ACFE und IIA veröffentlichen Studie zur Effektivität von Whistleblowing-Systemen

Key Facts zur Studie

Whistleblowing trägt seit Jahren maßgeblich zur Aufdeckung von Betrugsfällen bei. Aus diesem Grund hat die ACFE in Zusammenarbeit mit dem IIA die Studie „Building a best-in-class Whistleblower Hotline Program“ durchgeführt, die sich einerseits mit Benchmarks und Strukturen von Meldekanälen in Unternehmen beschäftigt (Teil 1) und andererseits auf die (wahrgenommene) Effektivität von Whistleblowing-Systemen (Teil 2) fokussiert. Das Fundament der globalen Studie bildet eine Befragung von rund 1.600 ACFE- und IIA-Mitgliedern im Zeitraum von Dezember 2022 bis Jänner 2023.

The findings of our study indicate that the foundational component for an effective hotline program is TRUST.

Erster Teil der Studie – Struktur und Komponenten von Whistleblowing-Systemen im Vergleich (Benchmarking)

Wer ist für die Betreuung des Systems verantwortlich?

• Der Großteil der Whistleblowing-Systeme wird durch interne Mitarbeiter:innen und externe Akteure gemeinsam betreut (43%).
• 41% der Systeme werden ausschließlich von internen Mitarbeiter:innen betreut.
• Nur bei 11% der untersuchten Organisationen, wird das System ausnahmslos durch externe Akteure administriert.

Die meisten Whistleblowing-Systeme werden demnach zumindest teilweise intern betreut (84%). Gleichzeitig bedienen sich etwas mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen wenigstens zum Teil einer externen Administration (54%).

Wer übernimmt die interne Kontrolle/„Oversight“ über das System?

• Interne Revision – 42%
• Compliance – 36%
• Audit Komitee – 36%
• Rechtsabteilung – 27%
• Human Resources – 27%

Welche Meldekanäle werden am häufigsten verwendet?

Zu den beliebtesten Methoden für die Meldung von Hinweisen gehören Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Online-Plattformen. Dabei verwenden die Hälfte der Unternehmen, die an der Studie teilgenommen haben, zumindest zwei verschiedene Methoden.

Zweiter Teil der Studie – Effektivität von Whistleblowing-Systemen

In diesem Teil der Studie wurden die Teilnehmer:innen zunächst befragt, welche Maßnahmen nach ihrer eigenen Wahrnehmung zur Steigerung der Effektivität von Whistleblowing-Systemen beitragen. Die folgenden Merkmale wurden am häufigsten genannt:

• Anonyme Berichterstattungsmöglichkeit (27 %)
• Awareness von Mitarbeiter:innen & externen Stakeholdern über das Bestehen des Systems (25 %)
• Rückmeldung & Follow-Up an den Whistleblower (25 %)
• Schutz des Whistleblowers vor Repressalien (25 %)

In weiterer Folge wurde gefragt, für wie effektiv Mitarbeiter:innen das Whistleblowing-System ihres Unternehmens im Allgemeinen halten (höchst effektiv, sehr effektiv, mäßig effektiv, wenig effektiv oder nicht effektiv).

Abschließend wurde die von Mitarbeiter:innen empfundene Effektivität mit den tatsächlichen Merkmalen des jeweiligen Hinweisgebersystems verglichen. So wurde festgestellt, welche Systemmerkmale zu einer gesteigerten Effektivität beitragen. Daraus konnten die folgenden Faktoren abgeleitet werden:

• Vorhandensein eines dezidierten Fraud-Departments
• Unabhängige Administration der Hinweisgeber-Hotline
• Möglichkeit, anonyme Meldungen abzugeben
• 24/7 Erreichbarkeit
• Mehrere Wege, Meldungen abzugeben
• Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, inklusive Kommunikation einer Null-Toleranz-Policy von Seiten der Unternehmensführung