Usługi
Outsourcing płacowo-kadrowy
Outsourcing płacowo-kadrowy – wsparcie, które wspiera rozwój firmy
Stabilność procesów płacowo-kadrowych w dobie dynamicznych zmian przepisów, które bezpośrednio wpływają na ten obszar, to jedno z większych wyzwań dla przedsiębiorców. W związku z licznymi zmianami przepisów, coraz częściej podmioty działające w biznesie zastanawiają się jak przeorganizować swoją strukturę, by zapewnić terminową i adekwatną obsługę w tym zakresie. Obecnie największe wyzwanie to zapewnienie jak najwyższej jakości obsługi płacowo-kadrowej, ponieważ to właśnie ona zapewnia działania zgodne z często nowelizowanym ustawodawstwem. Kluczowe zalety outsourcingu płacowego i kadrowego, takie jak możliwość znacznej obniżki kosztów oraz brak konieczności utrzymywania własnego działu kadr i płac, mimo iż schodzą na dalszy plan, nie przestają być istotne.
Jesteśmy zespołem specjalistów z międzynarodowym doświadczeniem w obsłudze największych spółek na rynku. W trakcie wieloletniej współpracy z różnorodnymi podmiotami, stworzyliśmy optymalny model wsparcia klienta w obszarze płacowo-kadrowym. Proponowane przez nas usługi outsourcingu i doradztwa, zapewnią maksymalną elastyczność wyboru zakresu współpracy, wzrost wydajności procesów w obszarze kadr i płac oraz dostęp do najnowszych technologii.
Wychodząc od analizy obecnej sytuacji klienta oraz jego potrzeb w badanym obszarze, proponujemy i przygotowujemy kompletny model obsługi outsourcingu z uwzględnieniem poniższych zakresów:
Procedury związane z naliczaniem wynagrodzeń pracowników oraz rozliczaniem deklaracji podatkowych i ZUS często przysparzają pracodawcom trudności. Ze względu na wiele obowiązków jakie nakładają regulacje prawne i konieczność dotrzymania ich terminowej realizacji warto powierzyć obsługę płacową ekspertom.
W ramach obsługi płacowej proponujemy m.in.:
- terminowe naliczanie wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę i umów cywilno- prawnych, z zachowaniem zasad poufności i bezpieczeństwa przetwarzanych danych;
- rozliczanie świadczeń pieniężnych z tytułu ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa;
- obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych;
- obsługa zajęć komorniczych;
- przygotowanie i/lub realizacja miesięcznych płatności wynagrodzeń;
- sporządzanie deklaracji do ZUS, urzędów skarbowych, PFRON;
- przygotowanie miesięcznej instrukcji płatności do ZUS, Urzędu Skarbowego, PFRON, PPK;
- przygotowanie informacji o wynagrodzeniach dla działu księgowości, również w formacie niezbędnym do bezpośredniego zaczytania danych do systemu księgowego;
- udostępnianie na portalu pracowniczym:
- pasków płacowych;
- rocznej karty wynagrodzeń;
- limitów urlopowych;
- bieżących danych dotyczących czasu pracy i nadgodzin;
- terminów ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP;
- deklaracji PIT-11;
- przygotowanie raportów płacowych na potrzeby innych departamentów (audyt, controling);
- przesyłanie informacji o zmianach w przepisach mających wpływ na procesy płacowe.
- przygotowanie raportu rezerw urlopowych lub emerytalnych;
- przygotowanie korekt deklaracji ZUS;
- przygotowanie zaświadczeń ERP-7;
- wsparcie podczas kontroli z ZUS, Urzędu Skarbowego lub Państwowej Inspekcji Pracy;
- współpraca z audytorami klienta;
- wsparcie w utworzeniu wewnętrznego działu płac.
- rozwiązanie jest skierowane do podmiotów, które podjęły decyzję o optymalizacji kosztów i zrezygnowały lub ograniczyły samodzielną realizację procesów płacowych lub kadrowych;
- to rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które w okresie licznych zmian legislacyjnych w obszarze prawa pracy, potrzebują wsparcia w przeprowadzeniu ich przez nowe regulacje;
- nasze działania w obszarze wsparcia tzw. outsourcing kadr i płac dedykujemy spółkom, które w związku z przejęciem dużej liczby pracowników, potrzebują wsparcia w przeprowadzeniu procesów płacowo-kadrowych.
- analiza potrzeb klienta;
- przedstawienie wyników analizy i opracowanie etapów wdrożenia;
- warsztaty merytoryczne;
- przegląd danych kadrowych;
- migracja danych i analiza wyników;
- naliczenia testowe i analiza rezultatów;
- bieżące działania w zakontraktowanych obszarach.
W ramach outsourcing kadr, proponujemy przejęcie procesów i realizacji zadań kadrowych przez nasz wyspecjalizowany zespół. Zakres prowadzonej przez nas usługi obejmuje wiele różnych działań, dostosowanych do potrzeb Klienta.
W ramach obsługi kadrowej proponujemy m.in.:
- kompleksowe prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w formie papierowej lub elektronicznej;
- sporządzanie umów o pracę i umów cywilno-prawnych oraz innych dokumentów pracowniczych;
- ustalanie uprawnień pracowniczych tj. wymiarów urlopów, okresów wypowiedzenia;
- kontrola terminów badań lekarskich i szkoleń z zakresu BHP;
- zgłoszenie i wyrejestrowanie pracowników i członków rodziny w ZUS;
- rejestracja i wyrejestrowanie zleceniobiorców w ZUS;
- przygotowanie okresowych raportów kadrowych;
- tworzenie sprawozdań statystycznych dotyczących spraw pracowniczych;
- obsługa benefitów;
- wsparcie zapytań pracowniczych;
- administracja platformy ZUS PUE w zakresie zwolnień lekarskich i wsparcie w korespondencji z ZUS;
- przesyłanie informacji o zmianach w przepisach, mających wpływ na obsługę kadrową;
- przygotowanie zindywidualizowanych raportów zgodnie z potrzebami klienta.
- wsparcie działów HR w obsłudze kadrowej pracowników – dyżury w siedzibie klienta;
- dostosowanie dokumentacji wewnętrznej do zmieniających się przepisów;
- audyt akt osobowych;
- wsparcie klienta podczas audytu;
- doradztwo w zakresie rozliczania benefitów.
Usługa audytu płacowo-kadrowego to outsourcing mający na celu weryfikację poprawności prowadzenia dokumentacji pracowniczej, jak również prawidłowości naliczenia wynagrodzeń. Efektem naszych działań w tym obszarze jest wskazanie obszarów, w których konieczne są zmiany, ale również zaproponowanie bardziej skutecznych i optymalnych rozwiązań.
- weryfikację kompletności i poprawności prowadzonych akt osobowych;
- weryfikację poprawności naliczenia wymiarów urlopów;
- sprawdzenie prawidłowości naliczeń płacowych;
- ewidencja nieobecności chorobowych i absencji związanych z macierzyństwem;
- weryfikacja prawidłowości naliczeń związanych z chorobą lub macierzyństwem;
- analizę poprawności naliczenia benefitów;
- identyfikację rozbieżności w obszarze kadr i płac z obowiązującymi przepisami;
- przygotowanie raportu z audytu, ze wskazaniem obszarów ryzyka.
- rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które chcą zapewnić poprawną, terminową i zgodną z przepisami obsługę procesów płacowych i kadrowych;
- nasze wsparcie w ramach audytu kadrowo-płacowego dedykujemy przedsiębiorstwom, które w związku z różnymi sytuacjami chcą się upewnić, że procesy płacowo-kadrowe realizowane są terminowo i zgodnie z aktualnymi przepisami w obszarze kadr i płac.
W ramach tej usługi oferujemy naszym klientom zastępstwo pracowników działów kadr i płac podczas nieobecności, jak również wsparcie podczas czasowego zwiększenia liczby zadań i procesów realizowanych w działach płacowo-kadrowych.
W ramach zastępstwa pracowników proponujemy m.in.:
- zastępstwo w sytuacji nagłego rozwiązania stosunku pracy;
- zastępstwo podczas długotrwałej nieobecności;
- tymczasowe wzmocnienie istniejących zespołów ekspertami z naszego zespołu.
Rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które:
- chcą zabezpieczyć ciągłość realizacji procesów płacowo-kadrowych w sytuacji długotrwałych absencji lub odejść pracowników działu;
- są w procesie zmian wymagających czasowego zwiększenia zasobów.
Mając na uwadze naszą wiedzę i doświadczenie, oraz skupiając się na wysokiej jakości i poprawności świadczonych usług, proponujemy różnorodne rozwiązania, które wspierają naszych klientów. Naszym celem jest zapewnienie doskonałej współpracy z dostawcami usług, co ma kluczowe znaczenie dla jakości naszych usług oraz usprawnienia istniejących procesów. Nasza ekspertyza pozwala nam dokładnie określić, jak powinna wyglądać idealna współpraca pomiędzy klientem a dostawcą i jesteśmy gotowi wykorzystać tę wiedzę, aby pomóc w doskonaleniu i usprawnianiu tego partnerstwa.
W ramach proponowanej usługi outsourcingu zapewniamy m.in.:
- identyfikację potrzeb klienta względem dostawcy usług płacowych;
- ustalenie zasad współpracy z dostawcą obejmujących m.in: wypracowanie form komunikacji, określenie formatu i sposobu przekazywania danych, raportowanie, uwzględnienie rozwiązań technologicznych;
- nadzór i koordynację nad procesem przekazywania danych płacowo-kadrowych do dostawcy;
- weryfikację list płac i monitorowanie poprawności dostarczanych przez dostawcę kalkulacji;
- wsparcie merytoryczne klienta podczas prowadzenia komunikacji z dostawcą;
- monitorowanie nadchodzących zmian w przepisach prawnych i ustalanie z dostawcą sposobu wdrażania tych zmian w systemie płacowym;
- przekazywanie rekomendacji dotyczących dalszych działań usprawniających współpracę z usługodawcą.
Rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które:
- rozpoczęły właśnie współpracę z dostawcą usług płacowo-kadrowych i zależy im na optymalizacji procesów w tym zakresie;
- są w procesie zmian dostawcy usług płacowo-kadrowych.
W okresie rozpoczynającego się roku kalendarzowego, dział płacowo-kadrowy jest wyjątkowo intensywnie zaangażowany w wiele działań. Koncentrujemy się na zamknięciu, rozliczeniach i raportowaniu poprzedniego okresu, a także na wzrastającej liczbie zadań związanych z nadchodzącym nowym rokiem. Od wielu lat zapewniamy wsparcie naszym klientom w tym intensywnym okresie, a na nas spoczywa odpowiedzialność za przygotowanie i wysyłkę rocznych informacji PIT-11 dla pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.
Zajmujemy się również przygotowaniem PIT-11 dla dochodów z innych źródeł, które zgodnie z obowiązującymi przepisami powinny zostać w prawidłowy sposób odzwierciedlone w rocznym rozliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych. Dzięki tym działaniom wspieramy również inne działy w firmie, które potencjalnie byłyby zaangażowane w przygotowanie kompletnej informacji dotyczącej przychodów z tych źródeł. Zapewniamy kompleksowe wsparcie naszych klientów zarówno w przypadku przygotowania kilkuset, jak i kilkudziesięciu tysięcy deklaracji PIT.
W ramach tej usługi zapewniamy pełne wsparcie, dostosowane do potrzeb spółki, na każdym etapie procesu m.in.:
- konsultacje z doradcą podatkowym;
- analizę oraz agregację danych potrzebnych do wypełnienia PIT-11;
- zautomatyzowane przygotowanie PIT-11;
- wysyłkę PIT-11 do Urzędów Skarbowych;
- komunikację z Urzędami Skarbowymi;
- dostarczenie deklaracji PIT do podatników m.in. drogą e-mailową, udostępnianie PIT na portalu;
- helpdesk dla podatników, którzy otrzymali PIT-11;
- przygotowanie raportów dotyczących złożonych deklaracji PIT-11.
- rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które w związku z zatrudnieniem dużej ilości podatników, objętych obowiązkiem rozliczenia rocznego PIT potrzebują wsparcia w przygotowaniu informacji PIT-11 dla podatników;
- to również rozwiązanie dla tych działów, które potrzebują wsparcia technicznego i merytorycznego w realizacji obowiązku przygotowania i wysłania PIT-11 do podatników i urzędów skarbowych.
W ramach aktywnego rozwijania obszaru technologii, proponujemy naszym klientom rozwiązania, które znacznie usprawnią przebieg procesów płacowo-kadrowych, zapewnią ich ciągłość i ułatwią współpracę z innymi działami w firmie. W ramach tej usługi proponujemy naszym klientom:
Wdrożenie systemu płacowo-kadrowego w przedsiębiorstwie, to duże wyzwanie dla działu obsługującego ten obszar. Jako zespół możemy pochwalić się sukcesami w tym zakresie i zaproponować naszym klientom, program wdrożenia systemu i przeszkolenia pracowników korzystających z tego narzędzia.
W ramach wsparcia techniczno-merytorycznego przy wdrożeniu systemu enova365 proponujemy m.in.:
- analizę przedwdrożeniową obejmującą omówienie potrzeb spółki i pozwalającą na dobór optymalnych rozwiązań:
- przegląd zgodności z przepisami procesów płacowo-kadrowych;
- konsultacje z doradcą podatkowym;
- konsulacie z działem prawa HR Deloitte;
- wsparcie w procesie przygotowania danych do migracji;
- migrację danych;
- naliczenia testowe list płac;
- szkolenia z obsługi programu / portalu pracowniczego;
- wsparcie powdrożeniowe;
- przygotowanie raportu podsumowującego wdrożenie;
- e-teczki.
Wdrożenie umożliwia m.in.
- uruchomienie portalu pracowniczego, który ułatwia zarządzanie procesami. Jest to elektroniczne oprogramowanie, za pośrednictwem którego możliwe jest zarządzanie wieloma procesami z zakresu kadr i płac. Podstawową funkcjonalnością tego rozwiązania jest elektroniczny obieg procesów, takich jak:
- składanie wniosków urlopowych oraz wniosków o nadgodziny, które w obiegu elektronicznym trafiają do akceptacji przełożonego;
- wgląd do danych kadrowych oraz składanie wniosków o aktualizację np.: danych osobowych, danych podatkowych, dokumentu tożsamości, rachunku bankowego.
- składanie wniosku o ubezpieczenie członka rodziny,
- składanie wniosków i oświadczeń podatkowych,
- udostępnienie na portalu pracowniczym:
- pasków płacowych;
- rocznej karty wynagrodzeń;
- limitów urlopowych;
- bieżących danych dotyczących czasu pracy i nadgodzin;
- terminów ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP;
- informacji PIT-11.
- rozwiązanie to kierujemy do podmiotów, które w związku z rozproszoną lokalizacją swoich oddziałów chcą zautomatyzować procesy płacowo-kadrowe;
- to rozwiązanie dla tych działów, które chcą zminimalizować ilość czasu poświęconego na czynności związane z obiegiem wniosków i dokumentów;
- rozwiązanie to kierujemy do firm, które podjęły decyzję o wdrożeniu systemu płacowo-kadrowego enova365;
- to również rozwiązanie dla tych działów, które mają wdrożony już program enova365, jednak potrzebują szkoleń dla zespołu korzystającego z programu w codziennej pracy.
Wraz z działem prawnym specjalizującym się w prawie HR oraz departamentem doradztwa w obszarze PIT i ZUS tworzymy kompleksową usługę. Dzięki aktywnej współpracy wewnątrz Deloitte, możemy zaoferować szeroką gamę usług, zarządzanych przez wysokiej klasy specjalistów.
- outsourcing płacowo-kadrowy to usługa świadczona przez Deloitte od wielu lat. W tym okresie zaufało nam szerokie grono klientów i obsłużyliśmy w obszarze kadr i płac dziesiątki tysięcy pracowników;
- wieloletnie doświadczenie, wiedza zdobyta podczas projektów oraz wypracowana przez nas metodyka, prowadzą do doskonalenia zarządzania obszarem kadr i płac oraz dają gwarancję usługi na najwyższym poziomie;
- naszych klientów obsługują dedykowane zespoły specjalistów, co zapewnia rzetelne, terminowe i zgodne z harmonogramem wykonanie usługi;
- bezpieczeństwo danych potwierdzone certyfikatem ISO 27001 pokazuje jak ogromną wagę przywiązujemy do zabezpieczenia systemów informatycznych i ochrony danych wrażliwych;
- nasze usługi świadczone są na najwyższym poziomie z dbałością o najdrobniejszy szczegół, co potwierdza przyznany nam certyfikat ISO 9001;
- na dedykowanych pracodawcom stronach internetowych - Strefie Pracodawcy - nasi eksperci omawiają bieżące i istotne kwestie z punktu widzenia pracodawcy – serdecznie zapraszamy do lektury.
Rekomendowane strony
Dlaczego warto skorzystać z usługi wsparcia eksperckiego dla działów finansowych i centrów usług wspólnych Deloitte?
Body leasing – co to jest i dlaczego nie warto nazywać tak swojej usługi
Wsparcie eksperckie dla działów finansowych i centrów usług wspólnych (FRO)
Elastyczne czasowo wsparcie specjalistów Deloitte