Wissenswertes zur Reisekostenabrechnung

Die Dienstreise im Allgemeinen

„Wenn jemand eine Reise tut, so kann er was erzählen…“ behauptete der deutsche Dichter Matthias Claudius zu Recht. Auch abgabenrechtlich ist eine Dienstreise eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. In einem ersten Schritt ist immer arbeitsrechtlich zu prüfen, ob für die Reisetätigkeit auf Grund einer arbeitsrechtlichen Grundlage (Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Dienstvertrag) eine Entschädigung gebührt. In einem zweiten Schritt sind sodann die lohnabgabenrechtlichen Konsequenzen dieser Zahlung an den:die Dienstnehmer:in zu würdigen.Im Allgemeinen liegt eine Dienstreise dann vor, wenn der:die Dienstnehmer:in über Auftrag des Dienstgebers oder der Dienstgeberin seinen Dienstort zur Durchführung seiner Arbeitsleistung verlässt.

Folgende Kosten können im Wesentlichen bei der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden:

• Fahrtkosten bzw. Kilometergeld (für Auto, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel oder Flugzeug)
• ÜbernachtungskostenTag-, bzw Nächtigungsgeld

Taggeld und Nächtigungsgeld

Die betragliche Höhe des Tag bzw Nächtigungsgeldes legt die arbeitsrechtliche Grundlage fest. Zu beachten ist dabei, dass für Inlandsreisen ein Tagegeld von maximal EUR 26,40 abgabenfrei zur Auszahlung gebracht werden kann. Dieser Betrag gilt für eine Dienstreise von 24 Stunden. Dauert die Dienstreise länger als drei Stunden, kann man für jede angefangene Stunde 1/12 abgabenfrei berücksichtigen. Dauert die Dienstreise länger als 11 Stunden, so kann der maximal abgabenfreie Betrag idHv EUR 26,40 ausgeschöpft werden. Bezahlte Geschäftessen führen zu einer Kürzung des Taggeldes im Inland um EUR 13,20 je bezahlter Mahlzeit (eine Kürzung unter EUR 0,00 ist nicht erforderlich). Bei Auslandsreisen ist für den Verpflegungsmehraufwand der vorgesehene Höchstsatz des jeweiligen Landes heranzuziehen. Bezahlte Geschäftessen führen erst ab der 2. Mahlzeit pro Tag (Mittag- oder Abendessen) zu einer Kürzung auf 1/3 des Tagsatzes für das jeweilige Land. Eine aktuelle Liste der Tages- und Nächtigungsgelder bei Auslandsreisen finden sich im Anhang zu den "Lohnsteuerrichtlinien 2002". Nächtigungen können in Höhe von EUR 15,00 (inklusive Frühstück) abgabenfrei berücksichtigt werden.. Kann man durch Belege nachweisen, dass die Nächtigung mehr gekostet hat, kann der höhere Betrag abgabenfrei berücksichtigt werden.

Kilometergeld

Wird eine Dienstreise mit dem privaten PKW vorgenommen, so steht prinzipiell das amtliche Kilometergeld in Höhe von EUR 0,42 (pro Mitfahrer:in können nochmals zusätzlich EUR 0,05 berücksichtigt werden) pro gefahrenem Kilometer zu. Dieser Betrag kann nur dann abgabenfrei ausbezahlt werden, wenn ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch, welches den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht, vorliegt. Das amtliche Kilometergeld kann bis maximal 30.000 km pro Jahr abgabenfrei beansprucht werden.

Beweiserbringung in der Praxis

Eine wesentliche Voraussetzung für die abgabenfreie Gewährung von Diäten und Reisekosten ist eine ordnungsgemäße Reisekostendokumentation (inkl. Belegen).

Nach der Judikatur und den strengen Vorgaben der Finanzverwaltung müssen auf einer Reisekostenaufzeichnung jedenfalls nachstehende Angaben enthalten sein:

• Name von Dienstnehmer:in und Unternehmen
• Abreise- und Ankunftsdatum
• Exakte Angabe des Abreise- und Ankunftszeitpunkt durch Uhrzeiten
• Bei Auslandsreisen: exakte Angabe des Grenzübertritts
• Zweck der Dienstreise
• Angabe des Reisewegs
• Sonstige Angaben, die für die Reisekostenabrechnung von Bedeutung sind (z.B. Kürzung der Diäten wegen Essenseinladungen)

Sofern keine ordnungsgemäße Reisekostenaufzeichnungen vorliegen und dennoch abgabenfreie Vergütungen anlässlich der Dienstreise zur Auszahlung gebracht werden, birgt dies ein erhebliches Nachforderungsrisiko für den:die Dienstgeber:in im Zuge einer Lohnabgabenprüfung. Zudem könnte dies in extremis auch eine finanzstrafrechtliche Relevanz haben.

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