Una omisión importante en facturación electrónica

Con el reciente ingreso a la facturación electrónica de los contribuyentes con cédulas física o jurídica terminada en 1, 2 y 3, sumados a los cinco sectores obligados a emitir comprobantes electrónicos en los meses anteriores, tenemos a una gran cantidad de contribuyentes que son emisores pero también receptores electrónicos. Ha existido hasta ahora un fuerte enfoque en la emisión y algunos han dejado de lado un proceso muy importante que es la aceptación de sus gastos ante la administración tributaria. Este último proceso pone un riesgo al contribuyente para la deducibilidad de gastos que disminuyen la base imponible para determinar el Impuesto sobre la Renta (impuesto a las utilidades).

Con la emisión, se le hace llegar al cliente el XML y el PDF indistintamente de si la Administración Tributaria ha enviado la aceptación del comprobante electrónico, esto debido a que la norma le permite a Tributación responder y enviar el XML de aceptación o rechazo en un plazo de 3 horas. Hasta ahora, los contribuyentes han cumplido esta fase con relativa normalidad.

Repasemos en qué consiste y a quién aplica este proceso de aceptación ante la Administración Tributaria:

En primer lugar, tenemos que tener claridad que ser receptor de comprobantes electrónicos NO significa que solo debo dar un correo para que envíen los comprobantes electrónicos, sino que tengo una obligación adicional con la Administración Tributaria, la cual consiste en que una vez recibida una factura electrónica de mis proveedores generales, viáticos o pagos con tarjetas corporativas (de emisores electrónicos del territorio costarricense) tengo 8 días hábiles para elaborar un nuevo XML (manual o automatizado) y enviarlo a la Administración Tributaria con una de las siguientes condiciones: “Aceptado”, “Aceptado Parcial” o “Rechazado”.

Si no realizó el proceso anterior en el plazo establecido, los gastos serían considerados como gastos no deducibles del Impuesto sobre la Renta. Ahora bien, debemos también tener claridad que el plazo de 8 días es un procedimiento con las autoridades tributarias, el cual no sustituye la confirmación comercial con el proveedor, es decir son confirmaciones o aceptaciones diferentes, ya que la aceptación ante Tributación es una responsabilidad únicamente para el Receptor electrónico.

Es muy importante que cada contribuyente revise su situación tributaria y operativa para cumplir a cabalidad lo que ha sido establecido desde el 2016 en la Resolución 048-2016 en cuanto a la recepción electrónica. Recordemos que durante el año 2017 se han puesto a disposición algunos ajustes que los contribuyentes deben considerar, por ejemplo, la posibilidad de emitir un comprobante electrónico en otro idioma distinto al español, facturación en otra moneda distinto al colón, entre otros ajustes enfocados en la emisión.

Los contribuyentes inscritos bajo Régimen de Tributación Simplificada no deben realizar este proceso de aceptación, así como los contribuyentes que son indicados o alcanzados por el artículo 11 del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre Renta. Sin embargo, los que si deben realizado son:

• Todos los emisores - receptores de comprobantes electrónicos.
• Todos los receptores - no emisores: Que corresponden a los establecidos en el artículo 4 de la Resolución 012-2018, así como las Zonas Francas que vendan solo en el exterior. Es importante que éstas entidades revisen sus operaciones, porque de acuerdo con la posición de la Administración Tributaria, si se dedican a otras actividades ajenas a su naturaleza de creación, serán obligados a ser Emisores de comprobantes electrónicos.

Algunos contribuyentes que ya iniciaron con los comprobantes electrónicos, por desconocimiento, no han hecho la aceptación de sus gastos, por lo tanto, no dejemos de lado este proceso de recepción tan importante que impacta a los contribuyentes, y además los expone a sanciones por el no suministro de información.