Der CFO Guide für SAP S/4HANA® und Central Finance

Was macht SAP S/4HANA einzigartig?

Herkömmliche ERP-Systeme sind für die Transaktionsverarbeitung optimiert, wobei die Daten in vielen verschiedenen Tabellen gespeichert sind. SAP S/4HANA verwendet das Universal Journal, um alle Details von Finanztransaktionen in einer Tabelle zu speichern. Die Verfügbarkeit und der Zugriff auf all diese Daten können mit einer Latenzzeit von nahezu Null erfolgen. Das Datenmodell des Systems wurde stark vereinfacht. Einmal erfasste Daten, welche an verschiedenen Stellen verwendet werden, werden nur einmal abgelegt – Stichwort: Single Source of Truth. Analysen und Einblicke in die Informationen, die früher nicht möglich oder sehr zeitaufwendig waren, können nun schnell verarbeitet werden.

SAP S/4HANA ermöglicht mehr Geschwindigkeit und bessere Transparenz in fast allen Bereichen des Finanzwesens. Es ist auch eine Plattform für Echtzeit-Analysen – ohne Verzögerung durch getrennte separate Reporting-Systeme, Batch-Jobs und lange Verarbeitungszeiten. Ja, eine Umstellung kann unter Umständen kostenintensiv sein, eine Implementierung ist mit Risiken verbunden. Daher ist auch die Entwicklung einer Roadmap für digitale Transformation, die sich an priorisierten und wertsteigernden Funktionen orientiert, wesentlich. Diese kann dazu beitragen, sowohl die Kosten als auch die Risiken zu reduzieren.

Aktuelle Faktoren in Ihrem Unternehmen

Berücksichtigen Sie diese Faktoren bei der Entscheidung, wann und wie Sie SAP S/4HANA implementieren:

• Haben Sie einen Abstimmungsprozess, der am Ende jedes Monats ewig zu dauern scheint? SAP S/4HANA bietet durch die Universal Journal-Funktionalität zusätzliche Detailinformationen, die Transparenz für ein abgestimmtes Haupt- und Nebenbuch bietet. Die Funktionalität ermöglicht der Buchhaltung und den Shared Services des Unternehmens, Abschlussarbeiten zu optimieren und einige zeitintensive Aktivitäten des Monatsabschlusses zu vermeiden.
  
• Können Sie die tatsächlichen Produktkosten einsehen, ohne IC-Transaktionen und IC-Markups? Der Bewertungsprozess in SAP S/4HANA ermöglicht es Ihnen, Ihre Kosten transparent darzustellen.
  
• Bleibt Ihrem Team wenig Zeit für wichtige Analysen, da es mit relativ hohem Zeitaufwand Forecasts erstellt? Noch dazu mit Zahlen, die bereits nicht mehr aktuell sind? SAP S/4HANA’s embedded planning bietet ein einheitliches Informationsmodell mit bereits vorgefertigten Forecasting-Methoden.
• Verfügen Sie über eine transparente Datenquelle zur Unterstützung beim internen und externen Berichtswesens? Mit SAP S/4HANA können Sie einfach von Ihrem Konzernabschluss bis runter zum Geschäftsvorfall die Daten detailliert aufschlüsseln lassen.

Wie sieht Ihr Weg aus?

Wird jedes Unternehmen, das heute SAP einsetzt, auf SAP S/4HANA umsteigen? Wahrscheinlich nicht, aber die neue Technologie wird wegbereitend sein für SAP Kundinnen und Kunden.

Folgende vier Faktoren sind wesentliche Entscheidungshilfen für Unternehmen, die mit dem Gedanken spielen, auf das neue System zu wechseln:

1. Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die rechtzeitig auf SAP S/4HANA umsteigen, werden die Vorteile der neuen Version früher nutzen können. Das Abwarten birgt Risiken, denn SAP wird den Support der Altversionen spätestens 2027 bzw. 2030 beenden.
   
2. Wachstum und Komplexität: Geplantes Unternehmenswachstum und die Zunahme der geschäftlichen Komplexität sind bedeutsame Faktoren für den Umstieg. Wenn zukünftig Akquisitionen, Veräußerungen und sich entwickelnde Geschäftsmodelle geplant sind, kann SAP S/4HANA diese Prozesse wesentlich erleichtern.
3. Qualität der aktuellen SAP-Installation: Unternehmen, die bereits ein vollständig integriertes SAP-System verwenden, werden den Druck auf SAP S/4HANA umzusteigen, nicht so stark verspüren.
4. Datenqualität: Viele Unternehmen haben große Schwierigkeiten mit ihrer Datenqualität. Bei Verwendung von mehreren SAP Instanzen oder ERP System können, im Rahmen von einer SAP S/4HANA Einführung, das Unternehmen und insbesondere Finanzinformationen an den vereinfachten neuen Prozessen ausgerichtet werden.

SAP S/4HANA : Welche Einführungsoption passt zu meinem Unternehmen?

Laut einer Umfrage plant mehr als die Hälfte der SAP Kundinnen und Kunden, in SAP S/4HANA zu investieren.¹ Dabei sind insbesondere drei Einführungsoptionen empfehlenswert:

1. Neuimplementierung (Greenfield): All jene, die sich für eine Neuimplementierung entscheiden, wollen in der Regel kundenspezifische Programme eliminieren, ineffiziente Prozesse optimieren und eine stärkere Standardisierung und Harmonisierung vorantreiben. Unternehmen, die historisch gewachsene SAP Systeme besitzen, bei denen Datenqualität ein Thema sein kann, sehen diese Variante als Möglichkeit um sich von alten Lasten zu befreien, ein sauberes System zu besitzen und wieder Agilität und Flexibilität zu gewinnen.
2. Systemumstellung (Brownfield): All jene, die sich für eine sogenannte „System Conversion“ entscheiden, wollen in der Regel einige ihrer benutzerdefinierten Umgebungen erhalten und haben in der Regel statischere Geschäftsmodelle. Sie sehen dies als einen kostengünstigeren Weg, der weniger Change-Management erfordert. Dieser Ansatz wird häufig von Unternehmen verwendet, welche die SAP-Implementierung innerhalb der letzten fünf bis sieben Jahre abgeschlossen haben. Hier bedarf es im Normalfall keiner Transformation, das Unternehmen will die Vorteile der digitalen Plattform SAP S/4HANA nutzen.
   
3. SAP Central Finance: Für viele SAP-Kundinnen und -Kunden kann eine Neuimplementierung oder Systemumstellung mit einer dritten Implementierungsoption kombiniert werden: der Einsatz von SAP Central Finance.
   

Mit SAP Central Finance können Unternehmen eine Instanz von SAP S/4HANA einsetzen. Die aktuellen SAP- oder Non-SAP-Systeme eines Unternehmens müssen nicht unmittelbar umgestellt werden. Diese Systeme werden dann in das SAP S/4HANA mit einer real-time Integration angebunden um die vollen Vorteile von SAP S/4HANA zeitnah nutzen zu können.

SAP Central Finance: Smarte Umstellung

Deloitte hat derzeit mehr als 145 SAP S/4HANA-Implementierungen erfolgreich umgesetzt. Viele Kundinnen und Kunden sehen dabei SAP Central Finance als risikoarme und effiziente Möglichkeit für die Nutzung der Innovationen von SAP S/4HANA. Mit mehr als 30.000 Stunden Co-Innovation-Partnering mit SAP bei SAP S/4HANA hier ein paar Informationen aus erster Hand:

• SAP Central Finance als Sprungbrett: Central Finance wird häufig als erster Schritt eingesetzt - ein effektives Vorgehen für den Beginn umfassenderer ERP-Einführungen. Damit wird der reibungslose und unterbrechungsfreie Betrieb der Altsysteme bzw. der Geschäftseinheiten sichergestellt. 
• Zentralisierte Dienstleistungen: Central Finance ermöglicht zentralisierte Modelle zur Bereitstellung von Reports, Modellierung und Analyse von Daten innerhalb eines einzigen Systems und über ein gemeinsames einheitliches Informationsmodell. Dadurch kann der Wert des gemeinsam genutzten Shared Service-Centers gesteigert werden.  
• Datenbrücke: Central Finance wird häufig als der am wenigsten invasive Eingriff gesehen, um Daten in einem gemeinsamen Informationsmodell - über mehrere ERPs hinweg – zu harmonisieren. Dadurch erhalten Unternehmen Einblick in Transaktionsdaten, die sonst nur in aggregierten Daten oder in einem völlig anderen Format vorliegen würden.
• Beschleuniger: Central Finance fungiert als Beschleuniger, bei Merger/Integrationen bzw. Trennungen, indem es Unternehmen weiterhin ermöglicht, in Altsystemen zu operieren.

Was können Sie bereits jetzt tun?

1. Beginnen Sie mit der Entwicklung des Business Case 
   SAP S/4HANA ist eine großartige Lösung für viele aktuelle Herausforderungen in der Finanzabteilung. Fragen Sie sich gemeinsam mit den zuständigen Businesspartnern, was Sie neben möglichen Kosteneinsparungen alles erreichen können. Welche Synergien und Innovationen werden durch SAP S4/HANA ermöglicht?
2. Planen Sie voraus
   Denken Sie bereits an geeignetes Fachpersonal. Denn die Implementierungs- und Konfigurationsprozesse von SAP S/4HANA sind komplex und zeitaufwändig. Top-Talente könnten jahrelang in einem solchen Projekt gebunden sein. Da das Jahr 2027/2030 näher rückt, werden die besten Fachkräfte sehr gefragt sein.
3. Bleiben Sie fokussiert
   SAP S/4HANA wurde entwickelt, um integriertes internes und externes Reporting zu optimieren. Zwar kann das System auch für andere Arten von Einsätzen genützt werden, wie zum Beispiel Social Media Tracking oder IoT Sensordatentracking, allerdings ist der zusätzliche Speicherbedarf hierfür kostspielig.
4. Kennen Sie Ihre Optionen
   On-Premise oder Cloud-First? Großunternehmen tendieren derzeit dazu, bei SAP S/4HANA-Implementierungen On-Premise Technologien zu nutzen. Dieser Ansatz ermöglicht bestehende Infrastrukturinvestitionen zu nutzen und gleichzeitig die Option einer zukünftigen Cloud Migration beizubehalten. Eine Cloud-First Bereitstellung hingegen könnte eine schnellere Implementierung ermöglichen, bietet aber möglicherweise nicht die Flexibilität, Technologien an individuelle Anforderungen anzupassen.

SAP S/4HANA: Eine wichtige Entscheidung

Viele CFOs und Unternehmen, die mit SAP arbeiten, werden sich in den nächsten fünf Jahren mit der Fragestellung einer SAP S/4HANA Einführung auseinandersetzen müssen. Starten Sie rechtzeitig, sich mit dem Thema vertraut zu machen und dadurch eine gut überlegte Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. 

[1] SAPinsider Benchmark Report, SAP S/4HANA Finance: State of the Market, 2019.