Le défi des chefs de la conformité : gérer la réglementation croissante

Chaque fois que nous nous entretenons avec des chefs de la conformité, ces derniers nous disent qu’il est de plus en plus difficile de rester à jour dans un contexte qui change rapidement. Bien qu’un nombre croissant de chefs de la conformité siègent maintenant au conseil d’administration, bon nombre d’entre eux ont encore du mal à exercer leur influence. À cela s’ajoutent des défaillances en matière de conformité ayant fait l’objet d’une grande attention et le lourd fardeau des exigences réglementaires qui se multiplient; ainsi, il est clair que nous devons élargir notre vision de la conformité. Il ne suffit plus de se tenir au courant de la réglementation et de respecter la lettre de la loi; il faut maintenant façonner des codes de conduite à l’échelle de l’entreprise, lesquels seront fondés sur des valeurs et des règles éthiques.

Nous croyons qu’en adoptant une approche intégrée de la conformité, les organisations peuvent non seulement réduire les risques, mais aussi produire de meilleurs résultats.

La conformité par les chiffres
Pour comprendre le contexte qui évolue et se complexifie, nous avons récemment fait équipe avec le service d’information Compliance Week afin d’examiner les tendances émergentes. Notre recherche a couvert plus d’une douzaine de secteurs à l’échelle mondiale et a porté sur de grandes et de petites entreprises. Voici nos principales constatations :

• Le poste de chef de la conformité prend de l’importance Pas moins de 57 % des chefs de la conformité ont dit qu’ils relevaient du chef de la direction ou du conseil d’administration; la proportion était plutôt d’environ 45 % au cours des cinq dernières années. De même, 59 % des entreprises ont rapporté avoir un chef de la conformité à temps plein, une hausse par rapport à 51 % l’an dernier et à 37 % l’année précédente. Ces chiffres suggèrent que plus d’organisations reconnaissent que l’envergure et la portée du poste peuvent nécessiter un engagement à temps plein.
• Les risques liés aux tiers restent la principale préoccupation des chefs de la conformité Ils sont particulièrement inquiets des manquements potentiels à la réglementation de la part des fournisseurs, des distributeurs ou des partenaires externes. Bien que seule une minorité d’entre eux effectuent ces tâches de façon régulière, la plupart ont indiqué avoir effectué des audits, des vérifications d’antécédents ou de la formation de tiers au moins à quelques reprises.
• Les chefs de la conformité s’entendent largement sur les responsabilités de base en matière de conformité : formation, code de conduite, ligne téléphonique de dénonciation et enquêtes réglementaires. Ce sont les tâches traditionnelles effectuées par les chefs de la conformité. Toutefois, notre sondage a aussi fait ressortir certaines occasions oubliées. L’évaluation de la culture de conformité est tout en bas de la liste de tâches des chefs de la conformité, ce qui soulève une question troublante : si les chefs de la conformité ne s’en chargent pas, qui le fera?

Le défi de la conformité
Malgré le nombre croissant de postes de chef de la conformité et leur présence aux conseils d’administration, la possibilité d’exercer leur influence constitue encore un défi. Pour réussir leur mission, les chefs de la conformité doivent aider à changer les mentalités au sein de leur organisation afin que leurs fonctions soient perçues moins comme un fardeau pour l’entreprise que comme une source de points de vue éclairés et de valeur. À cette fin, ils doivent aussi réfléchir à ce qui suit :

• La tendance à travailler de façon cloisonnée
• Le dépassement du simple respect des exigences réglementaires pour développer une culture de la conformité
• La capacité de conseiller, mais dépourvue des compétences pour agir et créer de la valeur pour l’entreprise

Adopter l’approche intégrée de la conformité
Afin de relever ces défis efficacement, nous croyons que les organisations doivent adopter une approche plus globale. En d’autres mots, nous pensons que la conformité ne devrait plus être perçue comme l’apanage d’un groupe en particulier dans l’entreprise, mais plutôt comme une responsabilité partagée à l’échelle de l’entreprise. La conformité commence avec le conseil d’administration, les équipes de direction s’y engagent et mobilisent à leur tour les groupes d’exploitation. Lorsqu’une approche intégrée de la conformité a été mise en place, toutes les décisions d’affaires s’alignent sur les valeurs de la conformité. Cela peut paraître ambitieux, mais il est possible d’y arriver en quatre étapes.

1. Valeurs – vous devez commencer avec les valeurs, car elles sont essentielles pour développer une culture de la conformité et des fonctions de conformité intégrées. Les valeurs guident les comportements d’une organisation, qu’il s’agisse d’agir correctement ou de faire preuve de transparence.
2. Principes de conception – il s’agit d’un ensemble de principes fondateurs auxquels la fonction de conformité devrait adhérer, notamment la responsabilisation et l’efficacité de la gestion des risques. Idéalement, ils doivent s’aligner sur vos valeurs.
3. Cadre opérationnel – il permet d’établir les capacités de la fonction de conformité, qui devrait être conçue de manière à détecter et à atténuer les risques.
4. Exécution – en fin de compte, tout relève de l’exécution. Les défaillances de la fonction de conformité se produisent presque toujours pendant l’exécution. Lorsque celle-ci est impossible, peu importe la qualité de la conception de votre fonction de conformité, vous devenez vulnérable.

L’approche intégrée de la conformité procure une fonction de conformité plus solide qui est liée à des résultats d’affaires tangibles allant de la hausse des revenus, à la protection de la réputation et à l’amélioration du rendement de la main-d’œuvre. Lorsque la conformité est optimale, l’entreprise mène ses activités au meilleur de ses capacités.

Les professionnels de la conformité disposent d’arguments convaincants quant à la valeur qu’ils peuvent offrir à leur entreprise, mais cette valeur dépend des fonctions de conformité mises en place pour gérer les défis toujours plus grands qu’ils doivent relever. Lorsque l’approche intégrée de la conformité est abordée, nous parlons de résultats – le rendement, les revenus et bien sûr la réduction des risques –, mais tout cela commence d’abord par l’adoption de valeurs de conformité à l’échelle de l’entreprise.