Hacienda abre consulta pública para nuevo reglamento de comprobantes electrónicos

El 16 de julio de 2024, el Ministerio de Hacienda comunicó la apertura de consulta pública para el borrador de un nuevo “Reglamento de comprobantes electrónicos para efectos tributarios”. Por esta razón, los interesados tendrán plazo para presentar las observaciones que estimen pertinentes hasta el próximo 31 de julio.

El borrador del reglamento introduce cambios y dispone que los comprobantes electrónicos que se consideran autorizados por la Administración Tributaria son:

1. Factura electrónica
2. Factura electrónica de compra
3. Factura electrónica de exportación
4. Tiquete electrónico
5. Recibo electrónico de pago
6. Nota de crédito electrónica
7. Nota de débito electrónica
8. Mensajes de confirmación

Principales cambios

Recibo electrónico de pago. Se introduce esta figura, la cual es el comprobante electrónico autorizado por la Administración Tributaria que respalda el pago parcial tras la emisión de un comprobante electrónico por la venta de bienes y la prestación de servicios, mismo que debe de ser generado y transmitido en formato electrónico.

Factura electrónica de compra. Es otro de los documentos que sufre un cambio en su alcance y que podrá emitir el adquirente de un bien o servicio para respaldar las siguientes operaciones:

• Cuando el contribuyente que vende o presta el servicio no esté obligado a la emisión de comprobantes electrónicos
• Cuando el contribuyente esté inscrito en el régimen especial agropecuario
• Proveedores no domiciliados en Costa Rica
• Persona física que no se encuentre inscrita como obligado tributario, y que cumpla con las características que la Administración Tributaria defina mediante resolución de alcance general

Ahora bien, se debe considerar que la emisión de la factura electrónica de compra no aplica en los siguientes casos:

• Contribuyentes del régimen de tributación simplificada que estén inscritos como emisores receptores electrónicos no confirmantes, que se refiere al contribuyente (persona física o jurídica) que está inscrito en un régimen tributario especial y por el cual no se encuentra obligado a emitir comprobantes electrónicos; sin embargo, de forma voluntaria se inscribe para emitir y recibir comprobantes electrónicos por medio de un sistema informático, por lo que está eximido de confirmar estos documentos para el respaldo de gastos y créditos. Por ejemplo, este es el caso de una soda inscrita en el Régimen de Tributación Simplificada y que está exenta de la obligación de emitir comprobantes, pero que voluntariamente lo hace para beneficio de sus clientes. Se llama no confirmante, pues pese a que sí emite comprobantes, no está en la obligación de confirmar los comprobantes de las compras que efectúe
• Entidades reguladas por la Superintendencia de Entidades Financieras (SUGEF) que realicen actividades de intermediación financiera
• Prestadores del servicio de transporte público
• Pago a entidades del Estado por las actividades habituales para las que fueron creadas

Sistema de facturación gratuito

El uso del facturador gratuito suministrado por el Ministerio de Hacienda será de uso exclusivo para los siguientes obligados tributarios:

• Aquellos que se dediquen a la prestación de servicios profesionales.
• Contribuyentes acreditados como micro y pequeña empresa según el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) o el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG)
• A los inscritos como receptores electrónicos no emisores o emisores receptores electrónicos no confirmantes

Este sistema mantendrá los documentos electrónicos únicamente durante dos meses, por esta razón, los interesados deberán tomar las previsiones del caso para conservar los comprobantes durante el plazo exigido de cinco años.

Confirmación de comprobantes electrónicos

La confirmación de los comprobantes electrónicos será opcional para el emisor receptor electrónico y el receptor electrónico no emisor. Sin embargo, cuando adquieran bienes o servicios vinculados con el giro comercial de sus negocios y estén amparados a un beneficio fiscal, siempre deberán realizar el proceso de confirmar o rechazar los comprobantes electrónicos.

El emisor receptor electrónico es el obligado tributario, persona física o jurídica autorizada por la Administración Tributaria para emitir, enviar, recibir y confirmar comprobantes electrónicos por medio de un sistema informático. Esta es la generalidad de los contribuyentes que están obligados a emitir comprobantes y que tienen la opción de confirmar o no la recepción de comprobantes de compras,sin embargo, la confirmación se vuelve obligatoria cuando cuenten con un beneficio fiscal como indica este reglamento en consulta pública.

El receptor electrónico no emisor comprende a las instituciones que conforman la administración pública y a las personas físicas o jurídicas que gozan de beneficios fiscales, así como los indicados en el artículo 7 del reglamento en consulta pública (leer documento completo abajo). Este podría ser el caso de las entidades públicas que no tienen obligación de emitir comprobantes —por no cobrar impuesto sobre el valor agregado (IVA)—, no obstante, sí es de interés para la Administración Tributaria que confirmen sus comprobantes de compra para tener datos de las ventas de esos proveedores del Estado. Este también podría ser el caso de las zonas francas que no están obligadas a cobrar el IVA (hay algunas excepciones) pero que conservan la obligación de confirmar sus compras por estar amparados a un beneficio fiscal (exoneración).

Ahora bien, en los casos en que los interesados no realicen la confirmación en el plazo que establecerá la Administración Tributaria vía resolución general, dichos comprobantes se entenderán como aceptados.

Este proyecto define el beneficio fiscal como una minoración de la carga tributaria del contribuyente, dentro de los cuales están:

• La exención
• La reducción de la tarifa del impuesto
• La subvención
• La devolución
• La bonificación fiscal

Por otra parte, cuando se rechace un comprobante electrónico, el receptor (comprador) deberá enviar al emisor (vendedor) el mensaje de confirmación de Hacienda, para que el vendedor emita la nota de crédito.

Public Consultation for New Electronic Receipts Regulation Opened by the Ministry of Finance

On July 16, 2024, the Ministry of Finance announced the commencement of a public consultation for the draft of the new "Regulation on Electronic Receipts for Tax Purposes." Interested parties are invited to submit their relevant observations by the deadline of July 31.

The proposed regulation introduces several changes and stipulates that the following electronic receipts, once authorized by the Tax Administration, are considered valid:

1. Electronic Invoice
   
2. Electronic Purchase Invoice
3. Electronic Export Invoice
4. Electronic Ticket
5. Electronic Payment Receipt
6. Electronic Credit Note
7. Electronic Debit Memo
8. Confirmation Messages

Key Changes:

Electronic Payment Receipt: A new type of electronic receipt is introduced, which is recognized by the Tax Administration to substantiate partial payments made after the issuance of an electronic receipt for the sale of goods or services. This receipt must be generated and transmitted in an electronic format.

Electronic Purchase Invoice: This document has been updated in terms of its scope. It may be issued by the purchaser of a good or service to support transactions in the following situations:

• When the seller or service provider is not required to issue electronic receipts.
• When the seller is registered under the special agricultural regime.
• For purchases from suppliers not domiciled in Costa Rica.
• For transactions with individuals who are not registered as taxpayers but meet the criteria set by the Tax Administration via a general resolution.

However, the issuance of the electronic purchase invoice does not apply in these cases:

• Taxpayers within the simplified taxation regime who are registered as non-confirming electronic receipt issuers. This refers to taxpayers (both individuals and legal entities) who, while not obligated to issue electronic receipts, opt to do so for their clients' convenience. They are deemed non-confirming because they are not required to confirm the receipts for purchases they make.
• Entities regulated by the Superintendence of Financial Institutions (SUGEF) engaged in financial intermediation.
• Providers of public transport services.
• Payments made to State entities for their standard operational activities.

Free Invoicing System:

The Ministry of Finance provides a free invoicing system for the exclusive use of the following taxpayers:

• Those offering professional services.
• Taxpayers recognized as micro or small enterprises by the Ministry of Economy, Industry and Commerce (MEIC) or the Ministry of Agriculture and Livestock (MAG).
• Those registered as non-issuing electronic receivers or non-confirming electronic receivers.

This system will retain electronic documents for only two months. Therefore, taxpayers must take the necessary measures to preserve their receipts for the required retention period of five years.

Confirmation of Electronic Receipts:

The confirmation of electronic receipts is optional for both the electronic receipt issuer and the non-issuing electronic receiver. However, when these parties acquire goods or services pertinent to their business and are entitled to a tax benefit, they must undertake the process of confirming or rejecting the electronic receipts.

The electronic receipt issuer refers to the taxpayer authorized by the Tax Administration to issue, send, receive, and confirm electronic receipts via a computer system. Generally, these taxpayers must issue receipts and have the option to confirm or reject purchase receipts. However, confirmation is mandatory when they receive a tax benefit, as stipulated in the regulation currently under public consultation.

The non-issuing electronic receiver encompasses public administration institutions and individuals or legal entities that enjoy tax benefits, among others specified in Article 7 of the regulation under public consultation. For example, public entities not required to issue receipts (as they do not collect VAT) are expected by the Tax Administration to confirm their purchase receipts to track sales from these State suppliers. Similarly, entities in free zones, which may not be obligated to collect VAT, are still required to confirm their purchases due to tax benefits (exemptions).

If the interested parties fail to confirm within the period established by a general resolution from the Tax Administration, the receipts will be considered accepted.

A tax benefit is defined in this bill as any reduction in the taxpayer's tax obligation, which can include exemptions, reduced tax rates, subsidies, returns, or tax credits.

Should an electronic receipt be rejected, the receiver (buyer) must send the seller a confirmation message from the Treasury, prompting the seller to issue a credit note.