德勤机器人助英迈中国改进销项发票管理

客户背景

英迈国际是全球领先的IT技术与供应链服务商，世界200强企业。运作于全球52个国家，拥有155个先进的物流中心，全面代理1700多个国际知名品牌的IT技术产品。服务涵盖信息技术、移动和生命周期管理、云服务及商业物流服务解决方案。

近年来，英迈新增了“设备生命周期服务”（ITAD-IT Asset Disposition），能够帮助企业降低安全管理IT资产和消费电子产品的风险、成本和复杂性。

业务场景

基于英迈中国的业务量，每月有上万张发票向各种客户开具。而伴随着增值税发票的开具，大量因内部销售人员或外部客户财务税务所产生的索票需求，成为了税务发票管理人员日常业务中重要且频繁的工作。

小勤人的工作模式

“小勤人”入驻以后，针对增值税专用发票的电子归档及查询工作提供了自动化支持，有效解决业务痛点，提高部门间合作的工作效率及准确性，释放财务业务精力，从而帮助英迈中国聚焦于更高价值的工作。

本期为大家介绍的是“小勤人”在发票电子归档、发票档案查询及发票快递管理中的贡献：

发票电子归档

结合OCR技术，机器人将增值税纸质发票进行电子归档，按需对销项电子发票进行分类及汇总，建立电子发票档案及电子发票数据库。

登记完成后，每一张发票都可以单独查询其电子扫描结果。

“小勤人”每月仅10小时的工作时间就可完成公司上万张发票的自动归档，无需人工干预。

发票档案查询

在“小勤人”的帮助下，销售人员只需填写发票查询申请表发送给相关人员审批，“小勤人”可7*24h接收审批通过的发票申请表，按需完成发票查找，并将查询到的发票信息作为附件回复给指定人员。

单张发票的查询效率由平均5天提升至1天。

发票快递管理

小勤人帮助发票递送人员完成大量的快递面单信息处理，并且完成快递单号的登记工作。

对于每天对外寄出的大量发票，“小勤人”也能够帮助业务部门及时查询其递送状态，定时通知各个部门每张发票的寄送情况。

项目贡献

目前，“小勤人”作为英迈中国2018年的第一个流程优化项目，已经成功上线。“小勤人”加入后，大大提升了内、外部客户对于销项发票管理的满意度，同时也减少了跨部门合作的沟通成本。