Registros de Transparencia y Beneficiarios Finales: Casos de beneficiarios en jurisdicciones extranjeras

En septiembre 2019 inició la obligación de cumplir con la presentación de la declaración de participaciones y beneficiarios finales en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), para las siguientes personas jurídicas inscritas en el Registro Nacional: sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades en comandita, sociedades en nombre colectivo, sucursales de sociedades extranjeras, empresas individuales de responsabilidad limitada, y sociedades civiles. Todas estas personas deberán presentar una declaración jurada, por medio del sitio web Central Directo del Banco Central de Costa Rica, en la cual deberán indicar quiénes son sus beneficiarios finales.

Esta obligación nace con la aprobación de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal (Ley N° 9416 del 14 de diciembre de 2016) y es hasta casi tres años después que se emite la normativa que permitirá su ejecución. La demora obedece en gran parte a que se trata del suministro de información sumamente sensible y confidencial, lo cual aún genera gran incertidumbre para los declarantes respecto del tratamiento que se le dé a la información suministrada, a la cual debe asegurársele seguridad, confiabilidad, confidencialidad y trazabilidad.

La Ley y su correspondiente reglamento, establecieron que los sujetos obligados deberán proveer la información que permita la identificación de la totalidad de la composición accionaria de la persona jurídica, así como de sus beneficiarios finales o efectivos que tengan una participación sustantiva (la cual debe ser de al menos el 15%). Es importante aclarar, que aquellas entidades en las que personas jurídicas domiciliadas en el extranjero tengan una participación sustantiva, se deberá proporcionar los datos sobre la propiedad de la totalidad de los accionistas de estas últimas, hasta llegar a sus beneficiarios finales.

Para efectos de nuestra legislación mercantil, en lo que a sociedades mercantiles atañe, la identificación de la composición accionaria resulta una tarea bastante sencilla en un primer momento, ya que la información debería encontrarse disponible en los registros que al efecto deben llevar las sociedades en sus libros de Registros de Socios. Este asunto puede tornarse más complejo cuando entramos a verificar quienes son los beneficiarios finales de las personas jurídicas extranjeras que figuran como los accionistas directos de la entidad costarricense, ya que esto implicará solicitar en otras jurisdicciones la información de respaldo oportuna e idónea, para la presentación de la declaración.

Todas las entidades que tengan sus beneficiarios finales en estructuras jurídicas fuera del país, bajo sociedades, fideicomisos, u otras entidades extranjeras, deben preparar con la suficiente antelación, la información que su representante legal deberá conservar como referencia de la información que declarará en el sistema. Esto implicará que las sociedades, a través de sus representantes, deban gestionar diferentes documentos legales fuera de Costa Rica, incluyendo certificaciones y apostilla de documentos, que no siempre resulta un trámite expedito.

El caso de un conglomerado que finalmente cotiza sus acciones en bolsa, ya ha indicado la administración tributaria, que este a pesar de encontrarse en uno de los supuestos de exclusión de presentación de información, no le exime de la obligación de gestionar la documentación pertinente por parte del mercado de valores o bolsa en el cual se coticen sus acciones, en la cual se haga constar su estado de empresa pública (es decir que cotiza al público sus acciones). Sin embargo, aún se encuentra pendiente, la definición de la aplicación práctica en el sistema de esta exclusión para dichas compañías extranjeras.

Si resulta imposible identificar al beneficiario final, se aplicará la presunción de que el representante legal de la empresa extranjera es el beneficiario final; no obstante, esta no es una presunción automática, por lo que se deberá documentar la debida diligencia realizada por el representante legal, y dejar evidencia que su gestión resultó infructuosa a pesar de sus múltiples intentos, lo cual deberá declarar bajo fe de juramento.

Desde ahora las empresas con estructuras internacionales, y en especial sus representantes legales, deben darse a la tarea de identificar dónde se encuentran sus beneficiarios finales y cuál es la cadena o el camino que los lleva hasta ellos, así como cuál es la documentación que según su naturaleza respalda y soporta de manera veraz y oportuna la información por suministrar al RTBF, y así poder presentar la declaración en el tiempo oportuno y no verse sus representadas expuestas a las sanciones aplicables según el artículo 84bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.