Asignar recursos solo a los proyectos correctos

Es primordial que las empresas pueda responder de forma categórica y afirmativa esta pregunta, debido a que la ejecución de los proyectos implica la asignación de presupuesto que compromete el efectivo disponible para invertir en iniciativas de innovación y desarrollo, las cuales se espera estén alineadas con los objetivos estratégico de la organización.

Una de las problemáticas frecuentes en las organizaciones se debe a que las unidades del negocio no contemplan las metas de la empresa en sus ejercicios de planificación y presupuesto de inversión. En tal sentido es necesario que desde la PMO, como una unidad funcional, se impulsen y establezcan procesos trasversales entre las unidades responsables de la planificación y las finanzas, para que desde su rol integre y lidere los procesos de negocio que apunten al ejercicio de preparación, inscripción, evaluación, selección y aprobación de las iniciativas de todas las unidades bajo un marco de gestión de portafolio de proyectos, con el objetivo de garantizar que los recursos sean asignados solo a los proyectos correctos.

Dado lo anterior, es relevante que la PMO impuse los cambios necesarios con el objeto de sensibilizar a todas las unidades de la organización respecto a la necesidad de abordar el proceso de planificación y el presupuesto con una mirada integradora, en la que cada unidad apalanca desde su función los objetivos trazados por la dirección.

Una manera simplificada de entender este concepto es indicar que cada unidad del negocio es una perla y el presupuesto es el cordón que las une.

El desafío se centra es desarrollar los habilitadores organizaciones que permitan a la PMO tener una participación más activa en los procesos de planificación y presupuesto, para lo cual es necesario que desarrolle servicios especializados de apoyo a dichos procesos apuntado a generar valor en la toma de decisiones desde el ámbito de la gestión de portafolio de proyectos.

Cabe anotar que no se pretende que las áreas de finanza y planificación dejen de ser responsables de dichos procesos, sino más bien fortalecer el rol neutral de la PMO siendo el ente integrador entre estas unidades y el resto de la organización. Además de garantizar con ello que la PMO tenga conocimiento de los perfiles de las iniciativas y sus impactos en los objetivos definidos por el negocio.

La articulación de este proceso permite a la organización implementar un esquema de integración en cascada en la que se alinea la visión y objetivos establecidos por la alta dirección, hasta la asignación de recursos solo a los proyectos que apalanquen el cumplimiento de las metas trazadas.

El planteamiento básico para desarrollar este proceso debe contemplar que se ejecute en paralelo al año fiscal, con el objeto de tener un control preciso sobre el flujo de caja del presupuesto aprobado para las iniciativas de inversión, y al mismo tiempo dar visibilidad a la alta dirección en un tablero integrado de control y seguimiento de los portafolios de proyectos definidos para cumplir los objetivos de la organización.