从容自如，企业如何应对“发票数字化时代”的到来？  

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随着在2019年11月27日召开的国务院常务会议中，明确提出了“2020年底前实现增值税专用发票电子化”，电子专票正式来到了纳税人的眼前。

目前虽受疫情影响，电子专票初期试点工作比原计划推迟，但我们预计今年下半年起全国各地区会陆续开放，由企业根据意愿申请使用电子专票。（推进节奏可参考2019年下半年推广的增值税发票综合服务平台V2.0）

值得注意的是，本次电子专票，与以往电子普票不同，将采用新型的OFD电子格式作为载体，其展现形式不仅仅包括发票电子影像文件，同时将包括发票数字信息，可以说，这已经是一种“数字化发票”。
 

专票电子化给企业带来的机遇和挑战

德勤认为，电子专票采用新型OFD电子格式作为载体，所带来的不只是发票申领和发票开具流程上的变化，而是因本身可以被数据化而引发的一场数字化变革，这场数字化变革，将给企业带来一系列机遇及挑战。

专票电子化给企业带来了哪些机遇？

• 集中开票成为可能，发票开具人力成本将大幅降低
专票电子化打破了传统纸质发票属地化管理特性，发票打印作为业务链条的最后一公里已实现数字化，企业无需在属地安排大量人员承担发票申领，打印和寄送工作，集中化必然带来人力成本的大幅下降。

• 发票数字化给税务和账务处理自动化带来更大便捷
电子专票自带的发票数字化信息，打破了纸质单据与格式化数据的隔阂，给企业实现自动查验，自动认证，以及自动入账等财税处理带来了更大的便捷条件，财务机器人等新技术将发挥出更大的自动化能力。

• 缩小税会差异，减少人工核对成本
原先因为纸质发票传递延迟的问题而造成大量的时间性差异，进而导致申报中的账票差异、税会差异，相应的梳理工作耗时耗力。电子发票因传递的0延迟，可以大大避免此类时间性差异，进而降低工作成本和财税资源占用。

• 避免因发票丢失、损坏而带来的合规性问题，减少违规损失
《中华人民共和国发票管理办法》针对发票的丢失或损毁提出了具体的处罚规定，而电子发票相比传统纸质发票取消物理载体，可以避免发票丢失、损坏等因素带来的合规性问题，从而降低此类合规成本。

• 档案管理更为方便，无纸化越来越接近现实
发票作为交易双方最重要的业务凭据，一直是企业档案管理重要资料之一。专票电子化后，完全可以采用电子档案管理模式，保管、查询等更为简单，企业也可以借此机会，逐步实现无纸化。

• 税务共享空间扩大，税务遵从成本将进一步降低
发票的属地化特性一直是税务共享最大的瓶颈，专票电子化后，不仅集中开票成为可能，发票获取也将更为快捷方便。得益于集中化的票、财数据，税务申报、风险管控、税务报告等税务合规性作业都可能实现集中共享。借助于云计算技术，税务外包也会变更越来越方便。

• 产业链上下游结算协同将更为快捷高效
专票电子化不仅解决了纸质发票邮递带来的低时效问题，其自带的数字化信息，更是给产业链上下游数据互通带来了很大的便捷性，交易双方自动清账，自动对账等都会大大提升结算的高效性。
 

专票电子化给企业带来了哪些挑战？

专票电子化给企业带来了一系列的机遇，但是企业在享受这些便利的同时，如果准备不足，反而可能会面临一系列的挑战，诸如：

• 企业交易数据不规范，如何提升开具电子发票效率？
专票电子化后，发票信息很大程度上可通过交易数据自动转化而成，从而实现快速开具电子发票的目标（参考目前电子普票的开具方案），但如果企业自身交易数据很不规范，或者不完整，电子专票所带来的便捷性和可靠性将大打折扣。

• 发票电子档案如何保管？
电子发票需要有相应的存储设备和管理系统来实现发票的电子存储，在线查询等一系列日常处理需求，如配套准备不足，仍需要把电子发票打印后归档，其带来的管理成本会不降反升。

• 人员岗位职责如何调整，人员富余怎么办？
集中开票，税务共享等都必然会带来人员岗位和业务流程的大量调整，企业如果规划不当，可能会带来流程不畅，人员动荡的不利后果。

• 专票电子化后，新的合规风险可能会出现，如何预防？
电子专票作为一种全新的财税凭据，可能会出现一些新的风险，如因自动化规则错配带来的出错率提升，因系统权限管控不当带来的错开虚开，校验不严带来的重复入账等，尤其在初期阶段，企业如果不加强管控，可能会带来新的内外部合规风险。

• 面对大数据下的税务稽查，企业如何进一步提升自己的迎检能力？
随着电子专票的普及，监管机构将充分利用大数据，云计算等先进技术，真正实现“以票控税”与“以票管税”的监管方式，不仅仅对于增值税本身，发票数字化信息将更多更广泛应用于跨税种，跨主体，跨案件的协同稽查。企业自身发票信息的质量和管理效率，既会影响税务机关对于企业税务内控管理的等级评估，也会很大程度影响到企业与税务机关等外部监管机构的应对难度。
 

从容自如，企业应该做好哪些方面的准备，以应对“发票数字化时代”的到来？

电子专票在今年推出几成定局，虽然一段时间内仍会存在纸电并存的过渡情况，但发票数字化的到来已成趋势，企业应该尽早做好准备，才能尽可能的规避风险，充分享受数字化浪潮带来的红利：

• 做好人员、岗位、职责的梳理，提前做好集中开票，甚至税务共享的规划
企业结合自身业务发展和内部管理需求，可以提前布局，做好人员岗位和职责等方面的规划，为将来切换到集中开票或税务共享做好准备。对于快速成长型企业，可能面临着短期需要招人以应对目前发票管理的两难境地，建议先暂缓人员招聘，短期内以流程外包的方式处理现行发票业务，待政策进一步明朗后再做打算

• 做好开票场景梳理，逐步规范流程和数据
企业可以重新审视下进销项相关业务，规范其业务流程，并结合人员岗位的调整，考虑未来运作方案。数据方面，也可以提前进行审视并补充完善，如客户的联系人邮件地址和移动电话信息（电子发票发送所需信息）等，为将来实现从交易到开票的全面自动化做好准备。

• 做好系统升级的规划，或考虑引入新的发票数字化管理解决方案以应对电子发票管理模式的变革
不管是销项发票开具所依赖的交易到发票的联动集成，还是进项发票的自动查验入账，亦或者电子发票档案的存储和查询，均需要数字化平台的支撑。企业可以在现有信息化条件基础上，提前做好系统升级规划，对无系统支撑的企业，需要根据自身业务量情况，考虑是否引进数字化手段提升管理能力。

• 提前做好应对专票电子化变革的专项预算
由于电子发票的引入，会对企业的业务流程、组织架构、IT系统等带来不小的变化，因此我们建议企业应尽早准备相关专项预算，以应对这些改变带来的各项资金投入。

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