Strategie und Verwirklichung synchronisiert – von der reaktiven zur proaktiven Organisationssteuerung

In einem sich ständig wandelnden Umfeld sind Organisationen zunehmend gefordert, von einer reaktiven zu einer proaktiven Organisationssteuerung überzugehen. Immer mehr öffentliche Organisationseinheiten sehen die Notwendigkeit, ausgewogene Ansätze zu entwickeln, um sowohl den langfristigen Organisationszielen als auch den aktuellen Themen im öffentlichen Sektor gerecht zu werden. In diesem Zusammenhang beginnen öffentliche Organisationen vermehrt zu erkennen, dass sie zur Bewältigung stets komplexerer und dynamischer Rahmenbedingungen eine Einheit mit dem Schwerpunkt Organisationsentwicklung zur Verwirklichung ihrer Strategien benötigen.

Für eine nachhaltige Strategieumsetzung ergeben sich folgende Wege zur Realisierung von Erfolgspotenzial:

I. Vision und Führung: Eine Vision gibt die strategische Orientierung vor und legt die langfristigen Ziele einer Organisation fest. Führung spielt dabei eine entscheidende Rolle, die Vision in konkrete, kurzfristige Ziele zu übersetzen und diese effektiv und verständlich an alle Mitarbeitenden zu kommunizieren, was in Projektteams und Abteilungen das Bewusstsein für gesetzte Ziele und zugleich die Zusammenarbeit sowie den Informationsaustausch fördert.

II. Partizipative Planung: Partizipative Planung erlaubt es nicht nur, Ressourcen auf die wichtigsten Zielprioritäten zu konzentrieren. Beteiligt man die relevanten Mitarbeitenden an der Planung, können diese besser verstehen, welche Rolle sie in der Strategie haben, was zu mehr Autonomie, Engagement und Innovation führt.

III. Effektives Ressourcenmanagement: Im Ressourcenmanagement geht es darum, Mitarbeitende, Technologien und Finanzen auf die strategischen Prioritäten abzustimmen, wodurch die Organisation ihre Ressourcen gezielt auf die Initiativen und Aufgaben ausrichten kann, die den strategischen Zielen am besten dienen. Speziell beim Personal ermöglicht effektives Ressourcenmanagement ein Überwinden von funktionalem Silodenken und schafft Agilität durch den Einsatz benötigter Fähigkeiten zur richtigen Zeit für die richtigen Aufgaben.

IV. Standardisierung: Die Anwendung von Standards in Richtlinien und Normen und die Wiederverwendung bewährter Methoden bei der Durchführung von Organisationsstrategien trägt dazu bei, dass alle Ziele auf konsistente, effiziente, messbare und transparente Weise erreicht werden können. Dies reduziert das Potenzial für Missverständnisse und fördert durch ein einheitliches Verständnis den Fokus auf Qualität.

V. Messung und Überwachung: Mithilfe von messbaren Kriterien und konkreten Leistungskennzahlen kann die Organisation den Fortschritt verfolgen, fundierte Entscheidungen treffen und dabei kontinuierliche Transparenz entlang der Umsetzung von Organisationsstrategien gewährleisten.

Eine erfolgreiche Organisationsentwicklung erfordert das ganzheitliche Zusammenspiel der genannten Erfolgsfaktoren, um Strategien erfolgreich und nachhaltig in einer Organisation umzusetzen.

Organisationsentwicklung anhand von Strategischem Portfoliomanagement (SPM)

Einen Lösungsansatz für die nachhaltige Strategierealisierung und Organisationsentwicklung in einer vereinigenden Stelle bietet der Einsatz eines Strategischen Portfoliomanagements (SPM). Eine solche Verwaltungsstelle für alle Programme und Projekte dient dabei nicht nur als Organ, um strategische Ziele zu erreichen, sondern bietet zugleich die Grundlage zur Komplexitätsreduktion zur Verwirklichung von Erfolgspotenzialen, wodurch Führungskräfte sich strategisch besser ausrichten können.

Eine dedizierte Strategieeinheit ermöglicht zudem den Fokus auf die Realisierung von Vision und Strategie und bietet Transparenz in ihrer Realisierung durch eine kontinuierliche Synchronisation von Zielen mit der Fortschrittsmessung anhand von Kennzahlen und Metriken. Zusätzlich hilft eine vereinigende Stelle dabei, die organisationsinterne Kommunikation über alle Hierarchieebenen innerhalb der Organisation zu verbessern, und schafft einen Informationsaustausch, der es ermöglicht, Effizienz, Eigenverantwortung und Produktivität deutlich zu steigern.

SPM bietet, ungeachtet stetig neuer und sich entwickelnder Strategien, Anforderungen oder Vorgaben, ein Grundgerüst, um funktionales Silodenken zu überwinden. Dabei schafft SPM organisationsweit eine Grundlage, laufende Programme, Projekte und Initiativen zu priorisieren und steuern, unabhängig davon, wie eine Organisation Prozesse, Methoden oder Verfahren gestaltet, oder Projekte agil-, wasserfall-, oder hybridorientiert strukturiert.

Mit dem SPM lassen sich drei Grundbausteine zu einer nachhaltigen Organisationsentwicklung ableiten: 

1. Anforderungsmanagement: Hierbei werden die Anforderungen für unterschiedliche Komponenten und Aufgaben erhoben und hinsichtlich ihres Mehrwerts, der Kosten und der Abhängigkeiten identifiziert und bewertet. Ziel des Anforderungsmanagements ist es sicherzustellen, dass die endgültigen Projektergebnisse den Anforderungen der Vision und den strategischen Vorgaben entsprechen.
2. Portfoliosteuerung: Hier geht es um die operative Überwachung der Realisierung priorisierter Anforderungen. SPM legt den Schwerpunkt sowohl auf die Planung und kontinuierliche Steuerung des gesamten Projektportfolios als auch auf die fortlaufende Bewertung der Leistung der einzelnen Programme und Projekte.
3. Umsetzungsüberwachung: Dieser Aspekt beschäftigt sich mit der tatsächlichen Umsetzung der Anforderungen. Dabei werden ständig Statusinformationen und Kennzahlen für die einzelnen Portfoliobestandteile erhoben und für eine fortlaufende Bewertung und Verwaltung von Ressourcen und Fortschritten im Projektportfolio analysiert.

Fazit

Zusammenfassend erfordert eine erfolgreiche Organisationsentwicklung, dass ein Rahmen geschaffen wird, in dem Organisationen ihre Fähigkeiten und Innovationskraft gezielt synchronisieren und steuern können, um ihre Strategien effektiv umzusetzen. Die drei SPM-Bausteine – Anforderungs-management, Portfoliosteuerung und Umsetzungsüberwachung – bieten dafür eine mögliche Grundlage, um die Potenziale einer Organisation voll auszuschöpfen. 

Basierend auf unserer Erfahrung und Expertise in der Implementierung und effizienten Nutzung von SPM können wir gemeinsam mit Organisationen im öffentlichen Sektor eine Grundlage für die Generierung von Mehrwert und somit einhergehenden Erfolgen der nachhaltigen Organisationsentwicklung schaffen.

Autor:innen

Steven Janiec
Director | Government & Public Services

Alexander D. M. Swagemarkers
Manager | Government & Public Services

Jeff Jacobsen
Manager | Government & Public Services

Rebecca Gaab
Consultant | Customer & Marketing

Benedikt Wander
Consultant | Customer & Marketing