Legal Corporativo

Renovación de Matrícula Mercantil y Reunión Ordinaria de Asamblea de Accionistas

Teniendo en cuenta que se acerca el cumplimiento de la renovación de la matrícula mercantil y la reunión ordinaria  de Asamblea de Accionistas, en el primer trimestre del año, nos permitimos comentar:

1.   De acuerdo con el artículo 410 del Código de Comercio, la matrícula mercantil de los comerciantes (personas naturales y jurídicas) debe ser renovada de forma anual antes del 31 de marzo de cada año.

La renovación de la matricula mercantil se realiza de manera virtual a través de la página de la Cámara de Comercio, siguiendo éstos pasos (i) obtención de clave virtual en caso de no tenerla, (ii) diligenciamiento del formulario de renovación por internet o en físico y (iii) pago en efectivo o PSE. El costo de ésta, está directamente relacionado con los activos de la sociedad.

2.   De acuerdo con el artículo 446 del Código de Comercio, al final de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, dentro de los tres (3) primeros meses se debe llevar a cabo la reunión ordinaria anual en la cual se deberá aprobar los estados financieros del año anterior, el detalle de pérdidas y ganancias, el proyecto de distribución de utilidades, el informe de gestión del representante legal y el informe del revisor fiscal. Esta acta no se registra en la Cámara de Comercio. 

3.   Los Estados Financieros de propósito general deberán ser depositados en la Cámara de Comercio de domicilio de la sociedad, junto con sus notas y la certificación suscrita por el representante legal y/o revisor fiscal o contador. Quedarán exentas de esta obligación las sociedades que estén vigiladas por la Superintendencia de Sociedades. 

4.   A partir de la expedición del Decreto 957 de 2019, es requisito para las empresas reportar y acreditar el tamaño empresarial mediante certificación del representante legal, el contador o el revisor fiscal. Para dicha clasificación, se tendrán como criterios exclusivos los ingresos por actividades ordinarias anuales, según los sectores económicos a los que pertenezcan. 

5.   En caso de que una sociedad esté vigilada por la Superintendencia de Sociedades o que tenga una actividad económica inscrita en la Cámara de Comercio, que a 31 de diciembre del año anterior hubiere generado ingresos anuales brutos que superen los montos establecidos para cada sector, tendrán 12 meses siguientes al primero de enero del año siguiente a aquel en el que se cumplen los requisitos descritos, para implementar un sistema de autocontrol y gestión de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SAGRLAFT). Los montos establecidos para cada sector están contenidos en la Clasificación Industrial de Actividades Económicas (CIIU Rev. 4 A.C.) 

6.   En el evento en que una sociedad cumpla con los supuestos mínimos que generan la obligación de elaborar e inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán actualizar la información suministrada a más tardar el día 31 de marzo de cada año.  

7.   Aquellas sociedades que cuenten con inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP), deberán renovar el registro a más tardar el día 9 de abril del presente año.