Outsourcing des Rechnungswesens

Der Begriff des Outsourcings existiert bereits seit den späten 80er Jahren (outside resource using). Das Thema wird gerade im Bereich der Buchhaltung und Personalverrechnung diskutiert. Die sich durch das Outsourcing ergebenden Kosteneinsparungen, Qualitätsverbesserungen und Risikovermeidungen werden insbesondere von Jungunternehmen und Franchisesystemen vielfach genutzt.

Worin liegen die Chancen eines erfolgreichen Outsourcings?

Franchiseunternehmen sind es gewöhnt, betriebliche Abläufe zu standardisieren. Beim Dienstleister entsteht ein Serieneffekt. Investitionen für Hardware und Software samt Wartung und Einschulungskosten werden optimal genutzt und führen zu wesentlichen Kostenersparnissen für die Unternehmer. Durch das Outsourcing wird vom Dienstleister eine Optimierung der Ablauf- und Belegorganisation ständig fokussiert. Die Webtechnik und Digitalisierung führen zu erheblichen Effizienzsteigerungen in der Administration, auch hinsichtlich der nicht ausgelagerten Prozesse.

Die Einrichtung der Buchhaltung und Personalverrechnung eines Franchiseunternehmens bindet Energie und Kapazität des Franchiseunternehmers, die er gerade im Zeitpunkt der Gründung, aber auch später, besser in seine Fachkompetenz der Geschäftsentwicklung und der Marktbearbeitung investiert.

Die Qualität der Buchführung und Personalverrechnung hat von Beginn an und auch nachhaltig ein sehr hohes Ausmaß an fachlicher Expertise. Der Dienstleister verfügt über ständige Aus- und Weiterbildungssysteme, die dem Jungunternehmer im Bereich des Rechnungswesens oft fehlen. Risiken bei Abgabenprüfungen werden vermieden.

Der Dienstleister bietet Ausfallsicherheit auch im Falle von Urlauben, Krankenständen, etc. Berufsrechtliche Verschwiegenheitsverpflichtungen gewährleisten die Vertraulichkeit der Franchisepartner untereinander und des Franchisenehmers gegenüber dem Franchisegeber. Andererseits stellt der Dienstleister systemmäßig eine harmonisierte Datenqualität sicher, die das Reporting zum Franchisegeber zuverlässig und vertrauensvoll sicherstellt. Der Dienstleister für Franchisesysteme ist daher auch ein wesentlicher Faktor für das notwendige Vertrauen im System untereinander.

Was sind die Risiken beim Outsourcing?

Jegliche Form einer Abhängigkeit vom Dienstleister sollte möglichst vermieden werden. Künftige Änderungen, Beendigungen des Dienstleistungsvertrages, Erweiterungen oder Reduzierungen sind einzuplanen. Eine transparente leistungsadäquate und transparente Leistungsabrechnung ist zu vereinbaren.

Ein prompter Zugriff auf sämtliche Daten des Rechnungswesens muss sichergestellt sein und auch eine klare Vereinbarung darüber, welche Auswertungen an welche Berechtigte in welcher Form erfolgen dürfen, ist zu Beginn der Auslagerung festzulegen.

Ein wesentliches Augenmerk ist auf die Kommunikation zwischen Dienstleister und Franchiseunternehmer bzw. deren Mitarbeiter zu legen, um potentielle Missverständnisse und Ineffizienzen durch entsprechende organisatorische Maßnahmen zu vermeiden.

Das Outsourcing verursacht in der Praxis Unsicherheiten, Ängste und Betroffenheit, die ein optimales Veränderungsmanagement erfordern.

Zusammenfassung

Ein Outsourcing im Rechnungswesen, Buchhaltung und Personalverrechnung, ist insbesondere aufgrund der WEB-Technologie empfehlenswert, da die Verfügbarkeit der Daten im Unternehmen gewährleistet ist. Gerade Franchiseunternehmen profitieren von den Kosteneinsparungen durch standardisierte und effiziente Abläufe und von professionellen Auswertungen, die die Grundlage einer Vertrauensbasis im Franchisesystem bilden.