Safeguarding of Assets im Bereich Wert- und Abfallstoffe

#1 Fehlende durchgehende Inventarisierung

Viele Unternehmen haben im Hinblick auf Wertstoffe und Schrott Schwierigkeiten, eine durchgängige und lückenlose Inventarisierung zu gewährleisten, sei es an den einzelnen Arbeitsplätzen, den Anfallstellen oder innerhalb der einzelnen Arbeitsschritte. Bereichsbezogene Eingangs- und Ausgangsbuchungen in ein Logistiksystem werden in der Regel für Wertstoffe nicht durchgeführt. Meist werden keine täglichen Verwiegungen und Dokumentationen in den einzelnen Prozessschritten in der Wertschöpfungskette vorgenommen, so dass Materialschwund in den Schnittstellen der Prozessschritte schwerlich festgestellt werden kann.

Um einer Intransparenz vorzubeugen, bedarf es regelmäßiger Prozessbeobachtungen in den Produktionsstätten und allen Anfallstellen des hochwertigen Abfalles. Bei hochwertigen Materialien ist es zudem sinnvoll, täglich eine Taraverwiegung der angefallenen Mengen im Vier-Augenprinzip mit Dokumentation und Unterschrift (bzw. sonstiger Absicherung) durchzuführen. Insoweit ist auch das Abfallmengengerüst an das ERP-System unter gleichzeitiger Nutzung von Barcodes und Scanner an den jeweiligen Anfallstellen anzubinden.

#2 Übergabe an den Entsorger

Bei der Übergabe von Wert- und Abfallstoffen an externe Entsorger, werden oft nur unzureichende Inventurlisten als Vorschlagswert verwendet; man benötigt jedoch aussagekräftige Listen, mit deren Hilfe die vorhandene Anzahl von Transportbehältern mit einer Sollmenge und einem Sollgewicht abgeglichen werden kann. Nur mit einem Abgleich kann festgestellt werden, ob unmittelbar vor der Übergabe der Wert- und Abfallstoffe die Inhalte der Transportbehälter manipuliert sein könnten.

Bei der Feststellung von Differenzen sollte zudem ein zuvor definierter Personenkreis informiert und angemessene Maßnahmen zur Klärung ergriffen werden. Ebenfalls ist darauf zu achten, dass eine möglichst sortenreine Trennung der angefallenen Abfallmengen erfolgt, um Preisabschlägen vorzubeugen. Bereits eine geringfügige Verunreinigung der Anfallmengen kann zu erheblichen finanziellen Einbußen führen.

#3 Analyse von Wertstoffanteilen

Die in der Produktion verwendeten Materialien werden unter Umständen falsch klassifiziert und nicht mit den korrekten Werten vom Entsorger eingepreist. Teilweise werden hochwertige Materialien als solche überhaupt nicht erkannt.

Oftmals findet in der Praxis nur eine unzureichende Analyse der Wert- und Abfallstoffe im Hinblick auf deren Konzentrationen statt. Beispielsweise werden bei Kupfer die Kupferanteile der verschiedenen Sorten Kupferkabel sowie der Anschlagteile nicht exakt analysiert. Bei den Verhandlungen mit den Entsorgern fehlen dadurch Richtwerte für den Einkäufer der Entsorgungsleistung. Der prozentuale Anteil des Kupfers wird in der Praxis oft vom Entsorger bestimmt. Durch die fehlenden Richtwerte werden damit verschiedene und teilweise zu hohe prozentuale Abschläge der Kupfernotierung (z.B. LME) akzeptiert.

Durch Hinzuziehen von Materialexperten und Durchführung einer Abfallanalyse kann sichergestellt werden, dass eine möglichst exakte Sortenbestimmung bei Metallen, Papier, Kunststoffen etc. erfolgt, und gleichzeitig der Anteil der Störstoffe sowie des hochwertigen Abfalls ermittelt wird (beispielsweise der tatsächliche Kupferanteil bei Kupferkabeln).

#4 Fehlende konzerneinheitliche oder zentral abgestimmte Preisverhandlungen

Innerhalb eines international agierenden Konzerns kann es mitunter auch dazu kommen, dass Verhandlungen mit Entsorgungsdienstleistern lediglich lokal stattfinden, so dass für denselben Rohstoff innerhalb eines Konzerns unterschiedliche Preise ausgehandelt wurden.

Um effizientere Preisverhandlungen durch die Beschaffungsabteilungen durchführen zu können, benötigen diese die Informationen aus der zuvor erwähnten Abfallanalyse, zum Beispiel über die Parameter der Sortenbestimmung und des Anteiles der Störstoffe. Dabei ist die Preisbindung an Indices (z.B. LME, EUWID, o.ä.) zu berücksichtigen.

#5 Verlass auf Wiegeeinrichtung des Entsorgers

Häufig verlassen sich Unternehmen auf die Wiegeeinrichtung des Entsorgers, ohne dabei jedoch den relevanten Sollwert zu kennen. Quoten für Störstoffe werden dadurch gegebenenfalls nicht korrekt ermittelt. Mögliche Fehlmessungen oder Manipulationen von Gewichtsangaben oder Wiegenoten werden folglich nicht erkannt. Ein Fehlen von Übergabeprotokollen und anderen Dokumenten erschwert zudem die nachträgliche Überprüfung bzw. Überwachung der Verwiegung und Abrechnung des Entsorgers.

Es ist zur Absicherung des Sollwertes darauf zu achten, dass geeichte Hubwagen an den einzelnen Anfallstellen sowie eine geeichte Standwaage mindestens an der Endsammelstelle vor der Übergabe an den Entsorger eingesetzt werden. Optional könnte eine ergänzende Radlastwaage für Verwiegungen auf dem Firmengelände eingesetzt werden. Gegebenenfalls könnten auch ausgewählte Probeverwiegungen von Containern durchgeführt werden.

#6 Kein Benchmarking zum Produktionsabfall

Aufgrund eines fehlenden Benchmarking der einzelnen Produktionsstandorte bezogen auf die Menge des Produktionsabfalls bei vergleichbarer Anzahl von Fertigungsminuten, und ähnliche Mengen des jeweiligen Materialeinsatzes, werden Ineffizienten oder Materialschwund bei Produktionsabfällen oft nicht erkannt.

Um einen sinnvolles Benchmark zu ermöglichen sind im Controlling hinreichende KPI’s bezüglich der Produktionsabfälle zu definieren und in ein monatliches Berichtswesen der einzelnen Produktionsstandorte zu pflegen.

#7 Unzureichende Überprüfung der Dokumentation von Gutschriften über entsorgte Wertstoffe

Die Gutschriften über die entsorgten Wertstoffe werden oft nicht ausreichend sorgfältig mit den Sollmengen abgeglichen. Zuständigkeiten zur Kontrolle der Mengen und Preise sind häufig nicht eindeutig festgelegt (Fachabteilung, Quality Control, Controlling etc.). Fehlberechnungen können in diesen Fällen nicht mit der erforderlichen Sicherheit erkannt werden.

Zur Überprüfung der Gutschriften sind sowohl die zuvor erwähnten Buchungen aus dem ERP-System als auch die bei der Übergabe an den Entsorger erzeugte Wiegenote heranzuziehen. Verantwortlichkeiten bei der Dokumentation der Verwiegung, Einbuchung in das ERP-System und der Rechnungsprüfung sind vorab festzulegen. Dabei ist die Funktionstrennung zwischen Produktion, Bestandsführung und Rechnungsprüfung strikt einzuhalten.

#8 Unzureichende physische Sicherung in den Übergabestellen

Die Übergabestellen der einzelnen Anfallstellen in der Produktion sowie die Übergabestelle zum Entsorger sind oft nicht genügend gegen Diebstahl bzw. Zugriff gesichert.

Für die Aufbewahrung des hochwertigen Produktionsabfalles sind sowohl physisch gesicherte Behälter zu verwenden. Darüber hinaus ist ein angemessenes und funktionsfähiges Videoüberwachungssystem – unter Berücksichtigung der Datenschutzvorgaben – zu installieren.

Quelle: Online-Magazin Compliance-Business - Ausgabe 4/2018