Die Digitale Transformation mit SAP S/4HANA®: Roadmap und Lessons Learned

SAP S/4HANA gibt es nun schon seit 2015 – wann hat ihr erstes diesbezügliches Projekt gestartet und wie viele Unternehmen haben Sie bisher begleitet?

Durch die enge Zusammenarbeit mit einem innovativen Unternehmen habe ich Anfang 2016 mit einem SAP S/4HANA Transformationsprojekt gestartet und durfte dieses bis zur erfolgreichen Umsetzung als Projektleiter begleiten.

Seitdem unterstützen wir im Team regelmäßig unterschiedliche Kunden im In- und Ausland bei der Umstellung.

Wann würden Sie eher die Cloud-Lösung, in welchen Fällen die On-Premise empfehlen?

Grundsätzlich hat beim SAP-Kernsystem sowohl die Cloud- als auch die On-Premise-Lösung ihre Vorteile, die es abzuwägen gilt. Es kommt auf das gewünschte Maß an Innovation und Standardisierung an.

In der SAP S/4HANA Public Cloud werden neue Funktionen quartalsweise verfügbar gemacht. Somit profitieren Unternehmen frühzeitiger davon. Dieser relativ hohe Upgradezyklus muss aber auch im Unternehmen etabliert und mitgetragen werden. Gleichzeitig sind die Prozesse, Funktionen und Programme in der Public Cloud Edition nicht so frei anpassbar, wie es Kunden bisher gewohnt waren – ein hoher Standardisierungsgrad steht hier eher im Vordergrund.

Wir sehen bei den Kunden ein großes Interesse an Hybridszenarien – etwa bei der Nutzung der SAP Analytics Cloud im Zusammenspiel mit einem SAP S/4HANA System.

Wo liegen die konkreten Vorteile bei SAP S/4HANA?

Aus unserer Sicht sind es insbesondere drei wesentliche Änderungen durch SAP S/4HANA, auf denen die unterschiedlichen Vorteile aufbauen. Mit der „Single Source of Truth“ hat SAP das Datenmodell grundsätzlich vereinfacht, um eine einheitliche Datenbasis zu schaffen. Dieses Universal Journal dient als zentrale Basis eines vollintegrierten Accounting-Systems aus Financial und Management Accounting. Neu sind auch die Real-Time Processes: Durch die neue Datenbank HANA und die verwendete In-Memory-Technologie können enorme Datenmengen sehr schnell verarbeitet, aggregiert und analysiert werden. Mit SAP Fiori bietet SAP eine neue webbasierte Oberfläche, die auch von mobilen Geräten aus genutzt werden kann. Viele der neuen Funktionen und Prozesse werden sogar ausschließlich in Fiori angeboten.

Durch diese fundamentalen Änderungen werden Geschäftsprozesse und Unternehmensprozesse wie zum Beispiel Abschlussaktivitäten verbessert und beschleunigt.

Bis wann amortisiert sich die Investition? Ab wann „rechnet“ sich die Umstellung durchschnittlich?

Diese Frage erhalten wir häufig und es gibt hier keine pauschale Antwort.

Wir helfen Unternehmen sehr häufig dabei, bereits in einer frühen Phase zu ermitteln, welche Verbesserungs- und Automatisierungsmöglichkeiten genutzt werden sollten, um die Investitionskosten zu begründen.

Wie viel Zeit muss eingeplant werden, vom Beginn des Umstellungsprojektes bis zur vollständigen Implementierung?

Das hängt sehr stark von der Unternehmensgröße, dem Aufbau der Organisation und der Komplexität der Geschäftsprozesse sowie dem generellen Standardisierungsgrad ab. Bei einem mittelständischen Unternehmen konnten wir die S/4 Umstellung bereits innerhalb einiger Monate umsetzen. Bei großen S/4HANA Transformationsprojekten in einem Weltkonzern kalkulieren wir aufgrund der Komplexität und der Abhängigkeiten rund zwei Jahre für ein Projekt.

Wie lange dauert es, bis nach der technischen Implementierung das neue System auch wirklich gelebt wird?

Aus meiner Sicht ist eine S/4HANA Transformation kein rein technisches Projekt. Die Menschen, die mit dem System arbeiten, müssen hier frühzeitig mit ins Boot geholt werden. Daher empfehlen wir bei den Projekten in den meisten Fällen ein begleitendes Change-Management, um die Akzeptanz entsprechend zu fördern. Denn nur wenn die Leute sich rechtzeitig abgeholt fühlen, funktioniert das reibungsloses Arbeiten nach der Umstellung.

Um diese Zeiten zu amortisieren: Welche Vorbereitungen sollte ein Unternehmen vor einer geplanten Umstellung getroffen haben?

Wir raten unseren Kunden rechtzeitig die notwendigen individuellen Umstellungsanforderungen zu erheben und gegebenenfalls etwaige Vorprojekte aufzusetzen, um auch die Umstellungskomplexität zu reduzieren. Viele Unternehmen verwenden aktuell noch das klassische Hauptbuch, SAP S/4HANA benötigt aber das neue Hauptbuch. Durch die schrittweise Annäherung an das Thema lässt sich eine optimale S/4HANA Umstellungsroadmap entwickeln.

Noch eine Frage zum Faktor Mensch: kommen Reibungsverluste und Widerstände eher als „Wir brauchen das eh nicht“ oder aus der Sorge, sich selbst überflüssig zu machen?

Es kommt vor, dass wir mit den Sorgen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unseres Auftraggebers konfrontiert werden. Das betrifft aber nicht eine Umstellung auf SAP, sondern ist auf die generelle digitale Transformation zurückzuführen. Diese Ängste und Sorgen muss man ernst nehmen und angemessen adressieren. Aus unserer Sicht ist der Mensch der wichtigste Faktor für den Erfolg dieses Projektes und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die zentralen Assets der Unternehmen.

Der organisatorische und digitale Wandel führt zu einer Änderung der Anforderungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wodurch auch neue Qualifikationen aufgebaut werden müssen. Dadurch erschließen sich viele neue Kompetenzprofile und Chancen. Von der Umstellung auf SAP S/4HANA profitieren also auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.