Gestion du risque de l’entreprise étendue

Par Tim Scott

Imaginez la scène suivante : vous conduisez sur l’autoroute, vous vous engagez dans une voie et vous activez le pilote automatique sans surveiller la route jusqu’à ce que vous arriviez à destination. Cela semble pour le moins imprudent. Pourtant, trop souvent, il s’agit de l’approche adoptée par les entreprises à l’égard de la gestion des Gestion du risque de l’entreprise étendue. Cette approche est particulièrement dangereuse, étant donné que de nombreuses entreprises s’appuient sur des modèles d’affaires étendus définis par les multiples relations entretenues avec des tiers et des fournisseurs de services impartis. 

Ces relations, même au sein des organisations fortement axées sur la gestion des risques, se retrouvent souvent en périphérie, voire à l’extérieur du cadre de gestion des risques. Souvent, lorsqu’une entreprise délègue un service à un fournisseur, elle n’y prête plus attention par la suite. Lorsqu’ils signent un contrat, de nombreux dirigeants tiennent pour acquis que toutes les parties feront le travail qui a été prévu ou que des mécanismes de gestion des relations et de surveillance des risques ont été mis en œuvre et fonctionnent de manière appropriée. Néanmoins, tout comme les conducteurs qui surveillent constamment la route pour réagir aux changements qui surviennent, les entreprises doivent continuellement réévaluer l’environnement dans lequel elles exercent leurs activités.

Cela s’applique particulièrement à la gestion des RCC; chaque partie à un contrat ressemble à un conducteur que vous devriez surveiller. Pour améliorer la transparence en matière de RCC dans votre modèle d’affaires élargi, il faut améliorer la capacité d’une organisation à s’examiner elle-même. Pour ce faire, vous devez avoir une compréhension totale de votre portefeuille de contrats et des relations établies avec des tiers dans l’ensemble de votre entreprise pour gérer de façon dynamique vos contrats, déterminer leur valeur, assurer leur conformité et atténuer les risques.

La gouvernance des fournisseurs est souvent répartie entre diverses parties prenantes et services internes, ce qui ne permet pas d’avoir une vue générale de la structure des contrats d’entreprise, empêche une gestion globale et entraîne l’adoption d’une approche de conformité réactive et réparatrice plutôt qu’une approche proactive et préventive. Pour gérer efficacement les risques, vous devez avoir une vue d’ensemble de toute votre organisation. Pour ce faire, vous devez analyser les indicateurs de rendement clés de vos principaux fournisseurs et examiner régulièrement vos contrats pour extraire le plus de valeur possible de vos relations avec les tiers, notamment les fabricants, les fournisseurs de produits ou de services, les coentreprises, les distributeurs, les porteurs de licences, les clients, les agents, les franchisés et les filiales. 

Comprendre la gestion des gestion du risque de l’entreprise étendue

Pour optimiser la valeur de vos contrats tout en atténuant les risques, vous devez les gérer efficacement pendant trois étapes essentielles : le lancement, l’administration et la conformité. 

Lancement

• Déterminer le type de contrat (partage des revenus, frais de licences, propriété intellectuelle, etc.) et la structure commerciale (honoraires fixes/forfaitaires, frais remboursables ou prix unitaire). 
• Créer et maintenir le contrat en déterminant les principales exigences, en élaborant le contrat, en obtenant l’approbation des parties et leur signature, et en conservant le contrat de manière appropriée.
• Intégrer les indicateurs de rendement clés et les indicateurs de conformité clés dans le contrat pour améliorer la visibilité, la souplesse, l’uniformité et le rendement.
• Ajouter une clause solide portant sur le droit de vérifier et d’inspecter.

Administration

• Connaître l’éventail de compétences existantes en gestion de contrat (document) dans l’organisation et faire le nécessaire pour les améliorer.
• Utiliser efficacement les outils de gestion de contrat.
• Vérifier attentivement si les indicateurs de rendement clés et les indicateurs de conformité clés soutiennent les objectifs stratégiques, et revoir ou renégocier ces indicateurs au besoin.

Conformité

• Améliorer la clarté et la transparence des contrats en communiquant régulièrement avec vos fournisseurs et en effectuant des vérifications fréquentes.
• Optimiser les recouvrements de coûts et les futures économies de coûts en analysant les données de bout en bout dans le cycle de vie de l’approvisionnement jusqu’au paiement.
• Effectuer des audits du contrat pour repérer les données frauduleuses ou erronées, par exemple les surfacturations de sous-traitants, les chevauchements d’honoraires ou les entrées d’heures excessives.

Questions clés et prochaines étapes

Les organisations doivent se poser des questions clés en ce qui a trait à leur approche en matière de gestion des gestion du risque de l’entreprise étendue :

• Est-ce que notre organisation comprend parfaitement la signification de la gestion des gestion du risque de l’entreprise étendue? 
• Avons-nous une vision claire de nos relations établies avec des tiers et des renseignements connexes dans l’ensemble de notre modèle d’affaires? 
• Avons-nous repéré nos principaux risques et déterminé nos priorités de gestion de ces risques? 
• Quels processus et quelles structures de communication avec nos fournisseurs sont en place pour éliminer les suppositions et les malentendus?
• Cherchons-nous des occasions d’optimiser la valeur de nos partenariats d’affaires grâce à la gestion des contrats? 
• Examinons-nous régulièrement nos contrats pour nous assurer que nous retirons de la valeur en ce qui a trait aux frais engagés et aux services reçus? 

Un contrat est une directive, pas une garantie

Vous ne pouvez pas entamer une relation d’affaires en tenant pour acquis que votre contrat sera respecté à la lettre. Un contrat est une directive stipulant que les deux parties sont responsables du rendement à atteindre, et les risques sont rarement assumés par une seule de ces parties. Les relations d’affaires doivent être fondées sur la confiance, et généralement, elles le sont; n’hésitez pas à vérifier les faits sur lesquels vous basez cette confiance. En définitive, ces vérifications ne feront que renforcer vos relations. 

Les entreprises ratent de nombreuses occasions liées au rendement de leur capital investi lorsqu’elles n’ont pas une vision claire de leurs contrats. Toutes les parties à un contrat ont le droit et la responsabilité de repérer ces occasions. Vos partenaires ne se sentiront pas coupables de prendre des mesures éclairées pour préserver l’intégrité de leur contrat, et vous non plus.