwa, a w konsekwencji nie byłyby też chronione prawnie na podstawie ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Niemniej jednak dziś, w dobie social media, możliwość świadomego czy przypadkowego ujawnienia poufnych informacji przedsiębiorstwa stała się realnym zagrożeniem dla interesów firm. A należy pamiętać, że zamieszczenie informacji poufnej w mediach społecznościowych jest równoznaczne z podaniem jej do wiadomości publicznej. Informacja taka traci zatem z miejsca status tajemnicy przedsiębiorstwa, gdyż staje się jawna, niezależnie jakie inne techniczne czy prawne kroki spółka podjęła lub podejmie w przyszłości w celu jej zabezpieczenia.

Jak pracownik może nieświadomie ujawnić poufne dane w mediach społecznościowych?

Czy przez zamieszczenie zdjęcia, tagowanie w biurze lub wpis tekstowy na Facebooku, Instagramie, Tweeterze czy Linkedinie pracownik może nieświadomie ujawnić informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa? Rozważmy 4 poniższe przypadki.

Przypadek 1: Nowy produkt

Firma pracuje nad zupełnie nowym produktem, na co przeznacza spore środki. Jeszcze przed wprowadzeniem nowości na rynek, a po ostatecznym jego opracowaniu, pracownik X robi sobie z nim zdjęcie oraz umieszcza na swoim profilu facebookowym. Na zdjęciu pracownik pokazuje produkt, a w treści mówi o nim i chwali się efektami ciężkiej pracy zespołu.

Pracownik “X” właśnie ujawnił do wiadomości publicznej, z jakim produktem jego firma zamierza wejść na rynek. Dało to konkurentom dodatkowe dni, a może nawet tygodnie (przed uruchomieniem sprzedaży lub konferencją prasową, na której produkt zostanie zaprezentowany) na przygotowanie konkurencyjnej oferty oraz dostosowanie swoich towarów.

Przypadek 2: Nowe rynki

Pracownik “Y” jedzie w podróż służbową, aby negocjować umowę, pozyskać nowego klienta lub rozpoznać nowy rynek zbytu czy zaopatrzenia. Z takiej podróży zamieszcza zdjęcie na Instagramie, oznaczając go hashtagiem #nowyrynek, a w treści pisząc „będzie sprzedawane” albo „zobaczymy jakich tam mają sadowników”.

Pracownik “Y” właśnie podpowiedział konkurencji, jakie nowe rynki spółka eksploruje, czyli jakie są jej planowane kierunki ekspansji lub z jakich rejonów poszukuje nowych klientów. Zwróćmy uwagę, że taka informacja sama w sobie nie musi mieć wielkiej wartości, gdyż może się okazać, że nowy rynek nie jest dochodowy albo firmie nie udało się pozyskać określonego kontrahenta. Może się jednak okazać, że podana przez pracownika “Y” informacja była dla konkurencji brakującą części układanki o planowanych działaniach firmy. Dzięki temu konkurencja może się odpowiednio wcześnie przygotować lub od razu wysłać tam przedstawiciela z własną ofertą.

Przypadek 3: Podróż służbowa

Pracownik “Z” jedzie w podróż służbową do potencjalnego lub najnowszego klienta. Zamieszcza w portalu społecznościowym zupełnie neutralne zdjęcie z miejscowości, w której ma spotkanie, dodając jedynie informację o lokalizacji.

Pracownik Z właśnie podał do wiadomości publicznej dane o lokalizacji, którą konkurencja z pewnością sprawdzi. Na podstawie tej informacji łatwo odgadnie, że w danym mieście siedzibę ma tylko jeden potencjalny dostawca czy klient, a wtedy oczywiste stanie się, w jakim celu pojechał tam np. dyrektor sprzedaży firmy. Przedstawiciel konkurencji pewnie umawia już spotkanie.

Przypadek 4: Zdjęcie z sali konferencyjnej lub zakładu

Pracownik “W” publikuje w swoim kanale społecznościowym pozornie przypadkowe selfie zespołu w sali konferencyjnej lub zdjęcie z zakładu produkcyjnego.

Zdjęcie z zakładu produkcyjnego może stanowić źródło informacji o sposobie organizacji linii produkcyjnej, używanych do produkcji maszyn (ich producencie czy systemie, w jakim pracują), częściowo także o sposobie produkcji, a także ewentualnie o dostawcach, których logo może być umieszczone na skrzyniach/kontenerach na półprodukty. Umieszczając natomiast zdjęcie z sali konferencyjnej na ekranie telewizora, powierzchni ściany, na którą pada rzutnik lub na flipcharcie, mogą być widoczne poufne dane. Slajd z prezentacji wskazujący dane finansowe spółki, lista klientów lub kontrahentów albo plany rozwoju na kolejny rok - konkurencja będzie zachwycona.

Case study:

Ryzyko z opisanych wyżej przypadków nie jest czysto teoretyczne. Tego typu sytuacje mają miejsce i zdarzają się największym. Dobrym przykładem jest historia amerykańskiej drużyny NBA. Na początku roku 2017, agent koszykarza Patricio Garino zamieścił na Tweeterze zdjęcie z podpisania przez sportowca umowy z zespołem Orlando Magic. Nie byłoby w tym niczego nadzwyczajnego, gdyby nie fakt, że w tle dobrze widoczna była tablica z listą nazwisk różnych koszykarzy. Na świecie ruszyły spekulacje, czy jest to lista koszykarzy, których właściciele Orlando Magic chcieliby kupić w najbliższym sezonie koszykarskim. Problem był poważny, a przedstawiciele drużyny z Orlando musieli tłumaczyć się publicznie. Przekonywali wówczas, że lista nie stanowiła spisu potencjalnych transferów na nadchodzący sezon. To niepozorne zdjęcie mogło bardzo skutecznie pokrzyżować plany zespołu i negatywnie wpłynąć na skład oraz wyniki.

Szkoda dla firmy i konsekwencje dla pracownika

Większość wyżej wymienionych przypadków ujawnienia informacji poufnych jest zapewne skutkiem niefrasobliwości czy niedopatrzenia. Jednak skutki takiego zachowania mogą być dla firmy bardzo bolesne finansowo. Sam pracownik także może ponieść konsekwencje swojej nieostrożności. Zgodnie z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy, pracownik jest zobowiązany dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Już na podstawie tego przepisu, ujawnienie przez pracownika informacji poufnych poprzez zamieszczenie zdjęć lub innych treści na portalach społecznościowych może stanowić podstawę do rozwiązania stosunku pracy z winy pracownika. Z kolei jeśli ujawnienie jest zawinione (intencjonalne), to może to skutkować nawet zwolnieniem dyscyplinarnym. Pamiętajmy, że jeśli ujawniona w mediach społecznościowych informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa pracodawcy lub zleceniodawcy, pracownik albo współpracownik (osoba współpracująca ze spółką na podstawie umowy innej niż umowa o pracę) może ponieść odpowiedzialność także na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (co wynika także z treści art. 100 § 2 pkt 5 Kodeksu pracy).

Odszkodowanie dla firmy

W przypadku ujawnienia danych poufnych, które niosą konsekwencje dla firmy, pracodawca czy zleceniodawca może wystąpić z roszczeniem odszkodowawczym przeciwko pracownikowi/współpracownikowi, który ujawnił tajemnicę przedsiębiorstwa. Uprawnionemu przysługuje także m.in. roszczenie o usunięcie skutków niedozwolonych działań, a zatem w omawianych przypadkach roszczenie o usunięcie określonego zdjęcia czy informacji z mediów społecznościowych, na których zostały one umieszczone. Jednak, jak wiadomo, w sieci nic nie ginie, dlatego w żadnym wypadku nie będzie to efektywny środek prawny. Należy podkreślić, że dla powstania odpowiedzialności pracownika lub współpracownika z tytułu ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa, nie ma znaczenia, czy działanie takie ma charakter zawiniony czy niezawiniony. Ta okoliczność ma znaczenie dla potencjalnej odpowiedzialności karnej za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, która wchodzi w grę w wypadku zawinionego naruszenia.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

Z punktu widzenia pracodawcy od skutecznego dochodzenia swoich praw już po ujawnieniu lub innym naruszeniu tajemnicy jego przedsiębiorstwa, istotniejsze są działania prewencyjne.

Z punktu widzenia pracownika lub współpracownika oraz ich potencjalnej odpowiedzialności za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, istotna jest wiedza na temat tego, co jest, a co nie jest tajemnicą przedsiębiorstwa oraz jakie informacje dotyczące spółki mogą być zamieszczane w social media.

W związku z tym, użytecznym narzędziem jest wprowadzenie w firmie zbioru zasad korzystania przez pracowników z mediów społecznościowych, co może stanowić element lub załącznik do polityki ochrony informacji firmy. Jak powinien wyglądać zbiór takich zasad oraz co pracodawca może, a czego nie może narzucić w niej pracownikowi dowiesz się z wpisu "Czy firma może kontrolować aktywność pracowników w kanałach social media?"

Digital Marketing Newsletter 1/2018. Spis treści:

• Język naturalny, czyli nowoczesna forma komunikacji z klientami
• Jak zdobywać lojalność klientów w Social Mediach
• Czy social media są realnym zagrożeniem dla tajemnicy przedsiębiorstwa?
• Czy firma może kontrolować aktywność pracowników w kanałach social media?