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德勤智能会计档案平台，助力企业数字化财务转型

智能化、电子化档案管理建设背景

信息化、数字化时代发展趋势下，越来越多的企业建立自己的信息系统，用于处理生产经营管理活动并且实现了线上闭环管理。而作为生产经营管理结果反馈的体现，会计档案管理也随着时代的趋势不断向无纸化方向演进。电子会计档案将不仅仅作为经营过程和结果的载体，还将成为企业决策分析以及价值输出的重要依据。越来越多的企业管理者意识到，数字时代电子会计档案管理正变得更为重要。

在此趋势下，德勤管理咨询认为企业需要重新审视以及制定电子化会计档案管理规范，并运用新的技术，建设一套能响应未来发展趋势的电子会计档案管理体系。在此过程中，转换会计档案传统的管理思维，将电子会计档案视为数字信息资产，挖掘数据的可用性以提升会计档案的价值。

_{档案管理演进路线}

新政策给档案管理带来的挑战
发票电子化

增值税电子发票的改革路径已经逐渐清晰，国家已经开始推行分步分行业进行试点工作。虽然随着发票电子化的趋势下，企业将受益诸多的管理操作的便捷，但对于信息化基础也产生了较高的配套要求：

交易数据的规范性
发票电子化后，为了更高效的实现电子发票开具工作，发票的信息将更多的基于交易数据自动转化产生。但如果企业自身业务、交易数据不规范，或者不完整，将严重导致电子化发票无法正常开具，并降低开具效率。
电子发票的可管理性
同时发票电子化后，企业也需要具备相应的储存设备和管理系统来实现发票的线上存储、在线查询等日常管理需求。如果没有相应的线上管理储存系统支持，电子发票仍需要打印后归档，那么发票电子化将无法发挥其优势。

档案管理电子化

随着政策的更新，会计档案支持仅以电子资料进行保存，有利于减少企业的管理成本以及进一步挖掘档案的数据价值。另一方面，政策也对电子会计档案提出了相应的前提要求：

确保电子会计档案的真实
规定要求形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输，同时电子会计资料附有符合规定的电子签名。这些规定对电子会计档案配套的业务系统、核算系统以及档案管理管理系统提出了严格的要求，需要相关系统紧密集成。
确保电子会计档案的准确、完整、可用
规定要求使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账。这一系列的要求对企业信息系统流程及系统集成稳定性提出了相应的要求，流程权签体系的标准化、信息系统的高效集成已迫在眉睫。
确保电子会计档案的安全
规定要求企业需要采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。这项要求对档案系统的稳定性和系统的灾备机制提出的限制，企业的电子档案管理系统需要建立相应的防篡改、防丢失、防窃取的全面的防护措施。

德勤智能电子会计档案解决方案

德勤智能电子会计档案管理平台解决方案是基于专业服务经验总结研发的用于支持企业线上线下档案并存阶段，以及未来全面线上电子化管理诉求的智能电子档案管理系统。

德勤借助自身专业服务优势与完整的数字化解决方案，为客户提供“电子档案全生命周期”的线上线下一体化管理与数字化转型服务，电子档案的应用将覆盖从制单、收件、归档存储、档案应用全环节。

线上线下一体化

对于仍需要纸质归档的部分，满足线上数据与线下数据的关联勾稽，实现线上线下一体化管理。而对于已支持电子化归档数据部分实现自动归档，档案借阅、移交、销毁全线上管理。

线上通过影像、业务系统、核算系统的高效集成，按匹配规则自动关联相关，线下通过二维码方式实现电子数据与纸质数据的自动关联，实现线上线下一体化归档。

对于原有档案借阅、移交、销毁等处理动作实现线上化管理。通过审批流形式处理借阅、移交销毁动作。

数据安全保障

对于数据安全性，德勤智能电子会计档案管理系统也将从以下方面出发，全面保护电子档案数据安全：

1.集成日志
全面的电子档案管理，是建立在多系统集成的模式下，而这个过程中系统间集成监控将成为必不可少的安全管控手段。德勤智能电子会计档案管理系统拥有可自主查询接口集成情况的通道，并且可以清晰的查看相应交互文件用来保证数据的完整性。

2.流程监控
发票电子化的趋势下，未来报销入账也将全面实行线上化处理模式。而为了数据的安全以及档案全生命周期管理的要求，德勤智能电子会计档案管理系统实现了档案数据的全流程展示。例如电子发票开具场景，从电子发票开具发起的系统和时间，到发票入账审核的系统和时间，再到相应的核算入账系统和时间，最后归档时间的全生命周期展示。

3. 加密版式
加密版式服务包括OFD版式档案阅读服务、档案转换迁移服务、验证电子签章/签名服务等。阅读管理除提供基本的版式阅读功能以外，还能进一步提高在线阅读过程中文档传输和阅读的权限及安全性，实现对用户操作的动态控制和行为审计，全方位立体监控用户行为；文档版式转换服务，可以将其他格式的文档转换为OFD版式文档，内置多种转换引擎，支持集群配置，可有效应对高精度、大数据量、高速度、高可靠性要求的文档转换需求。

4. 签章管理
通过支持国密算法的签章服务提供的加密、签名等密码技术，提供档案系统的保密性、防抵赖性、完整性、可认证等安全性和可信性的相关服务能力；并符合《中华人民共和国电子签名法》，《会计档案管理办法》以及《电子会计凭证报销入账归档通知》等相关法规的要求。

5. 水印机制
同时为了防止电子数据被随意的篡改或替换，对于影像文件提供的定义的水印防护机制，如按归档日期、归档主体、归档处理人等显示。从而保障档案管理过程中数据安全性。

6. 备份机制
对于因为意外事故、自然灾害等原因可能发生数据丢失的情况，德勤智能电子档案管理也提供双击热备和异地灾备两种备份管控机制，充分保障电子档案数据完整、可用。

提升数据价值

德勤智能电子档案管理系统完善了企业集团统计管理，打破各个单位独立维护档案数据的问题，实现了全集团统一查看。同时对于档案的使用过程，也通过了高效多维的查询方式，实现线上档案快速查看，线下纸质档案快速定位。另外，通过智能的数据统计分析，系统可以对借阅的档案、待移交的档案、待销毁的档案实现自动催还和催处理动作，减少人为记录处理工作以及为处理后带来的财务风险。

总结

德勤管理咨询企业技术与绩效团队依托于过去20多年来成功的ERP、财务共享中心等领先实施经验，充分利用技术和人才优势，从Cloud、RPA、Micro-service Architecture（微服务）、区块链、移动应用等技术领域以及图像识别、发票查验、电子签章等第三方认证技术服务出发整合了基于咨询+信息化实施的一整套财务共享-电子档案实施管理方案，大幅提升电子会计档案管理的智能化以及合规性。