D.Nav the smart fund audit solution

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DNAV: Audit Analytics für Prüfung auf einem neuen Niveau

Die digitale Lösung für Smart Fund Audit Analytics: Mehr Qualität, Transparenz und Geschwindigkeit in der Prüfung – durch eine automatisierte Vollprüfung

Vertrauen schaffen – in den Jahresabschluss, das Management, das Unternehmen. Das ist die ursprüngliche und auch heute noch wesentliche Aufgabe des Abschlussprüfers. Doch die Rahmenbedingungen haben sich im Zeitalter des Internets und der zunehmenden Digitalisierung fundamental verändert – sowohl quantitativ als auch qualitativ. Für Stakeholder sind heute nämlich ungleich mehr und bessere Informationsquellen in kurzer Zeit zugänglich. Die Granularität der Daten des zu prüfenden Unternehmens sowie die daraus für die Prüfung nutzbaren Erkenntnisse steigen weiter an. Aus Sicht des Unternehmens wirkt sich das wiederum natürlich auch auf die Erwartungshaltung an den Abschlussprüfer aus. Neben der Jahresabschlussprüfung umfasst das in regulierten Branchen auch die aufsichtsrechtlichen Prüfungsanforderungen. Deshalb ist es nötig, dass die Werkzeuge der Prüfung sowie der Prüfungsansatz mit den Entwicklungen des Mandanten Schritt halten. Wie das aussehen kann, demonstriert Deloitte mit der Audit Analytics Anwendung DNAV für den Bereich der Investment Management Branche schon heute.

Welche Bedeutung hat die Abschlussprüfung heute und welche wird sie in der Zukunft haben? Festzuhalten ist: In Zeiten von Fake News ist Vertrauen in Informationen ein Gut von höchstem Wert. Insbesondere dann, wenn Stakeholder der Unternehmen ihr Handeln danach ausrichten. Gleichzeitig vollzieht sich in den Unternehmen ein unaufhaltsamer Digitalisierungsprozess. Von Big Data über OCR, Cloud-Computing und Robotics Lösungen bis hin zu AI: datengetriebene Technologien sind der Grundstein für veränderte Prozesse und Geschäftsmodelle beim Mandanten und folglich auch für den Wirtschaftsprüfer. Die Digitalisierung sorgt in den Geschäftsabläufen für mehr Qualität, Transparenz und Geschwindigkeit, für umfassendere Information und für eine bessere Beherrschung von Geschäfts- und Finanzrisiken. Die neuen Entwicklungen gilt es nun auch in der Prüfung umzusetzen.

Was bedeutet das aber konkret für die Themen? Am besten lässt sich die „neue Art zu prüfen“ an unserer innovativen Prüfungssoftware DNAV erklären:

 

Automatisierung von Prüfungshandlungen

Und so sieht der konkrete Prozess aus: Über eine direkte Datenverbindung werden die Jahresabschlussdaten vom Mandanten automatisiert in DNAV übernommen. Dort durchlaufen sie dann unterschiedliche Prüfalgorithmen. Die Prüfroutinen reichen von einer Bewertungs- und Stammdatenprüfung bis hin zur Prüfung der Ertrags- und Aufwandsposten. Dabei ist die Vorgehensweise bei allen Routinen gleich. Es werden unabhängige Erwartungswerte, basierend auf Deloitte-Referenzwerten, ermittelt und diese den Mandantendaten gegenübergestellt. Und dies, wie gesagt, immer auf Basis des gesamten Datenbestandes: Stichproben gehören damit der Vergangenheit an! Aus dieser Vorgehensweise ergeben sich für den Mandanten eine Reihe von Vorteilen. Ein Service, den die Experten von Deloitte deshalb als „First Class Audit“ bezeichnen. 

 

DNAV im Überblick:

Mehr Qualität dank Vollprüfung

Es leuchtet unmittelbar ein: Durch den Ansatz der Vollprüfung wird die Qualität erhöht. Dies aber nicht nur aufgrund der Betrachtung eines jeden Buchungsvorgangs. Wertvoll ist insbesondere auch, dass die Prüfer jede einzelne Transaktion bis ins Detail verstehen und im Prüfungsalgorithmus abbilden können – und dies auch müssen. Ohne einen umfassend programmierten Algorithmus würde der gewählte Vollprüfungsansatz sonst zu einer Menge an notwendigen manuellen Interaktionen führen, die nicht mehr zu bewältigen wäre. Darüber hinaus ergibt sich aus der Vollprüfung das Potenzial weiterer spezieller Erkenntnisse, etwa Hinweise auf Schwächen im Prozess oder im Internal Control System. 

 

 

Höhere Geschwindigkeit und Fokussierung aufs Wesentliche

Dadurch, dass ein einheitlicher Datensatz verwendet wird, ergeben sich sehr positive Geschwindigkeitseffekte. Auf Seiten des Mandanten entfällt die Erstellung von gesonderten Jahresabschlussunterlagen. Diese sind schließlich mittels Datenschnittstelle etabliert. Manuelle Interaktionen und damit Fehlerquellen zu diesem Zeitpunkt der Prüfung entfallen. Die Prüfungsroutinen können außerdem parallel ablaufen. Die Prüfer kümmern sich gesondert nur noch um auffällige „Exceptions“ (Ausreißer). Insgesamt wird die Prüfungszeit verkürzt, was zu einer geringeren Belastung des Mandanten führt. 

Der Fokus auf das Wesentliche ist sowohl im Sinne des Mandanten als auch im Sinne des Abschlussprüfers. Die durchaus aufwendigen Dokumentationserfordernisse und repetitiven Arbeiten übernimmt nun die Maschine. Dies dürfte in einem positiven Nebeneffekt auch dazu führen, dass mehr technikaffine Mitarbeiter gewonnen bzw. gehalten werden können, und damit dem Mandanten ein konstanter und qualitativ hochwertiger Service geboten wird.  

 

 
 

Bessere Kommunikation durch direkte Datenanbindung

Die digitale Datenverbindung schafft direkten Kontakt: Die unmittelbare technische Verknüpfung der Audit Analytics Technology erleichtert die strukturierte Kommunikation mit dem Mandanten. Sie schafft außerdem verbesserte Transparenz, weil sie die grafisch aufbereitete Darstellung der Ergebnisse in einem individualisierten Dashboard ermöglicht. Damit werden die Vorgehensweise und auch die Themen, mit denen sich der Abschlussprüfer auseinandersetzt, für den Mandanten offensichtlich. Kurz gesagt: Die erbrachte Leistung wird transparent und damit nachvollziehbar.

 

 

Continuous Audit – die fortlaufende Prüfung

Damit sind die Potenziale der Methodik, die hinter DNAV steckt, aber noch nicht erschöpft. Generell eröffnet die Audit Analytics Technology nämlich auch einen weiteren Use Case: die Durchführung eines „Continuous Audit“ (CA). Damit ist eine laufende Prüfung im monatlichen oder quartalsmäßigen Rhythmus gemeint – aber auf täglicher Basis. So kann bereits unterjährig eine höhere Sicherheit als bisher für die Mandanten gewährleistet werden. Auffälligkeiten können frühzeitig bearbeitet und, wenn nötig, zeitnah korrigiert werden.

Von einer rein betriebswirtschaftlichen Perspektive aus kann der CA in das generelle Interne Kontrollsystem des Mandanten eingebunden werden. Darüber hinaus wird mit dieser Vorarbeit die eigentliche Jahresabschlussprüfung nochmals beschleunigt. Sowohl für den Mandanten als auch für den Abschlussprüfer ist die Betrachtung der gesamten Daten auf täglicher Basis in diesem Use Case von besonderem Wert, um z. B. aus Trend-, Muster- und Benchmark-Analysen Handlungsoptionen oder -alternativen abzuleiten und Risiken zu minimieren.

 

Herausforderungen für Audit Analytics

DNAV – ein innovativer, stringenter Prüfungsansatz, mit dem die Experten von Deloitte Prüfung digital neu denken. Das Entwicklungsteam kombiniert Business- und IT-Know-how – mit großem Erfolg: Von erhöhter Qualität, Geschwindigkeit und Transparenz bis zur intuitiven Bedienbarkeit gelang die Verwirklichung der umfassenden Zielsetzung. Aber natürlich ergeben sich aus dem gewählten Ansatz und Use Case auch spezifische Hürden. Das nötige Umdenken führte zu der Erkenntnis, dass die Zunahme der generellen Komplexität von Geschäftsvorfällen eine automatisierte Prüfung vor einige spezifische Herausforderungen stellt. Entscheidend ist – neben der grundsätzlichen Datenverfügbarkeit – die Agilität in der Umsetzung und praktischen Anwendung. Und das hat Folgen für die Teambesetzung. Denn es kann notwendig sein, das Prüfungsvorgehen während des Prozesses zu ändern, was bei DNAV natürlich die Anpassung des Algorithmus bedeutet.

Dazu ist ein Prüfungsteam notwendig, das nicht mehr viel mit dem der Vergangenheit gemeinsam hat: es besteht nun auch aus Data Managern, Softwareentwicklern, Application Designern und Business Analysts. Der Data Manager kennt sowohl die internen Datenmodelle von DNAV als auch die des Mandanten und interpretiert diese zusammen mit dem Business Analyst. Letzterer wiederum ist mit den Prozessen und Produkten beim zu prüfenden Unternehmen vertraut. Somit ist ein perfekter Know-how-Mix vorhanden, um Exceptions in Bezug auf Fehler und auffällige Datenmuster zu analysieren.

 

Darüber hinaus ermöglicht die digitale Technik eine lückenlose Dokumentation der Vorgehensweise. Nach wie vor besteht die größte Herausforderung allerdings darin, die Daten im Sinne des Mandanten auch globalisiert zu nutzen. Es ist bekanntlich keineswegs trivial, die unterschiedlichen Datenbestimmungen aller Länder – wie sie international tätige Unternehmen beachten müssen – unter einen Hut zu bringen. Dabei sind nicht nur gesetzliche, sondern auch oft stark variierende interne Regelungen relevant. Eines ist sicher: Das Thema Cyber- und IT-Sicherheit wird sowohl die Mandanten als auch die Prüfungsbranche auf Dauer beschäftigen.

Die Abschlussprüfung von morgen

Ein Blick in die Zukunft: mit der Entwicklung von DNAV hat Deloitte heute schon gezeigt, wo die Reise in der Abschlussprüfung hingehen kann. Dabei ist die gewählte Vorgehensweise allerdings nur eine von mehreren denkbaren. Die Experten von Deloitte gehen davon aus, dass die Prüfung der Zukunft im Wesentlichen von zwei Ansätzen geprägt sein wird. Neben dem mit DNAV gewählten Vollprüfungsansatz wird auch der „Control reliance only“ (CRO) Ansatz verbreitet sein. Mit dem CRO Ansatz ist gemeint, dass bei einer Unveränderbarkeit der systemischen Daten (z.B. in einem distributed ledger) lediglich die Kontrollen an Schnittstellen einer Funktionsprüfung zu unterziehen sind. Bezogen auf einen Mandanten, können auch beide Ansätze in Abhängigkeit von den Prozessen und Daten für jeweilige Prüfgebiete zur Anwendung kommen. Insgesamt wird sich die Verantwortung des Abschlussprüfers an die Prozesse und veränderten Geschäftsmodelle anpassen. Diese erforderliche Agilität des Abschlussprüfers beinhaltet auch die Verantwortung in Bezug auf den Prüfungsumfang. Dabei sollte der Umfang einer Jahresabschlussprüfung alle Informationen berücksichtigen, die dem Abschlussadressaten zur Verfügung gestellt werden; auch diejenigen die aktuell als sonstige finanzielle Informationen bezeichnet und explizit im Bestätigungsvermerk als nicht geprüft dargestellt werden.

Der Erfolg von DNAV bei der Prüfung von Investmentfonds liefert unterm Strich ein reelles Beispiel, wie Abschlussprüfung heute gelebt werden kann. Darüber hinaus ist das gewählte Vorgehensmodell die Grundlage für einen Continuous Audit. Dies wird übrigens auch zu einem Umdenken in Bezug auf den Wert und Preis einer Prüfung führen. Der Mandant zahlt nicht mehr für Arbeitsstunden pro eingesetztem Mitarbeiter. Stattdessen wird ein eher wertbasiertes Pricing etabliert. Die Prüfung wird schneller und mit höherer Qualität als bisher durchgeführt. Zudem bietet sie zahlreiche neue Mehrwerte für den Mandanten, wie sie oben beschrieben werden. Die Abschlussprüfung von morgen: Für Mandanten von Deloitte schon heute eine konkrete Option.