Análisis
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El Master Plan
La Hoja de Ruta para Implementar la Visión.
Por Alexander Guerrero Pinedo, Consultor OPM | Organizational Project Management
La gestión corporativa de proyectos a través de la PMO debe apalancar el uso de procesos y herramientas que permitan a las organizaciones alinearse en función de brindar una pronta respuesta a las necesidades de sus clientes, y flexibilidad en la adaptación para poder mantenerse competitivas.
La PMO como unidad responsable de la gestión de proyectos debe incorporar en sus esquemas de trabajo las herramientas adecuadas para la gestión estratégica de las iniciativas que apunten a materializar, la estrategia definida por la dirección para responder a las necesidades del mercado.
Dado lo señalado anteriormente surge la herramienta del Master Plan, que permite visualizar de forma estructura y simple la hoja de ruta global de las necesidades, y focos de los esfuerzos en función de garantizar que se pueda desarrollar la visión del modelo futuro que se desea alcanzar a través de una planificación maestra.
A través del Master Plan se identifican los frentes de trabajo que se deben ejecutar y sus interdependencias en una vista única consolidada. Esto último es relevante porque “en la estrategia es importante ver las cosas lejanas como si estuvieran cerca y de tener una visión de lejos de las cosas cercanas - Yamamoto Tsunetomo”. Dicha frase resume la esencia del Master Plan.
Cabe anotar que no debe confundirse el Master Plan con los planes de alto nivel asociados a proyectos. Dado que los planes de alto nivel de los proyectos son una consecuencia de las definiciones que se establecen el plan maestro. Es decir se alinean a las necesidades, restricciones e interdependencias que se establecieron en el master plan.
Para entender la simbiosis que existe entre estos niveles de planificación ver imagen donde se exponen sus diferencias e interacciones.
Teniendo claridad cómo se conjugan los planes de alto nivel en sintonía con el Master Plan. Se puede concluir el gran valor que este genera a la dirección para la toma de decisiones oportunas si existen desviaciones significativas que pongan en riesgo los hitos declarados en el Master Plan.
Para construir el Master Plan debe tenerse en consideración los siguientes ítems básicos:
1. Declaración de la visión de la meta a alcanzar.
2. Hito Relevantes a Nivel del Master Plan que definen las restricciones y/o decisiones de anclaje de los frentes de trabajo.
3. Secciones y/o agrupaciones del set de iniciativas de agrupadas por cada frente de trabajo que conforma el Master Plan.
4. Líneas de dependencias críticas entre los programas y/o proyectos de cada frente de trabajo o hacia otros frentes.
5. Cuadro con las connotaciones de la simbología que se defina para generar el Master Plan.
6. Hitos de término relevantes para el avance coordinado entre las iniciativas de un mismo frente.
7. Versión del documento con fecha de corte (Relevante dado que el Master Plan debe ser visto como una herramienta de trabajo en el que periódicamente (Cada 6 meses por ejemplo) se revise y ajuste en función de re-priorizaciones que responde a la mitigación de las brechas significativas para cumplir los hitos relevantes declarados en el Master Plan.
Para visualizar lo detallado anteriormente ver la siguiente imagen
A manera de ilustración ver el siguiente ejemplo de master plan:
Para concluir se reitera la importancia de este tipo de herramienta que le permite a la alta dirección tomar decisiones en base a la hoja de ruta unificada.
El esquema de trabajo a implementar con dicha herramienta implica hacer revisiones periódicas soportadas con los reportes de seguimiento y control de la PMO para que la Gerencia pueda reaccionar de manera oportuna ante las eventuales brechas de la ejecución en las que sea necesario aplicar medidas correctivas para mitigar los riesgos detectados desde la mirada global del proceso.
Lo señalado ratifica como la gestión corporativa de proyecto brinda a las organizaciones elementos estructurados que favorecen a la materialización de la estrategia definida para responder a las necesidades del mercado en el cual se desarrollan.
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