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Obligation de documentation - registre UBO

Publié le 18/03/2021

L'arrêté royal du 23 septembre 2020, entré en vigueur le 11 octobre 2020, a apporté quelques modifications aux modalités de fonctionnement du registre UBO.

Une des modifications concerne l'obligation pour les entreprises, les associations (internationales) et les fondations (ci-après également dénommées « redevables d'informations »), de fournir tout document démontrant que les informations enregistrées dans le registre UBO sont « adéquates, exactes et actuelles ».

Que faut-il enregistrer ?

L'AR ne dispose pas des documents devant être enregistrés.

En principe, tout document peut donc être téléchargé, pour autant qu'il démontre que les informations incluses sont adéquates, exactes et actuelles, telles une copie du registre des actions mis à jour, une copie de la dernière liste de présence signée, une copie de l'acte de constitution ou d'un acte de modification des statuts, ...

Naturellement, une attention particulière doit être portée au choix du document à enregistrer.

Ce document peut uniquement être consulté par les autorités compétentes, telles que le gouvernement. Les autres entités et les citoyens ne peuvent consulter ce document.

Quand enregistrer ?

Cela signifie que, depuis le 11 octobre 2020, les redevables d'informations devront, à chaque inscription dans le registre UBO ou à chaque modification d'inscriptions existantes dans le registre UBO, joindre des documents démontrant que les informations incluses sont adéquates, exactes et actuelles.

L'AR stipule que les redevables d'informations qui ont déjà enregistré leurs bénéficiaires effectifs avant le 11 octobre 2020 ont jusqu'au 30 avril 2021 au plus tard pour joindre les documents nécessaires. Cette date coïncide également avec la date limite à laquelle ces redevables d'informations doivent confirmer pour la première fois les données enregistrées dans le registre UBO (confirmation annuelle).

Plus d'info

N’hésitez pas à contacter votre Deloitte Trusted Advisor à ce sujet.

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