Legal Corporativo

Instrucciones para las reuniones ordinarias de conformidad con el Decreto 176 de 2021

1.     Fin de ejercicio del 2019 y 2020.

Con la entrada en vigencia del Decreto 176 de 2021 el Gobierno Nacional abrió la posibilidad de que las sociedades realizaran la reunión ordinaria para aprobar el fin de ejercicio del año 2019 a más tardar el 31 de marzo de 2021, lo cual coincide con la fecha máxima para celebrar la reunión correspondiente al fin de ejercicio del año 2020, situación que implica la unificación de los plazos previstos para las reuniones ordinarias.

2.     Modalidad y desarrollo de la reunión ordinaria.

El Decreto 176 de 2021, en línea con lo señalado en el Decreto 398 de 2020 y la Circular Externa 100-00002 de 2020 permite que las sociedades realicen su reunión de manera presencial, virtual o mixta.

La escogencia de la modalidad conlleva el cumplimiento de unas formalidades adicionales con el propósito de respetar las normas para el control del riesgo sanitario. En ese orden de ideas, para las reuniones presenciales deberán cumplirse con las recomendaciones de salud pública impartidas por las autoridades locales y nacionales, con relación a las reuniones virtuales deberán tenerse en cuenta las disposiciones de la Circular Externa 100-00002 de 2020 en la que se señalan las instrucciones para el adecuado desarrollo de una reunión a través de medios tecnológicos, es decir, en la que se logren verificar la identidad de participantes, quorum, respeto de la palabra, mayorías, entre otros factores.

3.     Ejercicio del derecho de inspección.

El Decreto 176 de 2021 permite a las sociedades el ejercicio del derecho de inspección a las sociedades respecto de documentos del fin de ejercicio del año 2019 como del 2020, a través de medios tecnológicos o de manera presencial, siempre y cuando se facilite a la información y se garantice la reserva de la información que tenga tan condición.

En aquellas reuniones que se deban estudiar los temas de ejercicios de los dos años no otorgarán el derecho a los socios de duplicar el tiempo para el ejercicio del derecho de inspección.

4.     Reunión por Derecho Propio.

En el evento en que no se realice la convocatoria a la reunión, se podrá reunir la asamblea en reunión por derecho propio, sin embargo, en el evento en que los socios no puedan asistir a ella, podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades que se ordene a los administradores o al revisor fiscal que se convoque a una reunión ordinaria en la que se apliquen las reglas de quorum y mayorías propias de las reuniones por derecho propio.

5.     Vigencia de la Circular Externa 100-00002.

Esta Circular establece algunas recomendaciones para el desarrollo de reuniones ordinarias presenciales, no presenciales y mixtas, recomendación que continúa vigente y debería ser aplicada por las sociedades.

6.     Vigencia de la Circular Externa 100-00004 de 2020.

Disponía el plazo para la realización de la reunión ordinaria del año 2020 de conformidad con lo establecido en el Decreto 434 de 2020, sin embargo, con la emisión del Decreto 176 de 2021 estas disposiciones dejan de ser aplicables.

Superintendencia de Sociedades - Circular Externa No. 100-000001 del 2 de marzo de 2021