5 porad, jak zarządzać pracą zdalną w wirtualnym zespole

I choć jesteśmy przyzwyczajeni do jednostkowych przypadków pracy z domu, to zarządzanie firmą i zespołami rozproszonymi może generować wiele trudności. Dlatego nasi menedżerowie dzielą się swoim doświadczeniem, patrząc z perspektywy nie tylko przełożonego, ale także pracownika.

1. Współpraca i transparentność

„Efektywna praca zdalna to przede wszystkim zarządzanie oczekiwaniami i pozostanie w stałym kontakcie z zespołem. Bardzo rzadko pracujemy teraz nad zadaniami, które mogą być realizowane w pełni samodzielnie. Przekazujemy sobie informacje i materiały, wspólnie analizujemy i wyciągamy wnioski. Trudniej jest o to zadbać w momencie rozproszenia zespołu. Tym bardziej, kluczowe jest ustalenie konkretnych, transparentnych oczekiwań wobec siebie. Ważne jest, aby każdy wiedział, kto nad czym pracuje i jak poszczególne elementy układanki połączą się w spójną całość” - Daniel Martyniuk, Partner, Lider doradztwa technologicznego.

„Gdybym miał powiedzieć, co jest najważniejsze w pracy zdalnej to byłaby to transparentność. I nie chodzi tylko o rozmowy na zespołowym czacie, ale transparentne komunikowanie swojego planu i działań do wszystkich zainteresowanych. Pracując zdalnie powinieneś rozmawiać z współpracownikami dużo więcej i mówić nawet te rzeczy, które wydają Ci się oczywiste. Dotrzymuj danego słowa, a jeśli nie możesz – komunikuj pojawiające się przeszkody i opóźnienia jak najszybciej. Transparentność jest kluczowa, żeby oszczędzić sobie i drugiej stronie rozczarowań” - Paweł Tomkiel, Agile Coach w zespole doradztwa agile.

2. Mniej kontroli, więcej wolności i odpowiedzialności

„Menadżerowie tracą poczucie pełnej kontroli nad pracownikiem, ale taki sposób pracy ma w sobie potencjał uwolnienia kreatywności jednostki, która może wziąć pełną odpowiedzialność za realizację powierzonych obowiązków. Praca zdalna wymaga zmiany podejścia do delegowania: rolą menadżera jest wyznaczenie dalekosiężnych celów i zostawienie swobody w zakresie sposobów ich osiągnięcia.” - Rafał Mordziński, menedżer w zespole doradztwa technologicznego.

„Menedżer powinien jasno określić, jakich wyników oczekuje od pracownika. Ten może się wykazać skutecznością działania, co może zaprocentować w rozwoju dalszej ścieżki kariery” - Rafał Nessel, menedżer w zespole doradztwa technologicznego.

3. Przejść w tryb pracy

„Praca zdalna jest wyzwaniem, by skupić się na wykonywanych zadaniach i nie ulec różnym rozproszeniom. Zachęcam by nawet w domu zapewnić sobie namiastkę miejsca pracy – to nie tylko odpowiednie warunki ergonomiczne (choć to ważne), ale też po prostu odpowiednie wybranie miejsca. Warto też stosownie się ubrać, pomimo pokusy, by popracować na luzie, choćby w pidżamie. Pamiętajmy też o tym, żeby zadania realizować terminowo i z odpowiednią jakością, a na umówionych wirtualnych spotkaniach pojawiać się punktualnie” – dodaje Rafał Nessel.

„W biurze, armia ludzi dba o to byśmy mogli pracować i by praca ta była możliwie komfortowa. Warto zatem wcześniej przemyśleć, co wpływa na to, że w biurze pracuje mi się dobrze i zadbać o to zawczasu też w domu. W biurze pracujesz z dodatkowym monitorem? Zadbaj o kabel HDMI by podpiąć się pod telewizor! Krytyczna jest dla Ciebie stabilność sieci? Zorganizuj sobie modem GSM na wszelki wypadek (przyda się nie tylko w domu)! Takie małe rzeczy mogą znacząco podnieść komfort i wydajność naszej pracy” - Michał Bordon, ekspert w zespole doradztwa technologicznego.

4. Odpowiednie narzędzia

„Dużym wyzwaniem jest organizacja warsztatów, podczas których uczestnicy mają na celu wypracowanie nowych koncepcji. Brak możliwości odczytania pozawerbalnego języka, rozproszenie uwagi, opóźnienia na linii i trudności w wizualizacji pomysłów – to tylko niektóre problemy, z którymi można spotkać się w grupowej pracy zdalnej. Na szczęście w 2020 dysponujemy narzędziami, dzięki którym możemy poradzić sobie z powyższymi problemami. Dzięki kamerce w laptopie uczestnicy mogą siebie widzieć. Warsztaty można też bardzo sprawnie moderować wykorzystując przykładowo slido, które pozwala m.in. zebrać oczekiwania na początku warsztatu, zadawać pytania w jego trakcie, przeprowadzać głosowania i zbierać feedback. Dodatkowa kamera ustawiona na statywie przed fizyczną tablicą czy narzędzia przeglądarkowe rozwiązują problem wizualizacji. Warto zadbać o to zawczasu, testując rozwiązania i dbając o zasady cyberbezpieczeństwa” – Bartłomiej Leszczyński, menedżer w zespole doradztwa agile.

5. Efektywna komunikacja – wiele kanałów

„Istotą pracy zdalnej jest dobra komunikacja, zaufanie w zespole i poczucie, że choć pracujemy na odległość, to zawsze możemy na siebie liczyć. Bądźmy dostępni pod telefonem, na komunikatorach internetowych, odpowiadajmy na maile. Ważne jest także bieżące informowanie kolegów – ale i przełożonych – o postępie prac, trudnościach lub konieczności podjęcia decyzji” - Rafał Mordziński.

„Osoby pracujące długo zdalnie często nie mają poczucia więzi z zespołem i firmą oraz bywają mniej zaangażowane. Tym bardziej, istotna jest komunikacja, zwłaszcza w trybie video, żeby poczuć, że spotykamy się z żywymi ludźmi, choć w nieco innych okolicznościach” – mówi Rafał Nessel.

I na koniec – praca zdalna nie dla wszystkich

„W obecnej sytuacji mam wiele szacunku i wdzięczności dla osób, które nie mogą pracować zdalnie, ale codziennie dojeżdżają do pracy i podejmują swoje obowiązki. Myślę o pracownikach służby zdrowia, ale także wszystkich wykonujących potrzebne nam prace – w sklepach, produkcji i dystrybucji potrzebnych nam produktów, w transporcie, w mediach – zapewniający, że mamy wodę czy prąd. Dziękujemy.” - Rafał Nessel.